Você já deve saber que a área de compras tem um forte impacto na empresa. Não só no financeiro, mas também outros setores dependem dela. Logo, manter uma documentação padronizada e que permita maior organização é indispensável, como é o caso da ordem de compra.
Esse documento é emitido toda vez que uma aquisição é feita e serve para o controle de estoque e também de gastos da organização. Se você ainda não o usa na sua empresa, é hora de começar. Neste artigo, vamos explicar melhor como fazer isso, desde informações que devem estar presentes no documento até boas práticas para fazê-lo. Boa leitura!
O que é uma ordem de compra e para que ela serve?
A ordem de compra (OC) é um documento comercial por meio do qual é feito o cadastro de uma compra ou venda de produtos/serviços. Ele é elaborado pela empresa e tem por objetivo oficializar a aquisição de itens junto dos fornecedores, regulamentando assim a relação entre as duas partes.
Dentro do contexto corporativo a ordem de compra pode ter diferentes atribuições, entre as quais está a gestão de estoque. Isso porque a OC aumenta o controle sobre as necessidades de compra para garantir o estoque, delineando quando isso precisa ser feito e em que quantidade.
Além de formalizar o pedido de compra, a OC é uma maneira de arquivar os dados dentro do departamento de compras, sendo útil, por exemplo, para avaliação de desempenho e até auditorias.
Por outro lado, para os fornecedores, a ordem de compra é um documento que traz segurança para o processo comercial. Afinal, o acordo comercial fica regulamentado e existe o compromisso de que o serviço ou produto será pago.
Quais informações devem estar especificadas na ordem de compra?
Cada empresa tem as suas especificidades, logo, os documentos podem ter diferenças de uma organização para outra. No entanto, existem alguns aspectos fundamentais que precisam estar no documento, até mesmo, porque ele funciona como uma garantia jurídica tanto para a sua empresa quanto para o fornecedor. Confira quais itens são esses:
- identificação: aqui estarão os nomes, CNPJs, endereços, detalhes de contato e a data de emissão do comprador e do fornecedor;
- número da ordem de compra: data em que a ordem de compra foi emitida e número único de identificação que permita rastrear e referenciar a aquisição;
- detalhes do pedido: nesta parte do documento detalha os itens ou serviços adquiridos, isso inclui, descrições, referência ou códigos de identificação, quantidades de cada item ou serviço, preços unitários e valor total da compra;
- dados de entrega: a data de entrega desejada, o endereço de onde ela será feita e também qualquer instrução específica relacionada à entrega;
- condições de pagamento: os termos de pagamento, como prazos e condições, bem como detalhes sobre quaisquer descontos ou termos especiais acordados, além de informações sobre como a empresa pagará pela compra (transferência bancária, cheque, cartão de crédito, etc.);
- termos e condições adicionais: termos, condições ou requisitos legais específicos a serem aplicados na compra devem estar especificados no documento, por exemplo, responsabilidades em caso de danos durante o transporte ou até mesmo políticas de devolução ou troca;
- assinatura: é reservado um espaço onde as pessoas autorizadas da empresa compradora possam assinar a ordem de compra. Essas assinaturas indicam a aprovação e concordância com os termos e condições da compra.
- anexos: documentos adicionais que são incluídos junto com a ordem de compra para fornecer mais detalhes ou contexto sobre a transação, como especificações de produto, desenhos ou projetos, contratos etc.
Leia também: Gestão de compras: o que é e como torná-la eficiente
Boas práticas para a emissão de ordem de compra
A emissão de ordens de compra é fundamental para o bom funcionamento do departamento de compras de uma empresa. Aqui estão algumas boas práticas que podem ser adotadas para facilitar esse processo.
Tenha uma política de compras clara
A política de compras é conhecida por reunir diretrizes com o objetivo de guiar e padronizar a aquisição de bens ou serviços de uma empresa. Ela traz instruções específicas, além de regras para auxiliar os colaboradores a terem um norte e eficácia nos diferentes cenários vivenciados em compras.
De maneira geral, a ideia é garantir que haja um melhor custo-benefício na aquisição. Mas não é só isso, o documento também contribui para a redução de riscos, fraudes, mas também a combater desperdícios e potenciais abusos que possam acontecer durante a transação.
Para implementar uma estratégia de compras robusta e eficiente é fundamental contar com a ajuda desse documento. Ele vai servir para orientar a tomada de decisões, mas também ajudar a padronização das requisições.
Consequentemente, temos como benefício maior agilidade na ordem de compras, fazendo assim com que a equipe tenha foco nos processos e saiba identificar quando algo não está no padrão preestabelecido. Ao final, o time consegue se concentrar na aprovação e requisição de maneira mais ágil.
Estabeleça a comunicação entre as equipes
A comunicação entre as equipes é parte essencial para a emissão de uma ordem de compras e gestão das mesmas. É necessário que todos os setores envolvidos nos processos tenham acesso a dados relevantes. O objetivo é evitar retrabalhos, mas também impedir que solicitações sejam duplicadas erroneamente.
O contato entre partes responsáveis pelo processo é parte do trabalho de todas as pessoas envolvidas. Uma vez que a comunicação é bem estabelecida, os envolvidos na compra terão mais oportunidade de lidar com imprevistos e minimizar os potenciais prejuízos.
Estruture o fluxo de compras
Estruturar um fluxo de compras é fundamental para trazer maior confiança não apenas na ordem de compra, mas em todo o processo de aquisição dentro de uma empresa.
Só para se ter uma ideia, esse fluxo está atrelado a maior transparência em todas as etapas do processo de compra. Com isso, todas as partes interessadas saberão onde uma ordem de compra está em um determinado momento e quem é responsável por ela.
Diante disso, há uma menor probabilidade de erros de comunicação ou interpretação, reduzindo a chance de conflitos com fornecedores, atrasos na entrega ou recebimento de produtos incorretos.
Sem contar que o fluxo de compras bem definido agiliza todo o processo, desde a identificação da necessidade até a entrega final do produto ou serviço. Isso economiza tempo e recursos da empresa, ainda mais se tudo estiver digitalizado.
Tenha um sistema de gestão de compras
Grande parte das ordens de compra hoje em dia é emitida eletronicamente. Além de facilitar o trabalho, permite a correção de erros, sem contar que traz mais agilidade no envio. Enfim, são vários benefícios que facilitam o processo de aquisição de produtos e serviços.
Por isso, é uma boa prática manter um bom sistema de gerenciamento de compras na sua empresa. Essa é uma maneira fácil de criar um padrão nos procedimentos e substituir a repetição manual de tarefas pela automação.
Fazer o trabalho manual abre brecha para erros e travam a competitividade do negócio. Por isso, no momento de escolher o sistema ideal observe se a tecnologia oferece facilidades como:
- conexão de processos e sistemas, como ERPs e gerenciamento de documentos;
- customização de formulários e coleta de solicitações de compras;
- análise do fluxo de compras;
- acompanhamento dos fornecedores, como status de solicitações e pagamentos.
É interessante que o sistema de gestão de compras também esteja atrelado a um sistema de gestão de documentos. Afinal, esse último vai permitir reunir todos os arquivos de ordem de compras já feitos.
A gestão documental atua diretamente evitando a perda de documentos, mas também contribui para a rastreabilidade dos dados. Sem contar que ajuda a otimizar fluxos de trabalho especialmente em áreas de compras.
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