Ter uma boa comunicação com os seus parceiros comerciais é a chave do sucesso de uma operação. Isso porque a relação com fornecedores deve ser tida como um dos aspectos bases para o crescimento do negócio.
Se a sua empresa ainda tem dificuldades nesse processo de se comunicar ou quer aprimorar suas estratégias nesse sentido, neste artigo trazemos dicas importantes que vão te ajudar a trabalhar melhor a comunicação com fornecedores e ter o melhor aproveitamento dessa parceria. Boa leitura!
Por que manter uma boa relação com fornecedores é tão importante?
O sucesso operacional de uma empresa está diretamente ligado aos fornecedores e a qualidade que eles oferecem na sua cadeia de suprimentos. Manter uma boa relação com esses parceiros comerciais faz toda a diferença na hora de definir aspectos como preço, prazo de entrega, qualidade e outros.
Relações sólidas com fornecedores facilitam uma comunicação trazendo mais eficiência para essa trova e, consequentemente, uma colaboração mais estreita. Isso acaba levando a processos operacionais mais fluidos, redução de custos e melhorias na eficiência.
Em resumo, manter uma boa relação com fornecedores ajuda a promover parcerias duradouras e mutuamente benéficas, o que é essencial para o crescimento sustentável e a estabilidade a longo prazo de uma empresa.
Como ter uma comunicação mais eficiente e ter uma melhor relação com fornecedores?
Confira algumas dicas práticas que vão te ajudar a melhorar a comunicação com o fornecedor!
Tenha um alinhamento claro
O combinado não sai caro. Provavelmente, você já ouviu essa frase em algum momento e ela faz todo sentido quando se trata da relação com fornecedores e a manutenção de uma comunicação assertiva.
É muito importante que exista esse alinhamento entre as partes sobre expectativas, as políticas da empresa a respeito do fornecimento de insumos, transparência sobre possíveis ganhos e as cobranças dessa relação.
Qual o impacto disso? Ter esse alinhamento vai permitir que a empresa filtre melhor os seus parceiros comerciais, tendo eles que passar por um processo de qualificação. Caso eles estejam empenhados em participar disso, poderão conhecer as demandas do negócio. Ou seja, eles precisam estar de acordo com as suas demandas e serem capazes de atendê-la, assim o contrato poderá ser firmado.
Negocie as condições
Antes de fechar com um fornecedor, é importante fazer um estudo detalhado das condições que foram propostas por esse parceiro comercial. Armazenamento de mercadoria, prazo de entrega, pagamento, valores, tudo isso deve ser checado com atenção.
Ao fazer essa lição de casa fica mais fácil escolher o fornecedor mais alinhado às demandas que a sua empresa tem. Além do mais, isso evita desalinhamento de expectativas e, consequentemente, frustrações que possam surgir em um futuro próximo. Afinal, não ter a matéria-prima ou mesmo as mercadorias acordadas não serem entregues no prazo têm impacto direto nas vendas e traz prejuízos à lucratividade do negócio.
Defina os canais de comunicação
Já que estamos falando da comunicação e relação com fornecedores, essa dica se faz essencial para que o diálogo entre as partes flua. É necessário definir canais oficiais de comunicação para que empresa e parceiros comerciais possam conversar.
Suponha que uma empresa de tecnologia esteja aguardando a entrega de componentes eletrônicos essenciais para a fabricação de seus produtos. Inicialmente, o fornecedor confirmou a data de entrega por meio de uma mensagem no sistema de gerenciamento de pedidos da empresa.
No entanto, devido a um imprevisto na cadeia de produção, o diretor de operações da empresa entrou em contato com o fornecedor por telefone para solicitar um adiamento na entrega, garantindo que a produção não fosse afetada. O fornecedor concordou verbalmente com o novo prazo, mas a informação não foi registrada adequadamente nos sistemas de ambas as partes.
No dia previsto para a entrega, os funcionários da fábrica estão surpresos ao descobrir que os componentes eletrônicos não chegaram. Ao entrar em contato com o fornecedor, descobrem que a entrega foi adiada, conforme acordado por telefone, mas essa alteração não foi devidamente documentada nos registros da empresa.
