Nos últimos anos, temos lido cada vez mais sobre “criar uma cultura de compliance” e “fazer a coisa certa”. O Compliance é sem dúvida um dos desafios mais significativos que uma empresa pode enfrentar. Não importa o seu setor, existem regulamentações que você deve seguir. Infelizmente, é mais fácil falar do que implementar.
A Cultura de Compliance, é um elemento realmente importante que pode impactar nos desafios culturais mais amplos que uma empresa pode enfrentar. Nesse contexto, criar essa cultura de compliance dentro de uma empresa é mais crucial do que nunca. Mas como fazer com que seus colaboradores realmente se preocupem com o cumprimento das regras? Simplificando e construindo a cultura de sua empresa em torno do Compliance.
Neste artigo, vamos falar sobre o que é, qual a importância, quais são os pilares e ainda traremos dicas de como inserir a cultura de compliance na sua empresa. Continue conosco!
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O que é Compliance?
Primeiramente, Compliance tem sido um tema recorrente aqui no blog, por isso, não podemos negar a sua importância. O significado de compliance vem do verbo inglês “to comply”, que, em tradução, significa “estar em conformidade com algo”.
Ao longo dos anos, o termo foi apropriado e vem sendo amplamente utilizado no mundo corporativo, por representar um conjunto de regras e práticas que visam avaliar, prevenir e solucionar eventuais desvios, riscos e inconformidades dentro de uma empresa.
Essa “conformidade” significa estar de acordo com as normas, que podem ser as legislações, em diferentes esferas, como trabalhista, ambiental e tributária, por exemplo, ou os próprios regulamentos internos da empresa, que geralmente visam estabelecer normas éticas.
Compliance é frequentemente usado como um termo abrangente, mas existem diferentes formas que devem ser atendidas para que uma empresa funcione de forma eficaz. O compliance regulamentar refere-se à adesão às leis governamentais externas, enquanto o compliance corporativo geralmente está relacionado à preocupação com políticas e regras internas da empresa.
O que é a Cultura de Compliance?
O compliance representa o conceito de uma empresa comprometida com a conformidade de cima para baixo, envolvendo a equipe em todas as iniciativas, decisões e projetos. Trata-se de tornar o compliance uma prioridade central da empresa, tanto implícita quanto explicitamente, a ponto de moldar o comportamento de todos, desde o estagiário mais recente até o membro mais experiente da alta administração.
Não apenas há vantagens demonstráveis a serem obtidas evitando o custo da inconformidade, mas há ainda mais benefícios em ser proativo com sua abordagem de conformidade e ir além dos requisitos mínimos.
Uma cultura de compliance começa com uma organização fiel à sua missão e valores essenciais, onde os gestores mostram o caminho, expressando seu compromisso com as políticas de compliance e incentivando a comunicação aberta e feedback honesto.
Em sua essência, trata-se de um processo guiado e apoiado por muitas pessoas para criar um ambiente em que todos possam fazer a coisa certa.
Embora pareça bastante simples, criar essa cultura compatível pode ser difícil. Enfrentar esse desafio requer o reajuste de muitos dos comportamentos aprendidos que estão profundamente enraizados na psicologia organizacional, como a formação de hábitos.
Qual a importância da Cultura de Compliance?
Além de reduzir a chance de que sua empresa seja multada devido ao comportamento de alguns colaboradores que não hajam de forma ética, a construção desse tipo de cultura tende a ter um efeito positivo em toda a empresa.
Saúde e o bem-estar de seus colaboradores em primeiro lugar
Você não pode criar um local de trabalho positivo sem primeiro priorizar a saúde e o bem-estar de seus colaboradores. Um colaborador que está feliz e realizado naturalmente deseja agir no melhor interesse da empresa (ao mesmo tempo que é mais produtivo no processo). Da mesma forma, alguém que está frustrado ou se sente desvalorizado tem significativamente mais probabilidade de se tornar um problema para a empresa.
A reputação da sua empresa depende disso
Qual é o primeiro pensamento que vem à mente quando mencionamos empresas que se envolveram em escândalos de corrupção? O simples fato é que a inconformidade pode manchar permanentemente sua marca.
