Encontrar bons fornecedores é o objetivo de toda empresa. Mas, nem sempre o processo acontece de maneira fluida e em determinados casos pode gerar problemas, ainda mais se o parceiro não passar por homologação.
O processo serve para garantir conformidade com questões de segurança, compliance e outros. Por meio dele, é possível reduzir os mais diversos riscos que esses parceiros podem representar, fazendo assim com que a operação seja segura, eficiente, ética e transparente, ajudando a empresa a alcançar melhores resultados.
Neste artigo, vamos explicar mais sobre o fornecedor homologado, quais os tipos de documentos ele deve fornecer ao contratante e também quais os riscos apresentados caso isso não aconteça. Antes, porém, é preciso contextualizar sobre como acontece a homologação!
O que é a homologação de fornecedores?
A homologação de fornecedores é um procedimento feito por uma empresa a fim de determinar certas condições que precisam ser atendidas pelos seus parceiros comerciais. O objetivo é garantir que o fornecimento de produtos ou serviços sejam feitos da maneira correto e no tempo previamente acordado.
Para garantir que a homologação aconteça da maneira adequada a empresa precisa garantir pagamentos, prazos e outras responsabilidades contratuais. Por sua vez, o fornecedor deve certificar ao contratante que as suas demandas serão cumpridas conforme combinado. Logo, é muito importante o desenvolver esse procedimento, assim as partes sejam beneficiadas.
Benefícios da homologação
Encontrar fornecedores que sejam confiáveis e de qualidade nem sempre é uma tarefa fácil. Quando uma empresa encontra um bom parceiro comercial é indispensável que ela procure assegurar a qualidade das suas entregas, daí a importância de um fornecedor homologado.
Ao apostar em um parceiro comercial desse tipo fica mais fácil mantê-lo alinhado com as necessidades da empresa, garantindo assim a qualidade no fornecimento de insumos e serviços. Isso também traz mais tranquilidade, reduzindo os riscos operacionais e as chances de problemas.
Além do mais, a homologação contribui para a redução de custos, traz mais qualidade para as entregas, prazos mais atraentes e, acima de tudo, cria uma relação mais harmoniosa entre contratante e contratado, ajudando no desenvolvimento dos dois lados.
O que um fornecedor homologado deve ter?
Entenda quais as documentações necessárias e que devem ser apresentadas por um fornecedor homologado!
Compliance fiscal
Os documentos fiscais são essenciais para um fornecedor homologado. Ou seja, dados básicos que fazem a comprovação da regularidade do parceiro comercial. Por isso, comprovantes como contrato social, CNPJ, inscrição estadual e municipal, alvará e outros, são passíveis de serem solicitados.
Irregularidades nesse cadastro podem levar a responsabilização do contratante por débitos e obrigações contraídas pelo fornecedor. Portanto, se quer um fornecedor homologado solicite os documentos de compliance fiscal.
Compliance tributário
Caso a sua empresa precise de um fornecedor ligado à produção ou fabricação, vai ser preciso fiscalizar se as obrigações tributárias estão sendo cumpridas. Portanto, busque certidões de regularidade fiscal como a Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e dívidas ativas da união, certidões negativas estaduais e municipais, bem como comprovantes de pagamento de tributos e outros.
Para o fornecedor ser homologado, ele vai precisar apresentar a documentação. Até mesmo porque em uma eventual responsabilização tributária, devido à fiscalização, pode colocar na empresa que contrata o dever de quitar dívidas tributárias.
Compliance trabalhista
Dependendo da relação comercial com o parceiro de negócios, como a terceirização de trabalhadores, a sua empresa vai precisar checar o compliance trabalhista. Para um fornecedor homologado é essencial cumprir com as obrigações desses profissionais terceirizados.
Portanto, solicite documentos como:
- Certificado de Regularidade do FGTS (CND FGTS);
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT);
- Informações de processos trabalhistas;
- Documentos específicos dos colaboradores mobilizados, como recibos de pagamento dos salários, comprovantes de GFIP e outros.
