No mundo baseado em dados de hoje, cada decisão depende de algum tipo de entrada de dados, e isso não é diferente nas empresas que contratam terceiros para prestação de serviços.
Mas antes mesmo de começarmos a entender sobre a centralização de dados, deixe-nos dizer como fica mais fácil quando você tem todas as informações em um só lugar.
Você é do departamento de compras e as informações de terceiros estão espalhadas ao seu redor. Quão difícil pode ser lembrar o que está onde? Não seria mais fácil se você tivesse tudo em um único banco de dados, perfeitamente organizado de acordo com categorias específicas?
Bem, é isso que centralização de dados pode fazer por você. Documentos, dados de terceiros, processos de folha de pagamento e até análise de riscos, todas as informações em um só lugar!
Por isso, neste artigo, destacamos 6 motivos pelos quais centralizar os dados de fornecedores pode trazer uma série de benefícios para a sua empresa. Desde o aumento de produtividade até ajudar a encontrar fornecedores qualificados com agilidade.
Continue lendo para saber mais!
Importância de centralizar os dados de fornecedores
Uma boa gestão de dados de fornecedores é essencial para garantir a conformidade tanto com os padrões de negócios quanto com a legislação. Também é fundamental para a empresa certificar-se de que seus sistemas internos tenham integridade de dados para que possam tomar decisões corretas.
Dados de fornecedores não confiáveis podem levar a uma imagem incompleta e enganosa do status da empresa, representando uma ameaça considerável às operações da organização.
Além disso, dados incorretos de fornecedores podem resultar em interrupção nas cadeias de suprimentos na forma de produtos/serviços de má qualidade e até entregas atrasadas, o que pode levar à insatisfação do cliente e à mudança de consumidores para concorrentes.
Com uma plataforma para a centralização de dados de fornecedores robusta e eficiente, as empresas podem aumentar a produtividade e ajudar a encontrar fornecedores qualificados com segurança e rapidez.
6 motivos para centralizar os dados de fornecedores
Muitas empresas têm dificuldades quando precisam de encontrar informações precisas sobre os potenciais fornecedores. A principal razão para isso é a falta de centralização de dados.
Com um sistema de gerenciamento de dados centralizado, você pode coletar, armazenar e recuperar informações em um único sistema com segurança e ao mesmo tempo ter acesso completo a toda a empresa, bem como ao departamento de compras.
Os principais benefícios de ter um gerenciamento de dados centralizado são fornecer segurança de dados, eficiência operacional, redução de custos e muito mais.
Aqui estão as 6 principais motivos para centralizar os dados de fornecedores na sua empresa:
1. O processo de compra se torna perfeito
Ao buscar um novo fornecedor para a sua empresa, você pode passar por um processo complicado de encontrar o fornecedor ideal, verificar seu portfólio, solicitar cotações e ainda não conseguir fechar um negócio lucrativo, pois não conseguiu acompanhar seus desempenhos anteriores.
Através da prática de centralizar os dados de fornecedores, você pode transformar seu processo de compra convencional em um processo contínuo e ágil. Quando os dados são reunidos em um só lugar, você pode descobrir exatamente qual fornecedor pode atender sua necessidade.
Além disso, os dados centralizados do fornecedor fornecerão as informações necessárias sobre os fornecedores e você pode saber se o fornecedor é confiável ou não, dependendo das avaliações.
2. Cria relacionamentos mais fortes com fornecedores
Ter informações precisas e atualizadas sobre seus fornecedores significa que você pode se conectar com fornecedores de forma rápida, regular e eficaz. O uso de tecnologia e automação em vez de portais de fornecedores facilita a vida de seus fornecedores e libera tempo para se conectar de maneiras mais significativas.
Além disso, um único registro de dados preciso do fornecedor pode permitir o rastreamento de desempenho ao coletar dados sobre métricas como saúde financeira, desempenho operacional e conformidade nas documentações.
3. Acesso rápido à documentação dos fornecedores
Armazenar todas as informações do fornecedor, incluindo certificações relevantes, em um só lugar facilita a avaliação de riscos e a localização de opções que atendem a necessidades específicas.
Para fazer a homologação de fornecedores, por exemplo, são necessários diversos documentos e muitos deles podem precisar ser atualizados com frequência.
O que acontece diariamente nas empresas é que esses documentos muitas vezes são perdidos, pode ser um trabalho tedioso encontrá-los, e principalmente, que estejam atualizados.
Portanto, ao utilizar um sistema de dados centralizado, a consulta dessas documentações e suas datas de validade também é otimizada e mais precisa, reduz o tempo necessário para realizar tarefas e ajuda a minimizar os riscos caso eles estejam desatualizados.
4. Dados centralizados reduz custos
Centralizar dados de fornecedores garante que os fornecedores sejam contratados de acordo com suas competências, competitividade e solidez financeira. Isso ajuda a evitar fornecedores que não são bem qualificados e podem causar riscos no futuro.
Além disso, manter uma fonte central de dados também reduz os custos de processamento manual e economiza tempo da equipe operacional que gerencia os dados. Portanto, habilitar essa estratégia em torno dos fornecedores permitirá um cadastro de fornecedores limpo e preciso, criando transações comerciais muito mais tranquilas.
5. Informações precisas e sempre atualizadas sobre seus fornecedores
Informações imprecisas do fornecedor podem ser um custo muito alto. Afinal, desperdiça tempo, desperdiça dinheiro e pode levar a um risco maior e clientes insatisfeitos.
Dados de fornecedores centralizados e consolidados de forma automatizada eliminam a probabilidade de erro humano. Em vez disso, garante que seu cadastro de fornecedores seja atualizado continuamente à medida que as informações do fornecedor mudam.
6. Aumento da produtividade do departamento de compras
Atualizar manualmente as informações do fornecedor toma o tempo em que sua equipe de compras deveria se concentrar, como ajudar clientes ou construir relacionamentos mais fortes com fornecedores.
Sendo assim, quando todos os dados são centralizados em um só lugar, sua equipe gastará menos tempo organizando os dados e mais tempo se concentrando em atingir as metas de negócios.
Como centralizar os dados de fornecedores?
Por fim, com uma enorme quantidade de dados gerados diariamente, fica difícil reuni-los e organizá-los manualmente. Para armazenar e gerenciar dados de terceiros de forma eficaz, é necessário digitalizá-los para tomar decisões estratégicas.
Mas centralizar os dados de fornecedores exige trabalho e ferramentas. Exige que toda a organização mude para um único banco de dados e ferramentas como a Wehandle ajudam nessa centralização.
Por meio da automação e com menos entradas e processos manuais, centralizar dados de fornecedores pode economizar muito dinheiro e tempo para sua empresa.
Além disso, isso pode levar a uma maior responsabilidade, transparência e registro preciso de dados, que podem ser acessados pelos principais interessados, conforme necessário.
Quer saber mais sobre centralização de dados de fornecedores? Descubra como sua empresa pode se beneficiar do sistema de gestão de terceiros da Wehandle!