Como medir a eficiência da gestão de terceiros?

A gestão de terceiros tornou-se um componente estratégico nas organizações, especialmente em grandes empresas, que dependem de uma extensa cadeia de fornecedores, prestadores de serviço e parceiros.

No entanto, simplesmente contratar e delegar tarefas a terceiros não basta. É essencial medir a eficiência desse processo para garantir resultados que agreguem valor ao negócio, minimizem riscos e promovam compliance.

Neste artigo, vamos explorar como medir a eficiência da gestão de terceiros usando indicadores de desempenho claros, automação de processos e práticas para grandes empresas.

Por que medir a eficiência na gestão de terceiros é crucial?

Com o aumento da complexidade das cadeias produtivas e dos serviços terceirizados, a exposição a riscos trabalhistas, legais e operacionais cresceu significativamente.

A gestão de terceiros vai além da simples contratação: é uma questão de mitigação de riscos e garantia da continuidade dos negócios.

Medir a eficiência permite:

• Avaliar se os fornecedores entregam conforme o esperado;
• Detectar possíveis falhas ou desvios rapidamente;
• Otimizar custos e processos;
• Garantir a conformidade legal e regulatória;
• Melhorar o relacionamento e a comunicação com os parceiros.

Portanto, estabelecer métricas e indicadores sólidos é fundamental para uma gestão proativa e alinhada aos objetivos estratégicos da empresa.

Indicadores de desempenho para gestão de terceiros: o que monitorar?

Para mensurar a eficiência da gestão de terceiros, é preciso definir indicadores de desempenho (KPIs) que tragam uma visão clara e objetiva do comportamento e resultados dos fornecedores e prestadores.

Entre os indicadores mais relevantes, destacam-se:

1. Cumprimento de prazos e qualidade

• Percentual de entregas no prazo: quantifica quantas entregas foram realizadas dentro do prazo acordado, refletindo a pontualidade do fornecedor;
• Taxa de conformidade da qualidade: mede o percentual de entregas que atendem aos padrões técnicos, legais e contratuais definidos.

Esses indicadores ajudam a garantir a excelência operacional e evitam impactos negativos no fluxo produtivo.

2. Indicadores financeiros

• Custo por serviço ou produto entregue: avalia se os custos estão dentro do orçamento previsto;
• Redução de custos via renegociação ou eficiência: permite identificar ganhos financeiros obtidos com a gestão eficaz.

Essa métrica orienta a tomada de decisão para ajustes contratuais e busca constante de otimização.

3. Conformidade e riscos legais

• Percentual de fornecedores com compliance aprovado: mede quantos fornecedores passaram por auditorias de conformidade, verificando regularidade fiscal, trabalhista e ética;
• Número de não conformidades e autuações: registra incidentes e falhas que impactam a governança e a reputação da empresa.

Com esses KPIs, é possível agir preventivamente para mitigar passivos jurídicos e proteger a imagem corporativa.

4. Índices de comunicação e atendimento

• Tempo médio de resposta: avalia a agilidade dos fornecedores em atender solicitações e resolver problemas;
• Satisfação interna: pesquisas internas com as áreas contratantes ajudam a medir o grau de satisfação com o desempenho dos terceiros.

5. Indicadores de inovação e sustentabilidade

• Adoção de práticas sustentáveis: avalia o engajamento do fornecedor com critérios ESG, cada vez mais valorizados no mercado;
• Inovação e melhoria contínua: quantifica iniciativas de inovação implementadas em parceria.

Gestão de terceiros em empresas grandes: desafios e soluções

Empresas grandes enfrentam desafios complexos na gestão de terceiros devido ao volume e diversidade de fornecedores, setores e localidades envolvidas.

Esse cenário demanda uma abordagem estruturada, com processos claros e ferramentas adequadas.

Centralização e padronização de processos

Uma das maiores dificuldades é garantir a padronização das políticas e critérios de avaliação em toda a empresa.

Para isso, é essencial centralizar a gestão, criando políticas uniformes de seleção, avaliação e monitoramento, que sejam respeitadas por todas as áreas. 

Uso de tecnologia para automação de processos

A automação de processos na gestão de terceiros é um dos caminhos mais eficazes para aumentar a eficiência. Softwares de gestão integrada permitem:

• Cadastro e homologação automatizada de fornecedores;
• Monitoramento em tempo real dos indicadores de desempenho;
• Gestão documental centralizada, com alertas para renovações e auditorias;
• Fluxos automatizados de aprovação e comunicação.

Na pesquisa "Sizing the prize", a PwC destaca que a automação inteligente com o reforço da inteligência artificial (IA), impulsiona a eficiência e a segurança, reduzindo erros e acelerando processos na cadeia de suprimentos.

Integração entre áreas

A gestão eficaz exige a integração do setor de compras jurídico, compliance e operacional para garantir que todos os aspectos sejam considerados, desde a análise de risco até a performance no dia a dia. 

Como a automação de processos revoluciona a gestão de terceiros?

A automação de processos é uma das tendências mais impactantes na área. 

Ela transforma a gestão de terceiros em uma atividade mais estratégica e menos operacional, proporcionando ganhos de transparência, agilidade e controle.

Benefícios da automação

• Redução de riscos: com sistemas que centralizam dados e geram alertas, a empresa consegue evitar inadimplências e falhas no cumprimento de requisitos legais;
• Agilidade nas decisões: relatórios dinâmicos e dashboards com KPIs facilitam a análise e a tomada de decisões em tempo real;
• Melhoria da comunicação: portais integrados permitem interação rápida e transparente com fornecedores, fortalecendo a parceria;
• Compliance mais eficiente: auditorias automatizadas e registro digital asseguram conformidade e rastreabilidade.

Passos práticos para medir a eficiência da gestão de terceiros

Para aplicar essas estratégias na prática, siga este roadmap:

1. Defina objetivos claros

Antes de escolher indicadores, determine o que a empresa deseja alcançar com a gestão de terceiros, seja redução de custos, melhoria da qualidade, mitigação de riscos, entre outros.

2. Escolha indicadores alinhados ao negócio

Selecione KPIs que estejam alinhados às metas e à estratégia da empresa, evitando métricas irrelevantes ou difíceis de medir.

3. Estabeleça processos para coleta e análise

Implemente rotinas regulares para coletar dados e avaliar os resultados, utilizando ferramentas tecnológicas para automatizar e garantir a precisão.

4. Comunique os resultados e engaje equipes

Compartilhe os indicadores com as áreas envolvidas e fornecedores, promovendo cultura de melhoria contínua e transparência.

5. Ajuste e evolua constantemente

Use os dados para identificar pontos de melhoria, ajustar processos e fortalecer controles, criando uma gestão adaptativa e proativa.

Eficiência na gestão de terceiros como diferencial competitivo

Medir a eficiência da gestão de terceiros não é um exercício burocrático, mas um componente estratégico essencial para a sustentabilidade e competitividade das empresas, especialmente as grandes.

O uso consciente de indicadores de desempenho e a automação de processos são ferramentas indispensáveis para transformar a terceirização em uma vantagem de mercado.

Investir em tecnologia, integrar áreas, promover cultura de compliance e analisar dados com profundidade é o caminho para uma gestão de terceiros eficiente, transparente e segura.

A prática destes pilares se torna fundamental a negócios resilientes, inovadores e responsáveis.

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