Matriz de Risco: como funciona a gestão e como implementar

Uma Matriz de Risco nada mais é do que uma ferramenta usada para fazer a gestão de riscos de uma empresa. Portanto, é algo de grande importância e que deve estar presente na administração de qualquer empresa, não importando nicho ou tamanho.

Os riscos que a contratação de terceiros pode trazer são inevitáveis. De uma startup a uma grande empresa multinacional, todos enfrentam riscos que precisam ser controlados e mitigados. Ainda mais, seja iniciando um novo negócio ou administrando uma organização, duas das perguntas mais críticas são “o que pode dar errado?” e “como podemos ter sucesso?”.

Não é uma tarefa simples avaliar os riscos na terceirização. Empresas de sucesso encontram tempo e recursos para identificar riscos e desenvolver estratégias de gerenciamento para controlar, mitigar e até mesmo planejar contingências para diminuir qualquer impacto.

Embora não seja possível eliminar completamente todos os riscos, a prevenção é realmente o melhor caminho. Uma ferramenta essencial no gerenciamento é a Matriz de Gestão de Riscos. Ao definir, avaliar e analisar riscos com uma matriz, você desenvolverá uma compreensão sólida dos riscos que os fornecedores podem trazer, e gerenciará antes que eles ocorram – economizando dinheiro, tempo e recursos para sua empresa.

Neste artigo, explicamos o que é a Matriz de Gestão de Riscos, qual a importância e detalhamos como criá-la em 5 passos simples. Vamos lá?

 Leia também: Mapeamento de riscos operacionais: o que é e como fazer?

O que é matriz de risco?

Primeiramente, uma matriz de gestão de riscos pode ser uma parte importante no processo de tomada de decisão na contratação de fornecedores. Como parte do processo de gestão de terceiros, as empresas precisam definir riscos, analisar, definir níveis de tolerância e encontrar maneiras de mitigá-los.

Também chamada de matriz de probabilidade e impacto, é uma ferramenta que pode de aumentar a visibilidade dos riscos a partir da multiplicação da probabilidade de um evento ocorrer pelo impacto que o evento terá na organização. Um alto risco é um evento com alta probabilidade de ocorrência e que causará um impacto significativo nos negócios.

Por outro lado, um risco baixo é um evento que provavelmente não ocorrerá e terá pouco impacto se ocorrer. Em alguns casos, dependendo do impacto potencial do risco, um evento improvável ainda pode ser considerado de alto risco.

A matriz de risco é uma representação visual da análise de risco. Apresenta os riscos em gráfico, classificando-os por categoria de probabilidade e categoria de impacto, mapeando os riscos. Os riscos de nível mais alto estão em uma extremidade, o nível mais baixo na outra e os riscos médios no meio. A matriz frequentemente representa os níveis de risco por cores, aumentando assim sua visibilidade e facilitando a tomada de decisões.

Veja abaixo um exemplo de matriz de risco:

Como funciona a matriz de gestão de riscos?

Para criar uma matriz de risco, a probabilidade de ocorrência e os impactos do dano devem ser avaliadas. Em seguida, os riscos individuais são inseridos em um sistema de coordenadas de acordo com esses valores.

Avaliação da probabilidade de ocorrência: Existem cinco níveis de inserção da probabilidade de ocorrência. Esses níveis podem ser expressos em porcentagens ou em conceitos semânticos. Por exemplo:

• muito baixo = 1 a 10%;
• baixo = 11% a 30%;
• moderado = 31% a 50%;
• alto = 51% a 70%;
• muito alto = 71% a 90%.

Dessa forma, os critérios para o nível de probabilidade em que um risco está situado devem ser definidos com precisão. Se você tem dados quantitativos, pode basear-se neles.

Avaliação dos impactos dos danos: Da mesma forma, a extensão dos danos pode ser formulada em cinco níveis, por exemplo, muito baixo, baixo, moderado, alto e muito alto.

Obviamente, aqui cada nível de extensão de dano deve ser descrito exatamente para alocar os riscos correspondentes. Por exemplo, você deve levar em consideração a ocorrência de um evento que pode levar a resultados indesejados ou ter consequências de longo ou curto prazo.

Vantagens da matriz de risco

• Identifica os riscos mais graves;
• Cria e apresenta a situação de risco com esforço mínimo;
• Apresenta a situação de risco de forma visual e abrangente;
• Apresenta a situação de risco de forma simples para todos, pois nenhum conhecimento prévio é necessário para compreendê-la;
• Avalia a eficiência de suas medidas de risco

Por que utilizar a matriz de gestão de riscos na empresa?

