Entender quais são os principais documentos para homologação de fornecedores é mais do que fundamental, afinal de contas, isso vai ajudar o seu negócio e facilitar o dia a dia da sua equipe.
Em primeiro lugar, sempre que uma empresa precisa contratar terceiros, é muito importante que colete o máximo de informações a respeito dos possíveis novos fornecedores. Isso garante a conformidade da empresa e consequentemente melhora o relacionamento comercial mútuo.
É indispensável a verificação e o monitoramento constante dos fornecedores em todos os aspectos. As empresas também devem ficar atentas principalmente à avaliação da idoneidade, competência e confiabilidade do fornecedor antes de firmar um novo contrato. Por isso, a homologação de fornecedores é uma das melhores formas de mitigar os riscos que os possíveis parceiros possam representar.
Mas como saber quais são os documentos para a homologação de fornecedores? Continue lendo este artigo, iremos falar sobre o que é o processo de homologação de fornecedores e quais documentos são essenciais.
O que é a homologação de fornecedores?
A homologação de fornecedores é o processo de validação das informações solicitadas e prestadas pelo fornecedor, o principal objetivo é determinar a aptidão das empresas para serem fornecedoras. Por isso, são avaliados informações e documentos de terceiros, identificando se eles cumprem um conjunto de requisitos mínimos para se relacionar com a empresa tomadora.
Ou seja, o processo de homologação também deve ter como objetivo gerir e analisar os riscos decorrentes de cada tipo de contrato, de forma a garantir a eficácia e segurança em todo o ciclo de prestação de serviço.
Além disso, serve para garantir que todos os aspectos legais e acordos contratuais sejam atendidos de acordo com qualquer padrão acordado, especificação ou contrato.
Quais são os documentos necessários para a homologação de fornecedores que sua empresa precisa?
Primeiramente, é importante ressaltar que dependendo de cada tipo de setor, a homologação de fornecedores pode necessitar de documentos, informações diferentes e específicas.
Portanto, é indispensável saber quais regras e políticas de compliance são adequadas para cada contratação. Veja a seguir os diversos documentos necessários para homologação de fornecedores.
1. Fiscais
A princípio, você sabia que para qualquer tipo de relação comercial, existem documentos necessários para homologação de fornecedores que são indispensáveis? Um exemplo são as informações básicas que comprovam a regularidade da atuação da empresa contratada, desde informações básicas sobre parceiros, referências bancárias e comerciais. Portanto, os principais documentos que comprovam todas essas informações fiscais são:
- Cartão CNPJ;
- Contrato social;
- Registro estadual;
- Registro municipal;
- Alvará e licença de funcionamento.
2. Tributários
Sobretudo, é fundamental o acompanhamento do cumprimento das obrigações tributárias, por meio de certidões de regularidade. Mantendo essas documentações regulares, a empresa evita eventuais responsabilidades tributárias, que geralmente ocorrem na esfera da fiscalização estadual, que muitas vezes atribui ao tomador a obrigação de quitar os débitos inadimplentes. Por isso, fique atento aos principais documentos como:
- Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais;
- Certidão de Dívida Ativa Federal;
- Certidões negativas estaduais e municipais;
- Comprovantes de pagamento de impostos;
- Obrigações acessórias mais específicas de cada setor.
4. Financeiros
Já os documentos financeiros, são utilizados para definir políticas de concessão de crédito a fornecedores, bem como para controlar o risco de eventual inadimplência no fornecimento e a possibilidade de a empresa não cumprir outras obrigações que possam gerar outros riscos. Existem 3 documentos financeiros necessários para homologação de fornecedores:
- Balanço Patrimonial;
- Demonstrativos financeiros;
- Informações de faturamento e endividamento.
5. Trabalhistas
No Brasil, relações comerciais que envolvem a terceirização de serviços, exigem maior cuidado do fornecedor em relação ao cumprimento das obrigações relativas aos colaboradores terceirizados.
Atualmente, para evitar problemas, controle o risco de se tornar parcialmente responsável em um possível processo trabalhista, exigindo a entrega de documentos da contratada, como:
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT);
- Certificado de Regularidade do FGTS (CND FGTS);
- Informações de outras ações trabalhistas;
- Documentos específicos dos funcionários mobilizados, como recibos de pagamento de salários, comprovantes de GFIP e outros.
6. Reputacionais
Antes de tudo, ao escolher um novo fornecedor para contratação, a reputação da empresa está em jogo. Construir um forte programa de homologação de fornecedores e aplicar os procedimentos estabelecidos reduzirá significativamente os riscos para a empresa.
Estamos falando dos riscos como danos à imagem da empresa contratante causados pelo fornecedor que utiliza mão de obra escrava e infantil, por exemplo, ou até mesmo pela contratação de uma empresa com vários problemas fiscais e jurídicos.
Nesse caso, é importante exigir a existência de políticas internas e manuais de boas práticas e registros públicos de sanções administrativas, tais como:
- Cadastro de Entidades Privadas sem Fins Lucrativos Impedidas (CEPIM);
- Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS);
- Acordos de Leniência;
- Cadastro Nacional de Empresas Punidas (CNEP).
7. Operacionais e regulatórios
A princípio, a prestação de serviços depende do cumprimento de uma série de normas regulamentadoras de saúde e segurança, como a NR-35 para o trabalho em altura, a NR-01 com o Programa de Gerenciamento de Risco (PGR), a NR-07 com o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) e outros.
No entanto, já para as atividades que envolvem manipulação de alimentos, são exigidos licenciamento da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), as atividades relacionadas ao uso de recursos naturais exigem licenças ambientais ou autorização do Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis (Ibama).
Como posso controlar os documentos necessários de forma eficiente?
Por fim, diante de tudo o que vimos neste artigo, surgem algumas dúvidas sobre como fazer todo esse processo de forma rápida e eficaz. É por isso que a homologação de fornecedores deve ser a mais objetiva e automatizada possível, a fim de mitigar os riscos, sem gerar custos adicionais e evitar fechar contratos com parceiros ineficientes para a empresa.
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