O controle de gastos é uma atividade essencial para uma empresa se manter sustentável financeiramente ao longo do tempo. Quando isso inclui terceiros o impacto é ainda maior, pois é preciso se organizar e estar alinhado com esses parceiros.
As consequências da falta de controle de gastos com fornecedores pode levar a prejuízos financeiros enormes. Pensando nisso, trazemos mais sobre a importância desse gerenciamento e também quais estratégias aplicar. Boa leitura!
O que é o controle de gastos?
O controle de gastos consiste em gerenciar despesas, investimentos e recursos de uma organização. Através de uma análise estratégica, é possível entender o quanto economizar e saber a real situação que o negócio se encontra.
A prática ajuda a otimizar os custos financeiros, mas também reduzir os gastos e aumentar os lucros da empresa. É por isso que nesse processo estão envolvidas tarefas como a coleta, manutenção, categorização e avaliação dos dados de gastos.
Importância do controle de gastos com fornecedores
Como visto, o controle de gastos é uma parte crucial da gestão financeira de qualquer negócio, independentemente do tamanho ou setor. A prática tem um impacto significativo no sucesso financeiro da empresa.
Muitas vezes, os gastos com fornecedores representam uma grande parte dos custos operacionais de uma empresa. Controlar esses gastos pode levar a uma redução significativa nos custos totais, o que se reflete diretamente nos lucros.
Por exemplo, a manutenção de um controle eficiente ajuda a preservar o capital de giro da empresa. Isso significa que há mais recursos disponíveis para investir em oportunidades de crescimento, pagar dívidas ou mesmo lidar com despesas imprevistas.
Outro ponto é que as empresas que conseguem controlar seus gastos com fornecedores têm uma vantagem competitiva. Elas podem oferecer preços mais competitivos aos clientes, ajudando a atrair mais negócios e aumentar a participação de mercado.
Como realizar uma auditoria dos gastos com fornecedores?
Realizar uma auditoria dos gastos com fornecedores é um passo importante para entender como o dinheiro está sendo gasto na empresa e identificar áreas nas quais é possível economizar ou otimizar as finanças. Mas, afinal, qual a melhor maneira de fazer isso?
O primeiro passo é coletar dados financeiros. Ou seja, reunir registros financeiros relacionados aos fornecedores, como faturas, recibos, contratos, pedidos de compra, notas fiscais, comprovantes de pagamento, entre outros.
Feito isso, é hora de categorizar gastos. Por exemplo, separe por matéria-prima, serviços, equipamentos, manutenção, transporte, entre outros. Isso ajudará a identificar quais dessas categorias têm maior impacto nos gastos.
A partir disso, é possível fazer uma comparação dos preços pagos pela empresa com os preços de mercado. E como realizar esse comparativo de forma eficiente? Faça pesquisas online, consulte outras empresas do setor, ou mesmo solicite cotações a novos fornecedores.
Outro ponto crucial da auditoria é verificar se todos os itens faturados pelos fornecedores foram realmente entregues ou prestados conforme o combinado. Às vezes, podem ocorrer erros de faturamento que resultam em cobranças incorretas.
Não se esqueça de considerar a qualidade dos produtos ou serviços fornecidos em relação ao preço pago. Às vezes, é preferível pagar um pouco mais por um fornecedor que oferece qualidade superior, mas também pode haver oportunidades de reduzir custos mantendo a qualidade desejada.
Enfim, a ideia é avaliar práticas, processos e desempenho dos fornecedores a fim de garantir que eles atendam aos requisitos estabelecidos pela empresa contratante.
Estratégias para negociar melhores termos com fornecedores
Feita a auditoria, o mais provável é que o próximo passo seja a negociação de melhores termos com fornecedores, o que contribui e muito para o controle de gastos, sem comprometer a qualidade ou entregas.
Aqui vão algumas estratégias que vão ajudar nesse processo.
Faça uma pesquisa
Antes de iniciar as negociações com os seus parceiros comerciais, faça uma pesquisa detalhada sobre o mercado e os fornecedores disponíveis. Conheça os preços médios de mercado para os produtos ou serviços que você está buscando.
