Você certamente já ouviu falar sobre Compliance, este é um assunto relativamente novo mas que vem sendo uma questão bastante presente nas empresas. Para que uma empresa funcione bem, ela precisa ter organização com normas e regulamentos adequados previamente estabelecidos. Esses regulamentos se estendem a todos os aspectos, incluindo as relações entre empresas, empregadores e as leis. Isso é conhecido como Programa de Compliance Trabalhista.
O Compliance Trabalhista tem se tornado cada vez mais importante para empresas de todos os tamanhos. Quando se trata de leis, a mudança é a única constante que os líderes de negócios podem esperar. O não cumprimento dessas leis pode acarretar em penalidades significativas e publicidade negativa, especialmente se um colaborador fizer uma reclamação trabalhista alegando que os direitos foram violados.
Por isso, é importante ter um bom entendimento das várias leis trabalhistas para se manter atualizado sobre quaisquer mudanças que precisam ser incorporadas, já que a lei é muito dinâmica e as regras mudam com frequência.
Se você chegou até aqui, com certeza está buscando mais informações sobre esse tema, não é verdade? Neste artigo, você vai entender mais sobre o que é Compliance Trabalhista, qual a importância e como aplicá-lo na sua empresa. Vamos lá?
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O que é um Programa de Compliance Trabalhista?
Primeiramente, vamos entender o que é Compliance. A palavra ‘compliance’ vem do verbo inglês to comply, que significa ‘cumprir’, agir de acordo com a lei, normas internas e regulamentos. Na prática, é entendido como “estar em conformidade” com algo.
No entanto, o conceito de compliance, vai além do significado literal da palavra em inglês. Isso porque a implantação de programas de compliance visa, além de respeitar as normas legais, administrativas e internas das empresas, movimentar e implantar a ética em todos os atos da cadeia de negócios.
O compliance trabalhista é uma espécie de programa de conformidade. Atua envolvendo principalmente o departamento jurídico, recursos humanos e gestão da empresa e segue a mesma lógica dos programas de integridade em geral. Isso porque seu escopo é respeitar a legislação trabalhista, os acordos e convenções coletivas de trabalho, as normas internas da empresa e demais normas de proteção aos trabalhadores.
O compliance trabalhista é uma importante ferramenta na redução de responsabilidades legais e na promoção de um ambiente de trabalho adequado. Além disso, é fundamental na prática de uma nova cultura ética, atingindo o comportamento de todas as esferas da empresa, desde colaboradores, prestadores de serviços e fornecedores.
Quais são os pilares de um bom Programa de Compliance Trabalhista?
O programa de compliance é composto por diversos pilares e estes são responsáveis por manter a integridade das empresas, de forma a garantir a eficácia, solidez e perpetuação do programa. Veremos a seguir quais são eles:
1º pilar – Apoio da administração da empresa
É impossível para uma empresa implementar um programa de integridade se a administração não tiver interesse. Mas o que isso quer dizer? É extremamente importante que a empresa mantenha um alinhamento sobre os caminhos que devem ser percorridos para que os objetivos traçados sejam alcançados com o apoio de seus gestores.
2º pilar – Avaliação de Riscos
É através do mapeamento de risco que as empresas podem saber em qual situação se encontram no momento, analisando riscos latentes e riscos urgentes para traçar um plano de ação a fim de mitigá-los. Dessa forma, a empresa é capaz de lidar com os problemas que já estão ocorrendo e gerenciar os riscos futuros, desenvolvendo soluções estratégicas.
3º pilar – Criação de Código de Conduta, Regimento Interno e Políticas da Empresa
Tem como objetivo divulgar os princípios, regras e condutas esperadas pela empresa. É o manual do cumprimento do programa de compliance trabalhista. O código de conduta da sua empresa é o primeiro lugar que os funcionários devem consultar quando tiverem dúvidas sobre ética e conformidade. É um roteiro de como eles devem agir e falar com a cultura da sua empresa.
Algumas das informações básicas que você deseja incluir em seu código de conduta incluem:
- Código de Ética
- Código de vestimenta e padrões
- Segurança no local de trabalho
- Requisitos de comparecimento
4º pilar – Controles Internos
São os mecanismos de controle para garantir que os riscos sejam mitigados, ou seja, são controles preventivos e detectivos que buscam reduzir os riscos previamente mapeados.