A cultura de compliance custa menos
Quando você pode confiar que seus colaboradores agiram, na maior parte, no melhor interesse da empresa do ponto de vista da conformidade, isso proporciona mais do que apenas paz de espírito. Ele também pode economizar dinheiro, reduzindo significativamente as responsabilidades.
A cultura de compliance pode ser uma vantagem competitiva
Cada vez mais, os clientes escolhem as empresas com base na ética e na responsabilidade social. Por sua natureza, uma cultura de compliance é responsável e ética. Ela foi projetada para construir confiança para seus clientes, e não apenas internamente.
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Quais os benefícios de criar a Cultura de Compliance na sua empresa?
Como já mencionamos, não é novidade que o consumidor moderno valoriza e se preocupa muito em avaliar a imagem e reputação das empresas antes de se tornarem clientes. Em tempos de valorização do que é correto, ético e honesto, as empresas precisam se preocupar com a imagem que transmitem ao mercado.
Aliás, passamos por uma grave crise ética em nosso país envolvendo escândalos de corrupção e isso só reforça o quanto a imagem de um negócio pode ser abalada caso se envolva com escândalos, corrupção e desrespeito a questões importantes para o cidadão, como o meio ambiente e as contas públicas.
É possível encontrar inúmeros exemplos de empresas que têm sua reputação e credibilidade afetadas perante o consumidor, em razão de descuidos quanto a questões legais, que podem ser fiscais, sociais, ambientais, sanitárias e até trabalhistas.
Essas situações demonstram, por si só, a grande importância de se implantar o compliance ao cotidiano empresarial. Entretanto, a manutenção de uma boa imagem é apenas um dos motivos para se aplicar esse processo, já que os benefícios são expressivos e vão muito além disso.
Conquistar uma empresa responsável e empenhada em agir de acordo com normas e princípios éticos é fundamental para se manter competitivo no mercado, não só no que diz respeito à imagem empresarial, como também em relação ao seu funcionamento de maneira legalizada
Desse modo, o que se pode concluir é que adotar a cultura de compliance é um dos meios mais eficazes de se usufruir de inúmeros benefícios, como:
- Produtividade aumentada;
- Redução de erros, fraudes e crimes financeiros;
- Ganho de credibilidade no mercado;
- Redução de custos;
- Aumento na qualidade do produto e serviço;
- Aumento na rentabilidade da empresa;
- Estabelecimento de relações comerciais mais éticas;
- Melhoria no relacionamento com os clientes;
- Fortalecimento e disseminação de uma boa cultura organizacional.
Os 10 pilares de uma Cultura de Compliance eficaz
A construção de uma cultura de compliance começa com a missão, a visão e os valores da empresa. Esses são os pilares da empresa e os padrões que todo colaborador e todo novo contratado devem seguir. Mas além desses pilares que servem como base, há vários outros que são extremamente importantes.
Por isso, listamos a seguir os 10 pilares indispensáveis para a criação ou manutenção de um programa de compliance eficaz:
1. Apoio da alta administração
O primeiro pilar é o comprometimento de toda a empresa e de seus colaboradores, principalmente da alta administração da empresa. Ou seja, a alta administração deve apoiar e estar envolvida no planejamento e execução das ações. Da mesma forma, é necessário ter um profissional com especialização em compliance, que será o responsável pela execução de todo o projeto.
2. Avaliação de riscos
Saber os riscos potenciais que uma empresa pode enfrentar é essencial para um bom programa de compliance. Portanto, faça um mapeamento e conheça as possíveis ameaças ao seu negócio. Assim você poderá minimizar e até conter os efeitos dos riscos.
Sendo assim, a avaliação de risco é uma das etapas mais importantes na implementação de um programa de compliance. Isso porque é lá que todos os riscos potenciais e suas ações são conhecidos para que a empresa alcance seus objetivos. Afinal, cada empresa enfrenta problemas diferentes, de acordo com seu porte, mercado de atuação e cultura organizacional.