Como resultado, a linha de produção é interrompida, causando atrasos significativos na fabricação dos produtos. Além disso, os custos de armazenamento e retrabalho aumentam, impactando negativamente os resultados financeiros da empresa.
Esse exemplo destaca a importância de estabelecer canais de comunicação formais e eficazes com os fornecedores, garantindo que qualquer alteração nos acordos seja registrada de maneira clara e acessível para todas as partes envolvidas. A falta de comunicação eficiente pode levar a consequências adversas, como a interrupção da produção e prejuízos financeiros.
Use a tecnologia
O uso de tecnologia na relação com fornecedores desempenha um papel crucial na modernização e eficiência das operações comerciais. Tais ferramentas facilitam a comunicação instantânea e eficiente entre compradores e fornecedores, eliminando a dependência de métodos tradicionais, como e-mails ou telefonemas.
Consequentemente, isso ajuda a diminuir os mal entendidos, atrasos e informações desatualizadas, melhorando a transparência e a colaboração na cadeia de suprimentos.
Outra facilidade proporcionada pela tecnologia é a integração de sistemas entre compradores e fornecedores que cria uma rede conectada, onde informações são compartilhadas em tempo real. Com isso, há um aumento da visibilidade na cadeia de suprimentos, permitindo uma tomada de decisão mais rápida e informada, reduzindo gargalos e otimizando processos.
Por fim, o uso de tecnologia para proteger dados sensíveis e garantir a segurança da informação é crucial em transações comerciais. Isso ajuda a mitigar riscos de violações de segurança, garantindo a confidencialidade e integridade dos dados relacionados aos fornecedores.
Crie um manual de fornecedores
O manual de fornecedores é um recurso que faz toda a diferença quando se trata da comunicação. Esse material vai fornecer informações instrutivas que auxiliarão os fornecedores em boas práticas dessa relação comercial. A ideia é trazer mais segurança e autonomia nos trabalhos a serem prestados.
Nesse documento, podem estar definidos aspectos como canais de comunicação oficiais, normas de segurança para a entrega de insumos, práticas de ESG, requisitos legais, éticos e regulatórios, ajudando a garantir que todos os fornecedores estejam em conformidade com as normas e regulamentações pertinentes.
O manual pode (e deve!) ser atualizado para refletir mudanças nas operações, requisitos do setor ou regulamentações que dependendo do setor são mais frequentes. Isso garante que todos os envolvidos estejam cientes e ajustem suas práticas conforme necessário.
Acompanhe KPIs
O acompanhamento de indicadores-chave de desempenho (KPIs) desempenha um papel crucial na relação com fornecedores. A ligação entre o acompanhamento de KPIs e a comunicação de fornecedores é essencial para garantir que as metas sejam alcançadas, os padrões de qualidade sejam mantidos e as relações comerciais sejam sustentáveis.
Antes de tudo, é fundamental que os indicadores estejam alinhados aos objetivos estratégicos da empresa e às expectativas em relação aos fornecedores. Isso cria uma base sólida para a avaliação de desempenho. Os KPIs devem ser comunicados de forma clara aos fornecedores, estabelecendo expectativas sobre o que está sendo medido e por quê.
Utilizar as métricas como base para fornecer feedback construtivo aos fornecedores é essencial. A comunicação de áreas de melhoria ou reconhecimento de bons resultados promove uma parceria colaborativa.
Uma abordagem integrada, onde a comunicação é guiada por dados concretos fornecidos pelos KPIs, contribui para uma gestão de fornecedores mais eficiente, promovendo relações comerciais sólidas e bem-sucedidas.
Enfim, a relação com fornecedores depende de uma boa estratégia de comunicação. Como vimos, existem diferentes maneiras de fazer isso funcionar, aliás, integrar ações é o que vai trazer mais eficácia para as trocas entre as partes. Por isso, observe as demandas da sua empresa e o que pode ser inserido para tornar o desenvolvimento dessa relação benéfica para ambas as partes.
Ainda tem dúvidas sobre o assunto ou gostaria de compartilhar a sua experiência? Deixe o seu comentário abaixo!