O due diligence de fornecedores é uma ótima estratégia para você ter uma maior certeza sobre os fornecedores que pretende contratar para sua empresa, se eles estão de acordo com a lei, entre outros pontos relevantes.
Primeiramente, saber com quem você está fazendo negócios e garantir que a sua empresa e seus parceiros estejam em conformidade não é apenas um requisito legal, é também um requisito interno que protege os resultados de qualquer empresa.
No passado, as organizações só costumavam garantir que estivessem cumprindo às leis e regulamentações. No entanto, nos dias de hoje, como as cadeias de fornecedores se tornaram maiores, isso não é mais suficiente. Você também precisa se certificar de que agrada seus usuários finais, clientes em potencial, imprensa, investidores e outros fornecedores.
E é aí que entra o due diligence de fornecedores.
Neste artigo, você vai saber o que é due diligence de fornecedores, entender porque você precisa saber com quem está negociando e traremos um passo a passo de como realizar a due diligence de forma eficaz. Vamos lá?
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O que é o Due diligence de fornecedores?
Simplificando, o due diligence, que pode ser traduzido como diligência prévia ou diligência devida, se refere às ações que uma empresa realiza para conhecer seus parceiros. Sobretudo, isso envolve fazer as investigações relevantes para determinar se um fornecedor, existente ou potencial, é honesto e legítimo. Ao fazer isso, você pode ter certeza de que nenhum parceiro terceirizado fará pagamentos corruptos e operará de maneira confiável e legal.
No entanto, o processo não é uma ciência exata; você pode ser tão meticuloso quanto quiser, mas tentaremos orientá-lo na direção certa ao realizar seu due diligence. Em termos gerais, a quantidade de due diligence que você realiza depende de fatores como experiências anteriores, fatores de custo, recursos disponíveis e restrições de tempo. Você não pode saber tudo sobre uma empresa, mas aprender o suficiente para entendê-los de uma forma que minimize riscos futuros é importante e altamente recomendado na tomada de decisão.
Por que o due diligence de fornecedores é necessário?
Basicamente, a realização de due diligence de fornecedores da maneira adequada ajuda a reduzir os casos de fraude, contribui para a tomada de decisões corretas e garante uma negociação mais tranquila a longo prazo no que se refere ao seu negócio. Ou seja, ajuda você a entender com quem está fazendo negócios, se você é eticamente compatível e minimiza o risco de violar as leis.
Além disso, as cadeias de fornecedores hoje são maiores do que antigamente. Eles também são globais, o que os deixa expostos a uma infinidade de ameaças, como falências, ataques cibernéticos, condições climáticas extremas ou mercados de câmbio voláteis.
Isso torna a mitigação dos riscos do fornecedor muito mais difícil, mas não impossível. Para isso, vem crescendo a tendência no sentido de garantir visibilidade e transparência na cadeia de fornecedores. As organizações precisam estar vigilantes e monitorar os riscos usando dados precisos sobre exatamente quem está por trás dos negócios com que trabalham.
Por isso, existem 4 fatores principais que precisam ser levados em consideração quando se fala em due diligence:
Regulatório
Trata-se de tomar medidas legalmente exigidas para prevenir a corrupção e a lavagem de dinheiro. No Brasil, por exemplo, temos a Lei nº 12.846/2013, também conhecida como Lei Anticorrupção. Por isso, é importante se proteger contra suborno ou outras formas de corrupção e lavagem de dinheiro por meio de um parceiro de negócio ou um subcontratado dentro da cadeia de fornecedores.
Financeiro
Trabalhar com fornecedores que carecem da integridade necessária pode resultar em pesadas penalidades financeiras. Por isso, documentos e demonstrativos devem ser analisados, bem como revisar toda a situação contábil do fornecedor. Também é importante verificar se existem possíveis riscos ou oportunidades e também analisar a qualidade dos resultados e ativos.
Reputação
Empresas vinculadas a qualquer tipo de crime correm o risco de danos graves à reputação. Mesmo que a própria empresa atenda aos padrões éticos e legais, o comportamento inadequado dos parceiros de negócios ainda pode prejudicar a reputação da empresa. Por exemplo, casos recentes nos últimos anos foram empresas bem conhecidas, cujos fornecedores descobriram estar envolvidos em práticas como condições de trabalho duvidosas ou ilegais na China.
Estratégico
A qualidade de sua cadeira de fornecedores é de importância estratégica para o negócio como um todo. Ter uma visão clara dos riscos que você corre e de possíveis problemas irá ajudá-lo a prevenir, antes que seja tarde demais, outros problemas maiores e que possam se tornar fatais para a empresa.
Como realizar o due diligence de fornecedores?
