Todos os dias dados são gerados dados na empresa. Imagine o que isso significa em um ano? É por isso que organizar as informações se tornou uma prática indispensável no dia a dia corporativo.
A gestão de documentos digitais é a grande responsável por trazer maior segurança aos dados de uma empresa, mas também por outros benefícios, como a redução de espaço físico.
À medida que os documentos digitais são padronizados, localizar os arquivos torna o trabalho mais ágil, além de evitar duplicação de arquivos e pastas. Neste artigo, nós te explicamos melhor sobre a gestão de documentos digitais, como funciona, vantagens e muito mais!
O que é a gestão de documentos digitais?
A gestão de documentos digitais consiste em uma prática de armazenamento, organização e gerenciamento de documentos de uma empresa por meio de um sistema tecnológico. O objetivo do gerenciamento é facilitar as buscas pelos arquivos e garantir a proteção dos dados presentes nos mesmos.
Para fazer o gerenciamento eletrônico, os documentos passam por algumas etapas, como a digitalização e armazenamento. Logo, planilhas, contratos de trabalho, contratos de fornecedores, recibos, documentos fiscais, tudo é digitalizado e organizado dentro de um sistema.
Por que a gestão de documentos digitais é tão importante?
A prática de gestão de documentos digitais tem grande relevância no âmbito empresarial, justamente devido ao impacto operacional nos diferentes setores de uma empresa. O gerenciamento otimiza processos documentais, padronizando as etapas de guarda desses arquivos, tornando-as também mais seguras e simplificadas para todos os envolvidos.
Cabe destacar, que os dados contidos nos documentos são importantíssimos, não importa qual seja o departamento ou arquivo. Caso as informações sejam perdidas, diversos problemas podem acontecer, como multas dependendo do tipo de documento. Logo, fazer a gestão documental é uma ótima solução, evita que dados sejam perdidos, além de garantir a integridade deles.
Como fazer gestão de documentos digitais?
Confira dicas práticas que vão ajudar no gerenciamento de arquivos digitais.
Faça a correta captura das informações
A captura eletrônica de dados é um processo focado na coleta de informações de um documento. A ideia é fazer a conversão do modelo físico para que o sistema possa entender. Essa etapa é essencial na digitalização, quando feita da maneira correta permite o arquivamento, mas também pesquisas e recuperação de documentos de maneira ágil.
A digitalização é o primeiro passo no manuseio de documentos digitais. Por exemplo, os arquivos em papel precisam ser capturados por scanners e outras tecnologias avançadas, que farão a extração de informações dos documentos, salvando-os no sistema.
Arquive corretamente
Os documentos não devem ser salvos em vários locais. Portanto, para garantir que eles possam ser acessados de acordo com a necessidade da empresa, é importante que eles sejam centralizados em um único servidor.
Manter os altos níveis de segurança de documentos é indispensável para uma organização. Isso porque sem eles as pessoas de fora da organização podem obter dados confidenciais ou mesmo os colaboradores poderão ter acesso a informações que não deveriam.
Mantenha o documento acessível
O objetivo final dos documentos gerados pela pela empresa ou originários de fonte externa é que eles possam ser acessados, sem comprometer a segurança. Até mesmo porque hoje já existe a LGPD que regula e protege determinados tipos de dados.
Os documentos em papel e processamento manual, por exemplo, podem levar a erros humanos, atrasos, redução da produtividade e aumento de custos. Por isso, a adoção de uma tecnologia de qualidade é o que fará as empresas obterem benefícios dos mais variados, como melhor fluxo de aprovação de documentos e acesso a eles, quando necessário.
Vantagens da gestão de documentos digitais
Conheça os principais benefícios da gestão de documentos digitais!
Trazer mais segurança
Manusear documentos em papel não é a maneira mais segura. Eles podem ser facilmente perdidos ou roubados, além disso a organização se dos arquivos se torna mais complexa, demandando espaço, bem como cuidados contra fogo e água.