Uma matriz de gestão de riscos pode ajudar as empresas a desenvolver uma compreensão sólida do ambiente de risco com relação aos terceiros, ajudando-as a gerenciar os riscos antes que eles ocorram.

Aliás, se 2020 nos mostrou algo, é que a relevância e a complexidade dos riscos dos negócios continuam a crescer. Agora, mais do que nunca, as empresas devem enfrentar os desafios do presente – e do futuro – identificando, analisando e mitigando os riscos rapidamente.

É considerada uma ferramenta crucial na gestão de risco por esses 3 motivos:

Fácil priorização de riscos

1. Todos os riscos não são iguais. Uma matriz de gestão de risco permite priorizar os riscos mais graves que sua empresa pode enfrentar. Conforme mencionado anteriormente, ter uma visão abrangente do cenário de ameaças de hoje é fundamental para evitar perdas financeiras.
2. Todas as empresas devem assumir algum nível de risco para ter sucesso, mas os riscos calculados com base em uma análise robusta ajudarão as empresas a assumir riscos de uma forma que ajude a atingir os objetivos.
3. Embora possa ser tentador alocar recursos para todos os riscos em potencial, alguns riscos – como grandes danos à reputação devido à violação de dados privados, por exemplo – devem ser priorizados antes de outros.

Estratégia direcionada para gerenciamento de riscos

1. Assim como todos os riscos não são iguais, eles também não têm o mesmo impacto. Com a priorização das ameaças mais urgentes, a matriz permite que os profissionais elaborem uma estratégia direcionada para o gerenciamento de situações de alto risco. Concentrar sua atenção e recursos nos riscos mais elevados beneficiará a estratégia geral de negócios, uma vez que esses riscos têm o maior impacto e podem representar maiores problemas.
2. Como qualquer gestor de empresa sabe, a lei de Murphy é inevitável: o que pode dar errado, dará errado. Com a ajuda da matriz, o planejamento da antecipação da lei de Murphy fica muito mais fácil.

Visão em tempo real do fator de risco em evolução

1. Os riscos podem ser emergentes e recorrentes. A matriz de gestão de risco permite que você identifique tipos específicos de risco, sua probabilidade e gravidade, e mantenha uma visão em tempo real dos fatores de risco em evolução.
2. Embora os riscos emergentes sejam, por definição, desconhecidos, as empresas podem identificar áreas de vulnerabilidade no nível estratégico, fortalecendo seus processos de gerenciamento. Ao observar os primeiros sinais de alerta ou disparar eventos que indicam que algo está errado, as empresas podem manter a continuidade dos negócios em um cenário de risco cada vez mais dinâmico e complexo.
3. Ferramentas de avaliação de risco estratégico, como a matriz de gestão de riscos, também permitem que as empresas rastreiem padrões – ameaças que provavelmente ocorrerão novamente e, portanto, requerem uma estratégia de mitigação ano após ano.

Como implementar uma matriz de gestão de riscos?

Existem algumas etapas fundamentais necessárias para alcançar o gerenciamento de risco bem-sucedido para empresas que usam a matriz de probabilidade e impacto. Por isso, aprenda através desse passo a passo como montar uma matriz de gestão de riscos eficiente para avaliar as ameaças que os terceiros podem trazer para a empresa:

Passo 1 – Faça o levantamento de todos os riscos relacionados aos fornecedores

Primordialmente, definir e identificar os riscos associados a um fornecedor é a fase inicial do controle de risco. Identifique quantos riscos pode ter para obter várias perspectivas.

Algumas empresas desenvolvem listas de verificação de experiências anteriores com fornecedores para identificação de riscos para gerenciá-los. Essas listas de verificação são desenvolvidas essencialmente para identificar os riscos potenciais associados a cada novo parceiro.

Portanto, esta é uma maneira de identificar:

• Riscos financeiros: Impacto negativo na saúde financeira da empresa por motivos como insumos superestimados ou dependência do único fornecedor da matéria-prima;
• Operacionais: Processos falhos ou sistemas inadequados que dificultam o desempenho das equipes;
• Reputação: Ações erradas do fornecedor que podem causar associação e divulgação negativa do nome da empresa contratante;
• Riscos de compliance: O não cumprimento de normas obrigatórias, deixando o fornecedor e a empresa contratante sujeitos a multas e penalidades.

Passo 2 – Classifique e priorize todos os perigos descobertos

O verdadeiro negócio da gestão de riscos começa com a análise. Depois de descrever todos os riscos potenciais, a próxima etapa é avaliá-los.

