Como evitar riscos financeiros na gestão de terceiros

A gestão de terceiros vai muito além da contratação de fornecedores ou prestadores de serviços. 

Afinal, é através da parceria com prestadores de serviço, fornecedores, consultores e stakeholders que muitas organizações conseguem escalar operações, acessar conhecimento especializado e manter os custos sob controle.

Mas é justamente nesse cenário de alta colaboração externa que mora um ponto de atenção: como garantir que essas relações sejam seguras, legais e financeiramente sustentáveis?

Quando não há uma boa estrutura de gestão, a terceirização pode gerar riscos que vão além da operação — e afetam diretamente o caixa da empresa. 

Neste artigo, vamos mostrar por que a gestão de terceiros é uma aliada estratégica da saúde financeira e como ela pode ser conduzida de forma eficiente, com processos claros, indicadores bem definidos e o apoio da tecnologia.

Entendendo os desafios financeiros associados à gestão de terceiros

A relação com terceiros, quando não é bem estruturada, pode expor a empresa a diversos desafios financeiros, tais como:

• Multas e penalidades: O descumprimento de obrigações legais e contratuais por parte dos terceiros pode resultar em multas e sanções para a contratante.
• Perda de produtividade: Atrasos na entrega de serviços ou produtos por parte dos terceiros podem comprometer a operação da empresa e gerar custos adicionais.
• Danos à reputação: Problemas com terceiros podem afetar a imagem da empresa perante clientes, investidores e o mercado em geral.

De acordo com uma pesquisa da Deloitte, apenas 2% das empresas monitoram toda a cadeia de contratação de seus fornecedores, o que aumenta o risco de violações de direitos humanos, leis trabalhistas e demais inconformidades.

Boas práticas para uma gestão financeira eficiente de terceiros

Para mitigar riscos associados à má gestão de terceiros, é essencial adotar boas práticas que promovam a transparência, a conformidade legal e a eficiência operacional. Algumas dessas práticas incluem:

1. Due diligence rigorosa

Antes de estabelecer uma parceria com um terceiro, é fundamental realizar uma análise detalhada de sua situação financeira, reputação no mercado, histórico de conformidade legal e capacidade técnica. 

Essa avaliação ajuda a identificar potenciais riscos e a tomar decisões mais assertivas.

2. Contratos bem estruturados

Elaborar contratos claros e objetivos, que definam as responsabilidades de cada parte, os prazos de entrega, as condições de pagamento e as penalidades em caso de descumprimento, é essencial para garantir a segurança jurídica da relação.

3. Monitoramento contínuo

Acompanhar de forma constante o desempenho dos terceiros, por meio de indicadores de desempenho (KPIs) e auditorias periódicas, permite identificar desvios e tomar medidas corretivas de forma proativa.

4. Gestão documental eficiente

Manter uma gestão documental organizada, com armazenamento seguro de contratos, notas fiscais, comprovantes de pagamento e demais documentos relevantes, é fundamental para comprovar a conformidade das relações com terceiros e facilitar eventuais auditorias.

5. Uso de tecnologia

A adoção de soluções tecnológicas, como a plataforma de gestão de documentos e conformidade da wehandle, automatiza processos, reduz erros manuais e aumenta a eficiência da gestão de terceiros.

A importância da conformidade legal e da segurança da informação

Além dos riscos financeiros, a gestão de terceiros também envolve questões relacionadas à conformidade legal e à segurança da informação. 

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), por exemplo, estabelece que a empresa contratante é corresponsável pela segurança e privacidade dos dados pessoais tratados por terceiros em seu nome.

Segundo a pesquisa da EY sobre Gestão de Riscos de Terceiros, 40% das organizações entrevistadas sofreram vazamentos de dados causados por terceiros, sendo que metade já sofreu queda de sistemas . Esses incidentes podem resultar em multas, processos judiciais e danos à reputação da empresa.

Para garantir a conformidade legal e a segurança da informação, é recomendável:

• Incluir cláusulas específicas de proteção de dados nos contratos com terceiros;
• Validar as políticas de segurança da informação dos terceiros;
• Realizar auditorias e monitoramentos periódicos de fornecedores;
• Utilizar plataformas especializadas em gestão documental e conformidade legal.

Indicadores de desempenho para uma gestão eficiente de terceiros

O uso de indicadores de desempenho (KPIs) é fundamental para avaliar a eficácia da gestão de terceiros e identificar oportunidades de melhoria. Alguns KPIs relevantes incluem:

• Índice de conformidade documental: Percentual de documentos entregues pelos terceiros dentro do prazo e em conformidade com os requisitos estabelecidos.
• Tempo médio de regularização de pendências: Tempo médio necessário para resolver pendências contratuais ou fiscais com os terceiros.
• Frequência de não conformidades: Número de ocorrências de descumprimento de obrigações legais ou contratuais por parte dos terceiros.
• SLA de entrega de documentos: Tempo acordado para a entrega de documentos pelos terceiros.
  Nível de aderência à LGPD: Grau de conformidade dos terceiros com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados.

Esses indicadores permitem uma gestão mais proativa e baseada em dados, contribuindo para a redução de riscos e a melhoria do desempenho financeiro da empresa.

Tecnologia como aliada na gestão de terceiros

A tecnologia desempenha um papel central na modernização e na eficiência da gestão de terceiros. 

Plataformas especializadas, como a da wehandle, oferecem soluções que automatizam processos, garantem a conformidade legal e promovem a segurança da informação.

Com a plataforma da wehandle, é possível:

• Automatizar o recebimento e a validação de documentos;
• Criar fluxos de aprovação e notificações de vencimentos;
• Armazenar informações com segurança e de forma estruturada;
• Gerar relatórios e dashboards em tempo real;
• Demonstrar conformidade em auditorias e fiscalizações.

Além disso, a wehandle contribui para a construção de relações de trabalho sustentáveis, promovendo a transparência, o respeito e a valorização dos profissionais contratados como terceiros.

Construindo relações sustentáveis e financeiramente saudáveis

A gestão de terceiros vai além da simples terceirização de atividades. Trata-se de construir relações de parceria baseadas na confiança, na transparência e na responsabilidade mútua. 

Quando bem estruturada, essa gestão contribui para a sustentabilidade financeira da empresa, reduzindo riscos, otimizando custos e promovendo a conformidade legal.

Empresas que investem em uma gestão eficiente de terceiros estão mais preparadas para enfrentar os desafios do mercado, adaptando-se rapidamente às mudanças e aproveitando as oportunidades de crescimento.

Se você busca uma solução completa para a gestão de terceiros, que promova a conformidade legal, a segurança da informação e a eficiência financeira, conheça a plataforma da wehandle. 

Juntos, podemos construir relações de trabalho mais sustentáveis e impulsionar o sucesso da sua empresa.