É mais indispensável do que nunca ter uma estratégia eficaz para avaliar e monitorar o risco de fornecedores. Por isso, a seguir, descrevemos 8 etapas para um processo aprimorado de due diligence para garantir que você tenha as informações necessárias para evitar danos financeiros e de reputação devido a relacionamentos com fornecedores. Veja as 8 etapas eficazes abaixo:
1. Defina objetivos corporativos de due diligence
Primeiramente, como acontece com qualquer due diligence, a primeira etapa estabelece os objetivos corporativos. Isso ajuda a identificar os recursos necessários, o que você precisa coletar e, por fim, garantir o alinhamento com a estratégia abrangente da empresa.
Isso envolve questões cognitivas que giram em torno do que você precisa ganhar com esta investigação. Portanto, seu processo de due diligence precisa estar alinhado com os riscos estratégicos, financeiros, regulatórios e de reputação que sua empresa pode enfrentar.
2. Reúna informações e documentos importantes
Esta etapa é uma auditoria dos registros regulatórios e financeiros. Ele garante que os documentos fornecidos não foram falsificados.
Além disso, ajuda a avaliar a saúde dos ativos da empresa, avalia o desempenho financeiro geral e a estabilidade e detecta sinais de alerta.
Alguns dos itens inspecionados aqui incluem:
- Balanços e demonstrativos;
- Programações de estoque;
- Previsões e projeções futuras;
- Receita, lucro e tendências de crescimento;
- Histórico de ações;
- Dívidas de curto e longo prazo;
- Formulários e documentos fiscais;
3. Faça a triagem de fornecedores em potencial
Uma vez que um nível básico de verificação tenha ocorrido, fornecedores em potencial devem ser submetidos a um processo de triagem de lista de observação.
Portanto, essa etapa de due diligence começa como uma conversa bidirecional entre tomador e fornecedor. O tomador solicita os respectivos documentos para auditoria, realiza entrevistas ou pesquisas com o fornecedor e faz visitas ao local.
A capacidade de resposta e a organização por parte do fornecedor são essenciais para agilizar esse processo. Do contrário, pode criar uma experiência árdua para o tomador.
Em seguida, o tomador examina as informações coletadas para garantir práticas comerciais adequadas, bem como conformidade legal e ambiental. Esta é a parte principal do processo de due diligence.
No geral, o tomador obtém um melhor entendimento da empresa como um todo e pode avaliar melhor o valor de longo prazo.
4. Realize uma avaliação de risco
Após a coleta preliminar de informações e a triagem de fornecedores em potencial, é hora de você realizar uma avaliação de risco.
As considerações devem incluir:
- Riscos específicos do setor, como um alto nível de envolvimento do governo que pode aumentar o risco de corrupção na indústria ou dependência de agentes locais que podem aumentar o risco de suborno na indústria de construção;
- Riscos da entidade, como o uso de intermediários em transações, parceiros e exposição à lavagem de dinheiro;
- Fatores internos essenciais relacionados ao risco financeiro, incluindo deficiências no treinamento, habilidades e conhecimento dos funcionários; falta de políticas e procedimentos claros e contribuições políticas ou de caridade.
5. Valide as informações coletadas
Após a avaliação de risco, seu processo de due diligence deve incluir a verificação das informações que foram acumuladas. Para fornecedores de baixo risco, essa triagem final envolve a comprovação de detalhes em registros públicos, uma verificação de crédito e o uso de bancos de dados especializados.
Fornecedores de alto risco exigem um processo aprimorado de due diligence da própria entidade, bem como de associados conhecidos, subsidiárias e outras entidades relacionadas.
6. Audite o processo de due diligence
Ao longo do processo, sua organização precisa manter um registro abrangente de documentos, por isso, avaliações e decisões relevantes para garantir que você possa demonstrar e provar que as decisões de se envolver com parceiros ou terceiros foram feitas de boa fé.
7. Estabeleça um plano de monitoramento contínuo
Depois que um fornecedor for examinado, você ainda precisa monitorar ativamente o relacionamento para garantir que está ciente dos problemas em potencial antes que eles coloquem sua empresa em risco.
8. Revise seu processo de due diligence regularmente
Comprometa-se a revisões periódicas com as partes interessadas para garantir que seu processo de due diligence esteja sempre alinhado com essas necessidades ao longo do tempo.
Por último, o processo de due diligence nunca é fácil, mas isso não significa que deva ser ineficiente e desorganizado. Com um software e os fluxos de trabalho adequados, esse processo pode ser direto e produtivo. Afinal, as informações descobertas durante o processo são críticas para o sucesso de um negócio.
Um processo de due diligence manual pode rapidamente se tornar problemático se uma empresa não tiver recursos suficientes ou não puder acessar informações relevantes e atualizadas.
Portanto, você deve fazer uso de tecnologia apropriada para automatizar verificações, apoiar investigações de due diligence de fornecedores e garantir o monitoramento de risco contínuo. Para isso, existem soluções como a Wehandle, que mitigam riscos na homologação automatizando todo o processo de Compliance e homologação de fornecedores.
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