A proteção de operações fraudulentas é o segundo objetivo das empresas, ficando atrás apenas de conquistar mais clientes. Segundo estudo da Serasa Experian, a preocupação com as fraudes no Brasil aumentou 58% de 2023 para 2024.
Por mais que as tecnologias modernas despontem no mercado, as atitudes fraudulentas se tornam mais sofisticadas, o que demanda das empresas um cuidado cada vez maior com a segurança de informações.
Os documentos são uma das principais portas de entrada para isso, logo, é importante contar com processos que ajudem a mitigar riscos. Neste artigo, vamos falar sobre o impacto e necessidade de validar documentos em 24 horas e como isso pode ajudar a trazer mais segurança para a sua operação!
O que é a validação de documentos?
A validação de documentos é o processo de verificar e confirmar se os dados presentes em um documento são autênticos e corretos. É uma maneira de “checar” se tudo ali presente está certo, garantindo que o documento seja legítimo e confiável.
Por que é necessário validar os documentos?
Existem três características que explicam bem a necessidade de validar documentos:
- segurança: evita fraudes e garante que as informações sejam precisas, protegendo tanto empresas quanto indivíduos;
- conformidade: assegura que os documentos estejam em conformidade com as leis e regulamentações vigentes.
- confiabilidade: cria um ambiente de confiança nas relações comerciais, evitando problemas futuros.
Em resumo, a validação é um processo fundamental para garantir a conformidade, a confiabilidade e a segurança de qualquer coisa, desde um pequeno software até um grande projeto. Ela permite tomar decisões mais informadas, evitar problemas e construir produtos e serviços de alta qualidade.
Quais os problemas podem ser identificados ao validar documentos?
Ao validar documentos, diversos problemas podem ser identificados, comprometendo a confiabilidade das informações e a segurança dos processos. Entre eles podem destacar:
Informações incorretas ou incompletas
Dados digitados incorretamente (erros de digitação, trocas de letras ou números), campos obrigatórios não preenchidos e informações desatualizadas ou inválidas (por exemplo, data de nascimento futura) fazem parte desse grupo.
Documentos falsificados
Documentos adulterados ou falsificados (cópias, edições, falsificações completas) ou mesmo o uso de documentos de terceiros.
Documentos expirados
Documentos com validade vencida.
Não conformidade com normas
Documentos que não atendem aos requisitos legais ou regulamentares.
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Como funciona a validação de documentos?
A seguir, você vai conhecer os dois formatos para validar documentos.
Manual
Na validação manual um profissional analisa os documentos individualmente, comparando as informações com bases de dados e utilizando seu conhecimento para identificar possíveis inconsistências ou fraudes.
Entre as principais vantagens estão a flexibilidade que permite a análise de documentos complexos e a identificação de padrões que podem não ser detectados por sistemas automáticos. Além disso, o profissional consegue avaliar o contexto e tomar decisões mais complexas e detectar fraudes mais sofisticadas que exigem um olhar humano.
No entanto, temos também as desvantagens como a lentidão. O processo é mais lento e sujeito a erros humanos. O custo é outro ponto negativo, pois requer a contratação e treinamento de profissionais especializados. Sem contar que as decisões podem ser influenciadas por fatores subjetivos do avaliador.
Automatizada
A validação automatizada é um processo em que softwares e algoritmos analisam os documentos digitalizados, comparando as informações com bases de dados e aplicando regras de validação predefinidas.
Entre as principais vantagens temos a velocidade, que permite analisar um grande volume de documentos em pouco tempo. A precisão que reduz a incidência de erros humanos, pois as regras de validação são definidas de forma precisa.
Vale também adicionar a consistência, que garante que todos os documentos sejam analisados de acordo com os mesmos critérios, e a escalabilidade, que pode ser facilmente adaptada para lidar com um aumento no volume de documentos.
Tal processo tem um custo inicial, ou seja, requer investimento em software e infraestrutura. Além de depender da qualidade dos dados. A precisão da validação varia de acordo com a qualidade dos dados utilizados para treinamento dos algoritmos.
Qual a importância de validar documentos em 24h?
Validar documentos de forma rápida e eficiente se tornou uma grande necessidade no mundo digital e nos processos burocráticos acelerados. A validação em 24 horas, ou seja, a verificação da autenticidade e integridade de um documento em um período de um dia, é um objetivo cada vez mais comum em diversos setores. Só para se ter uma ideia hoje o processo dura em média de 3 a 5 dias.
E quais os impactos disso? Primeiro, a agilidade em processos para que esses sejam concluídos mais rapidamente, reduzindo o tempo de espera dos usuários. Segundo, a melhoria da experiência do cliente, trazendo maior comodidade e satisfação aos clientes, que não precisam esperar longos períodos para ter seus documentos validados.
Outro ponto é a prevenção de fraudes. A validação rápida ajuda a identificar e prevenir fraudes, garantindo a segurança das informações. Além da conformidade com regulamentações. Em alguns setores, a validação rápida é um requisito legal para garantir a conformidade com as normas vigentes.
Como garantir a validação em 24 horas?
Para validar documentos em 24 horas, é necessário combinar tecnologias e processos eficientes. Algumas das principais estratégias incluem:
- digitalização dos documentos: permite o armazenamento e o processamento eletrônicos, acelerando significativamente o processo de validação;
- utilização de ferramentas de OCR (Optical Character Recognition): o OCR permite a extração de dados dos documentos digitalizados, facilitando a comparação com bases de dados e a identificação de inconsistências;
- integração com bases de dados: a integração vai ajudar na verificação da autenticidade das informações contidas nos documentos;
- automação de processos: a automação de tarefas repetitivas, como a comparação de dados e a geração de relatórios, reduz o tempo necessário para a validação;
- validação biométrica: a utilização de biometria (impressão digital, reconhecimento facial) pode ser utilizada para confirmar a identidade do titular do documento;
- cloud computing: a utilização da nuvem permite o armazenamento e o centralização dos dados de forma escalável e segura, garantindo a disponibilidade das ferramentas de validação a qualquer momento.
Validar documentos em 24 horas e a inteligência artificial
A inteligência artificial (IA) tem revolucionado a forma como as empresas validam documentos, tornando o processo mais rápido, preciso e eficiente. Ao automatizar tarefas complexas e analisar grandes volumes de dados, a IA permite que a validação de documentos seja realizada em um prazo muito menor, como 24 horas.
E como isso acontece de fato? Com a ajuda da IA é possível extrair e analisar dados de documentos de forma rápida e precisa, eliminando a necessidade de intervenção manual na maioria dos casos.
Por meio de algoritmos avançados são identificados padrões suspeitos e sinais de fraude, analisando assim a consistência dos dados, detectando documentos falsificados e identificando atividades fraudulentas.
Além disso, a automação por meio da IA reduz de forma significativa o tempo necessário no processamento de documentos, além de minimizar erros humanos, garantindo uma validação precisa e eficiente.
Ao eliminar a necessidade de recursos humanos para executar tarefas repetitivas de validação, a automação ajuda as empresas a reduzirem custos operacionais e aumentar a eficiência operacional.
Por exemplo, empresas que contam com a Wehandle na sua operação conseguem validar documentos em 24 horas. Isso porque a plataforma faz toda a análise de documentação, automatizando o processo de diligência, por meio da IA atrelada à plataforma.
A funcionalidade traz não só mais confiabilidade na hora de checar documentos, mas também agiliza o trabalho de verificação, permitindo que as equipes foquem em tarefas estratégicas enquanto a ferramenta faz a parte operacional.
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