No caso de documentos digitais fica mais fácil protegê-los. A elaboração, criação e armazenamento de cópias é feita de maneira mais simples. Além do mais, fica mais difícil perdê-los e é possível ainda restringir seu acesso apenas aos usuários autorizados. Mas lembre-se do cuidado de escolher um fornecedor de software de gestão de documentos confiável, isso terá impacto na segurança de dados.
Reduzir custos operacionais
Muita gente acredita que o investimento em tecnologia vai levar a um gasto alto de dinheiro. De fato, vai ser preciso investir em uma boa solução, mas manter documentos de forma física acaba sendo muito mais oneroso. Afinal, não são só os gastos com papel, mas também impressão, armazenamento, transporte, arquivamento, manutenção, entre outros.
Isso sem contar o tempo dos funcionários, que precisam se dedicar à função. Um sistema de gerenciamento eletrônico reduz os gastos com armazenamento, mas também facilita a administração para os colaboradores, o que significa que há menos tempo e dinheiro perdidos.
Trazer agilidade
Fazer a gestão de documentos digitais permite que os usuários tenham acesso aos arquivos de forma rápida, com apenas alguns cliques. É bem diferente quando se lida com documentos físicos, pois nesse caso é preciso saber onde está o documento, ir até o local, saber os detalhes de catalogação, o que demanda tempo.
No modelo digital, os documentos podem ser arquivados em pastas/diretórios de acordo com o código de classificação de documentos das atividade meio e/ou atividade fim. Isso facilita o trabalho, sem contar a rapidez para encontrar dependendo do profissional que vai fazer a busca.
Boas práticas para a gestão de documentos digitais
Aprenda como estabelecer algumas diretrizes para fazer a gestão de documentos digitais!
Defina um protocolo de armazenamento
Crie regras de como será feita a gestão de documentos digitais. Ou seja, tenha critérios específicos para cada tipo. Por exemplo, estabeleça um padrão de ordem de documentos, seja por ordem alfabética, status, período etc.
Não se esqueça de que isso deve estar claro visualmente para que todos se lembrem qual é o critério no momento em que forem guardar ou consultar qualquer um dos documentos. Treine a equipe de acordo com as diretrizes da empresa.
Tenha atenção à nomenclatura dos documentos
A gente tem falado do padrão e é importante reforçar esse aspecto, ainda mais se a sua empresa lida com muitos documentos. O nome dos arquivos precisa seguir um critério, caso contrário ficará mais difícil encontrar os documentos, dificultando o dia a dia de quem precisa deles.
Por exemplo, em arquivos com data, prefira começar pelo ano. Ex.: 20230520, em vez de 20052023. Afinal, em uma mesma data podem estar informações de outros setores e até arquivos diversos, o que vai dificultar a busca.
Estabeleça critérios de backup
Backup é coisa a ser levada muito a sério quando se trata de documentos. Por isso, estabeleça quando eles serão feitos. A ideia é garantir o máximo de segurança na gestão de documentos digitais e ter uma cópia de arquivos.
Observe o que funciona para a empresa. Dependendo da quantidade de documentos que estão no sistema e da importância dos mesmos será preciso instaurar uma quantidade maior de backups. O importante é manter a constância do trabalho.
Não arquive os documentos sem fazer a conferência deles
Manter todo o trabalho de gestão de documentos digitais é um desafio. Os colaboradores precisam estar atentos diariamente para seguir as boas práticas e não abandonar o que já foi implementado, seguindo os padrões já definidos.
Por isso, é interessante fazer uma conferência de todo documento que entra no sistema. Verifique o nome do documento, para qual local ele será enviado e se ele segue outros padrões, tudo isso vai contribuir para a qualidade do trabalho.
A gestão de documentos digitais é um processo que se torna mais simples com a implementação de uma boa ferramenta. O software de gestão de documentos da Wehandle oferece os recursos para facilitar o dia a dia dos gestores, organizando documentos e mantendo-os seguros em um único lugar.
Saiba mais como podemos ajudá-lo, entre em contato com um de nossos especialistas para entender como implementar a Wehandle no seu negócio!