5º pilar – Capacitação e treinamentos
É importante que, desde a criação dos códigos de conduta, as pessoas conheçam o comportamento por elas esperado. Portanto, os treinamentos são necessários para o desenvolvimento de uma cultura ética entre os colaboradores dentro da empresa.
Veja também: O que é cultura de compliance e como inserir na sua empresa?
6º pilar – Implantação de canais de denúncia
Deve ser um canal de segurança e tranquilidade para que as pessoas possam relatar atitudes que não condizem com a ética. Além de apurar denúncias, o canal também busca inibir condutas graves, principalmente o assédio moral, algo muito comum nas relações de trabalho.
7º pilar – Investigações Internas
A partir do momento em que haja uma denúncia ou suspeita de conduta inadequada, é necessário que os fatos sejam verificados para que haja a devida responsabilização, criando credibilidade para a empresa.
8º pilar – Due Diligence
Due diligence um balanço do histórico da empresa ou dos terceiros com quem tem parceria. Na esfera trabalhista, a terceirização entra nesse cenário, pois a empresa tomadora pode ter que responder pelas ações e atitudes da empresa prestadora de serviço.
Por isso, é importante saber se a empresa está em conformidade com a legislação, como, por exemplo, se paga o INSS e FGTS corretamente, entender quais são as práticas internas e averiguar se essa empresa responde a processos trabalhistas. Portanto, é essencial coletar informações de terceiros para evitar a exposição a riscos legais.
9º pilar – Auditoria e Acompanhamento
O último pilar e não menos importante, é indispensável saber se a implementação está dando certo e é serve para saber se deve haver mudanças no programa de compliance. Diante de novas situações, é sempre necessário monitorar para verificar se a empresa está seguindo o caminho esperado, se a produtividade dos funcionários atende às diretrizes e se os riscos previamente identificados estão realmente sendo evitados
Qual a importância do Programa de Compliance Trabalhista?
Primeiramente, precisamos entender que a legislação trabalhista é bastante complexa e ela nem sempre acompanha o dinamismo das relações profissionais. Nesse cenário, é aí que deve surgir o Compliance Trabalhista, onde é necessário dedicar tempo e energia para o cumprimento da legislação.
Quando uma empresa está em conformidade com a lei, os colaboradores estarão cada vez mais cientes disso. O compliance é uma via de mão dupla e, uma vez que os colaboradores cumprem as leis, as possibilidades de implicações legais e outros contratempos (maiores ou menores) tendem a reduzir ao mínimo ou até zero. Qualquer risco relacionado aos descumprimentos das leis é automaticamente descartado.
O compliance trabalhista não só ajuda o negócio por dentro, mas também por fora. Uma empresa que age sempre dentro da lei certamente obterá boas críticas e, portanto, terá uma boa reputação. Ou seja, a empresa certamente estará à frente da concorrência em vários aspectos.
Por fim, uma boa prática de Compliance Trabalhista caminha lado a lado com o planejamento e as ambições da empresa. Como mencionamos anteriormente, o cumprimento da lei não só garante menos processos: melhora a imagem reputacional e estimula o crescimento empresarial.
Conclusão
Examinar atentamente a questão do Compliance Trabalhista é vital para qualquer empresa, mas também é importante lembrar que só é possível alcançar o sucesso do programa de conformidade se tiver monitoramento frequente. Com o processo de avaliação constante, a empresa poderá saber se o Compliance está seguindo o caminho certo, além de identificar e corrigir possíveis falhas.
Automatizar esse processo por meio da tecnologia traz diversos benefícios, como padronização e consolidação de informações em um único banco de dados, integração com outros sistemas, emissão de relatórios gerenciais e menor tempo gasto na contratação e gestão de terceiros.
Se os riscos não podem ser totalmente extintos, por outro lado, saber gerenciá-los, utilizando as ferramentas certas, faz toda a diferença. Com a Wehandle, sua empresa terá total controle da entrada de terceiros e a validação das documentações necessárias, além de ter maior controle na gestão de riscos de contratação.
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