Compliance operacional e regulatório
Esse tipo de documentação não é solicitado para todo fornecedor homologado, varia bastante de acordo com a atividade exercida. Mas, de forma geral, para não correr riscos regulatórios é preciso que o parceiro de negócio atenda a normas regulamentadoras de segurança, por exemplo, quando existe risco no desempenho das funções por parte dos trabalhadores, como atuação em altura ou risco à saúde devido ao contato com produtos químicos.
Fique atento, pois se o fornecedor não apresentar a documentação e algum problemas ocorrer devido a não conformidade com as regulamentações do seu setor de atuação, a empresa, que é a contratante poderá ser responsabilizada.
Compliance reputacional
Esse tipo de documentação está ligado às relações corporativas. Especialmente no que diz respeito à imagem da empresa caso o fornecedor em questão utilize mão de obra escrava, polua o ambiente com resíduos ou qualquer outro ponto que interfira na imagem da marca. Nesses casos é preciso que haja uma cobrança de políticas internas e manuais de boas práticas em geral, mas também de:
- Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS);
- Cadastro Nacional de Empresas Punidas (CNEP);
- Acordos de Leniência.
Principais riscos de não ter um fornecedor homologado
Os riscos causados por não ter um fornecedor homologado são variados. É preciso estar atento e conforme dissemos é preciso solicitar a documentação que vai ajudar nesse processo!
Comprometimento da imagem corporativa
Suponha que um fornecedor não entregue a documentação de compliance trabalhista. Agora imagine que ele sofra um processo trabalhista devido ao regime análogo à escravidão, ao pesquisar mais a fundo a mídia consegue encontrar você na lista de empresas que são parceiras dele. As consequências disso podem ser desastrosas para uma organização diante não só do mercado, mas também dos clientes.
Por isso, fazer a homologação é uma maneira de resguardar a credibilidade do negócio, tendo em vista que deixa clara a conformidade das ações.
Desabastecimento
O desabastecimento costuma ser uma situação extrema, mas é só olharmos para trás para vermos que esse problema pode comprometer e muito uma operação. Em 2020, por exemplo, vimos a interrupção da cadeia de suprimentos, problema esse relacionado com a pandemia. Mas isso pode acontecer no dia a dia também, não necessariamente devido à exposição a uma situação extrema.
Sendo assim, o desabastecimento é um ponto importante que deve constar na gestão de risco da área de compras. Não ter um fornecedor homologado, traz insegurança ao não contar com um acordo firmado, documento no qual existe um compromisso por parte do fornecedor de cumprir com as suas entregas.
Não há um acordo de nível de serviço
Quando uma empresa faz a homologação de um fornecedor, existe um acordo claro sobre os serviços e produtos que devem ser entregues e quando isso deve acontecer. Quando o processo é ignorado, a empresa fica sem garantias do cumprimento dos acordos, o que compromete a competitividade do negócio.
Fornecedor homologado é indispensável, ainda mais para a área de compras, trazendo benefícios para o contratante. A segurança de um acordo mais longo e a garantia de renda são dois desses benefícios. Assim, ele consegue planejar o caixa e definir a estrutura e processos necessários para cumprir as expectativas dos clientes.
Tecnologia como aliada para fornecedores homologados
A tecnologia é uma importante aliada na homologação e gestão de fornecedores. É por meio dela que a empresa consegue reduzir custos, fazer a mitigação de riscos, realizar a integração dos processos de gestão de fornecedores, bem como dados do mesmo, entre outros. Além disso, uma boa ferramenta facilita o processo de compliance e estimula a governança nas áreas envolvidas.
A Wehandle conta uma plataforma por meio da qual é possível verificar o cumprimento do compliance e contratos com terceirizados, sem contar a análise detalhada de documentos. Além disso, a plataforma possui recursos que facilitam a gestão e o monitoramento dos fornecedores homologados.
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