Portanto, você precisará analisar os danos esperados que o risco pode causar e criar estratégias para reduzir seu impacto. É imprescindível examinar minuciosamente cada um dos fatores a eles associados e sua possibilidade de ocorrência para traçar uma estratégia que seja adequada para enfrentá-los.

No geral, os gestores adotam uma abordagem focada na análise de risco e é por isso que cada componente de risco é examinado para desenvolver um roteiro para a resolução.

Passo 3 – Relacionar os fornecedores com seus riscos

Quais terceiros da sua empresa não conhecem as regulamentações obrigatórias? Qual empresa teve problemas relacionados à entrega de produtos devido a erros no sistema? Da mesma forma, quantos realizam ações que podem prejudicar a reputação da sua organização?

É o momento de montar o quebra-cabeça que permitirá a gestão de riscos na terceirização. Para isso, sua equipe deve definir um processo de aprovação, onde os parceiros devem estar “sob uma lupa”, que avaliará questões legais, financeiras, de reputação e de compliance.

Após esta avaliação, os fornecedores devem então ser classificados de acordo com os riscos, em relação a eles. Assim que os riscos estejam categorizados, os fornecedores podem ser divididos em grupos de baixo, médio e alto risco.

Passo 4 – Defina um plano de ação para cada grupo de fornecedores

A penúltima etapa é priorizar os riscos e criar planos de gerenciamento para mitigá-los ou neutralizá-los, com seus riscos categorizados de acordo com cada fornecedor. Você deve demarcar as etapas que executará se o risco ocorrer e as estratégias que implantará para ajudar a colocar a empresa nos trilhos.

Agora que eles estão organizados em seus respectivos grupos, é hora de avaliar o que pode ser feito em cada uma das categorias para gerenciar os riscos da terceirização. Realize as ações:

• Defina a frequência das reuniões de status;
• Reavalie quais informações devem ser compartilhadas;
• Audite terceiros;
• Aumente a frequência de monitoramento de fornecedores;
• Melhore o processo de homologação de fornecedores.

Vários caminhos podem ser seguidos para garantir que sua empresa não seja prejudicada pelos riscos. Portanto, cabe à sua equipe avaliar quais etapas atenderão melhor às suas necessidades.

Além disso, é importante contar com ferramentas que ajudem sua equipe a tornar processos como homologação de fornecedores mais fáceis, simples e automatizados.

Passo 5 – Garanta uma melhor gestão de risco na terceirização

Lembre-se sempre de que a matriz de gestão de riscos é algo que precisa nutrir e manter. Além dos planos que precisam de monitoramento e verificação contínuos para garantir que os riscos estão sendo gerenciados da maneira certa, é fundamental acompanhar todos eles.

Novas ameaças podem surgir a qualquer momento, portanto, gerencie constantemente para garantir que a organização esteja segura e que as relações entre os fornecedores e o contratado sejam positivas.

A gestão de riscos na terceirização é um grande trabalho preventivo que influencia toda a cadeia de suprimentos. Porém, é através dessa perspectiva que sua empresa estará protegida contra possíveis perigos que poderiam ser facilmente mitigados.

Otimize a gestão de risco de fornecedores na sua empresa

Por fim, utilizar essa poderosa ferramenta reduzirá não apenas a probabilidade dos riscos que sua empresa pode enfrentar, mas também a extensão de seu impacto em todos os aspectos. Gerenciar riscos com eficácia sempre foi fundamental para o sucesso em qualquer empreendimento, mas nunca mais do que hoje.

Como empresa, você ainda precisa gerenciar os riscos avaliando e, em seguida, controlando e mitigando por meio de várias ações. A gestão de riscos é um requisito obrigatório para uma contratação de fornecedores bem-sucedida. E para realizar o processo análise de riscos com agilidade e sem burocracia, um software de gestão de terceiros é a melhor forma de otimizar o desempenho da sua empresa.

Utilizamos a tecnologia como aliada para consultas públicas, emissão de certificados e diagnósticos de potenciais fornecedores. Aliás, através da nossa plataforma, verificamos o cumprimento do Compliance e contratos com terceirizados e fazemos uma análise detalhada de documentos.

Além disso, nossa plataforma possui recursos que facilitam a gestão e o monitoramento dos fornecedores homologados. Assim, sua empresa não precisa se preocupar com a gestão de terceiros, deixe tudo com a gente.

Agora que você já sabe mais sobre a matriz de risco e todos os benefícios que ela pode trazer, conheça mais sobre a Wehandle e veja como podemos ajudar a sua empresa nesse sentido!