3. Controles internos
Uma das formas de minimizar riscos é por meio de controles internos. Com um controle você pode mapear todos os processos, procedimentos e fluxos de todas as áreas da empresa. Assim, identificará oportunidades de melhoria e corrigirá eventuais falhas existentes.
Por isso, a empresa deve criar mecanismos de controle que garantam a minimização dos riscos, tanto interna quanto externamente. Os próprios registros contábeis e financeiros são usados para transmitir a realidade do negócio.
4. Código de conduta e políticas de compliance
Outro pilar de um programa de compliance eficaz, é a adoção de um código de conduta ética. Ele contém todas as políticas a serem adotadas pela empresa, não só para manter o cumprimento da legislação, mas também para garantir uma cultura de integridade e de valorização do comportamento ético.
Ter o comprometimento da empresa com o programa é fundamental para o seu sucesso. Portanto, crie um código de conduta e políticas de compliance, que devem ser seguidos por todos os colaboradores da empresa, assim como parceiros e fornecedores.
5. Treinamento e comunicação interna
O programa de compliance deve fazer parte da cultura de toda a empresa. Para isso, além da adesão da alta administração, os colaboradores precisam entender os objetivos, regras e papel de cada um para que tenha sucesso. Para isso, é fundamental investir em treinamento e comunicação interna.
A inserção de um novo programa é algo que pode alterar os processos realizados pelos colaboradores. Por isso, invista na boa comunicação e ofereça treinamento aos profissionais da empresa. Além disso, garanta que todos tenham sempre espaço para esclarecer dúvidas e apresentar suas necessidades de treinamento.
6. Canais de denúncia
Uma vez que as pessoas estão cientes da importância do compliance, os colaboradores precisam de canais de denúncia ativos para alertar sobre violações do Código de Conduta.
Por isso, crie um canal de denúncia na empresa. Ou seja, desenvolva um ambiente interno dedicado aos colaboradores.Permita que profissionais façam denúncias anônimas por meio deste canal. Dessa forma, os colaboradores da empresa podem denunciar condutas impróprias que violem o código de ética e compliance.
7. Investigações internas
Uma vez que o relatório sobre as violações do código de ética e conduta é feito, a empresa deve investigar qualquer evidência de comportamento antiético e ilegal.. Em seguida, devem ser tomadas as providências necessárias, com as devidas correções e, se for o caso, punições.
8. Due diligence
Para complementar o programa de compliance, a realização de due diligence é essencial. Além disso, o programa de compliance não deve se restringir apenas ao comportamento dentro da empresa.Fornecedores, representantes, distribuidores e outros parceiros devem passar por uma auditoria rigorosa.
Ou seja, é importante avaliar a história de cada um antes de estabelecer uma relação contratual. A homologação de fornecedores é um ótimo exemplo.
9. Monitoramento
O penúltimo dos pilares de um programa de compliance eficaz é justamente sua manutenção. Esse monitoramento precisa ser contínuo, sempre avaliando se está sendo bem executado e se as pessoas estão, de fato, comprometidas com os padrões, se cada um dos pilares está funcionando conforme o esperado.
Portanto, é importante verificar se todos os colaboradores estão cumprindo as normas e garantindo que suas tarefas sejam realizadas de acordo com as regras da empresa.
10. Diversidade e inclusão (D&I)
E por último, além dos nove pilares apresentados acima, agora há também a tendência de incluir o tema diversidade e inclusão (ou D&I) no programa de compliance como o décimo pilar.
A diversidade refere-se às características demográficas de determinado grupo de pessoas, por exemplo, o percentual de negros, mulheres, pessoas LGBT+, pessoas com deficiência, entre outras características que podem, de alguma forma, contribuir para a exclusão ou inclusão de uma pessoa no um determinado grupo.
Inclusão, por outro lado, refere-se a reconhecer essas diferentes pessoas para integrá-las de forma igualitária e com as mesmas oportunidades dentro da empresa, neste cenário de governança corporativa.
Conclusão
Transformar uma empresa para que ela seja focada na cultura de compliance exige esforço e recursos consistentes ao longo do tempo, mas estabelecer esse compromisso é essencial para ajudar a manter seu negócio seguro e bem-sucedido.
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