Não deixe de avaliar o histórico de desempenho dos fornecedores em termos de qualidade, prazos de entrega e serviço ao cliente.
Estabeleça metas claras
Ao ter a pesquisa pronta, fica mais fácil definir objetivos específicos para a negociação, como redução de custos, prazos de pagamento mais favoráveis, descontos por volume, entre outros.
Para isso, tenha em mente seus limites e pontos de negociação, mas também esteja aberto a compromissos que ainda sejam vantajosos para sua empresa.
Faça a negociação em momentos estratégicos
É muito importante saber o momento certo de negociar, como no final do trimestre ou ano fiscal do fornecedor, quando eles estão mais propensos a oferecer descontos para fechar negócios.
Aproveite períodos de baixa demanda ou sazonalidade para conseguir melhores preços ou condições. Para ajudá-lo nessa tarefa é importante mostrar ao fornecedor que você sabe das outras opções disponíveis no mercado.
Por isso, esteja preparado para mostrar outros fornecedores que ofereçam preços mais competitivos e como isso pode influenciar sua decisão.
Utilize o poder da negociação em grupo
Caso a sua empresa faça parte de uma associação ou grupo de compras, aproveite o poder de negociação em grupo para obter melhores preços e condições comuns para todos os membros.
Portanto, esteja preparado para manter uma comunicação aberta, até mesmo para poder argumentar na hora de negociações com maior valor ou volume.
E se as negociações não estiverem progredindo da maneira desejada ou se os termos propostos não forem vantajosos para sua empresa, esteja preparado para recuar e considerar outras opções.
Leia também: Como criar uma política de compras para sua empresa
Principais benefícios do controle de gastos com fornecedores
Depois de conhecer as estratégias para fazer o controle de gastos com fornecedores, saiba o que a sua empresa pode ganhar ao adotar a prática!
Maior eficácia no planejamento
O planejamento financeiro é parte importante do sucesso de um negócio. Por isso, ele deve ser realizado cuidadosamente e precisa ser projetado levando em consideração cenários distintos.
Assim, é possível controlar gastos e receitas, evitando dívidas desnecessárias e mantendo as contas em dia. Dessa maneira, a organização se prepara para enfrentar as adversidades e ainda assim se manter em operação, dando continuidade aos seus negócios.
Redução de custos
A empresa ao desenvolver um planejamento financeiro eficaz pode otimizar custos, despesas e até cortar alguns gastos considerados desnecessários para o atual momento.
No entanto, é preciso lembrar que não basta sair cortando despesas sem planejamento. Ações sem embasamento podem interromper uma operação importante ainda mais se for em relação aos fornecedores, pois isso pode atrapalhar todo um fluxo organizacional.
Portanto, a partir de um plano de ação, é possível identificar quais custos podem ser otimizados e até cortados sem que interrompa as atividades da sua empresa.
Maior controle e transparência
O controle de gastos permite que as empresas monitorem de forma constante todos os valores gastos com seus fornecedores. Isso significa ter uma visão em tempo real das transações, faturas e despesas relacionadas aos fornecedores.
Com um controle eficaz, é possível detectar rapidamente qualquer desvio em relação ao orçamento estabelecido. Quando os gastos estão fora do esperado, medidas corretivas podem ser tomadas imediatamente para evitar problemas financeiros.
Sem contar que, ao manter um controle rigoroso dos gastos com fornecedores, as empresas demonstram transparência em suas operações. Isso aumenta a credibilidade perante investidores, parceiros comerciais e clientes, fortalecendo a imagem da empresa no mercado.
Como visto, o controle de gastos é algo indispensável na operação de qualquer empresa. Fazê-lo junto dos seus fornecedores traz muitos benefícios para a organização, desde melhorias no planejamento financeiro até maior transparência com as contas.
E então, ainda tem dúvida sobre o assunto? Preparamos um QUIZ para você testar seus desafios com Gestão de Fornecedores. Entenda qual o nível dos seus obstáculos e o que precisa fazer para enfrentá-los! ⬇