Como evitar passivos trabalhistas com compliance estruturado?

Como evitar passivos trabalhistas é um dos maiores desafios para empresas que operam com modelos complexos de contratação, principalmente aquelas que terceirizam parte das suas operações.

A resposta está na construção de um processo sólido de compliance trabalhista, capaz de mapear riscos, implementar controles e garantir a conformidade legal das relações de trabalho.

Neste artigo, vamos explorar como um programa de compliance bem estruturado reduz significativamente a exposição a litígios, multas e condenações, especialmente em ambientes de terceirização.

Também mostraremos como sua empresa pode avançar nesse processo de forma prática, estratégica e escalável.

O que são passivos trabalhistas e por que eles ameaçam a sustentabilidade do negócio?

Os passivos trabalhistas são dívidas ou obrigações legais que surgem do descumprimento da legislação trabalhista.

É comum encontrar passivos decorrentes da ausência de vínculo formal, controle inadequado de jornada, não recolhimento de encargos ou contratos com lacunas jurídicas.

Tais falhas podem gerar passivos ocultos, que surgem tardiamente na forma de ações trabalhistas, autuações fiscais ou acordos com alto custo para a empresa.

De acordo com dados divulgados pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), o Brasil registrou mais de 2 milhões de novas ações trabalhistas em 2023.

Uma parte relevante dessas ações envolve empresas que terceirizam mão de obra, muitas vezes sem o devido cuidado com a responsabilidade legal na terceirização.

Nesse cenário, a pergunta que toda empresa precisa fazer é: como evitar passivos trabalhistas de forma preventiva e estruturada?

O papel do compliance na terceirização: da teoria à prática

Compliance trabalhista é o conjunto de políticas, práticas e controles internos que garantem que a empresa esteja em conformidade com as normas legais e regulamentares nas relações de trabalho.

Isso se aplica tanto a colaboradores diretos quanto a terceiros contratados pela organização.

Quando falamos em compliance na terceirização, o escopo se amplia.

É necessário também garantir que prestadores de serviço e parceiros operem dentro da legalidade, pois a responsabilidade por irregularidades pode recair sobre a contratante.

O compliance trabalhista ocupa papel central na governança corporativa.

Ele contribui diretamente para a redução de riscos, o fortalecimento da cultura organizacional e a conformidade legal em todas as etapas da relação de trabalho.

Terceirização e risco trabalhista: o elo crítico

A terceirização traz vantagens operacionais, como foco no core business e ganho de eficiência, mas também amplia o risco trabalhista na terceirização.

Isso porque, mesmo sem vínculo direto, o contratante pode ser responsabilizado solidariamente por verbas trabalhistas devidas pelo fornecedor terceirizado, como previsto na Lei nº 13.429/2017.

Empresas que não fazem a devida diligência jurídica e documental na escolha e gestão de terceiros incorrem em um risco latente.

A responsabilização ocorre especialmente quando há indícios de pejotização, subordinação direta ou ausência de registros legais.

Para evitar isso, é preciso estruturar um processo robusto de compliance.

Como evitar passivos trabalhistas com um processo estruturado de compliance?

Abaixo, detalhamos os principais pilares de um programa eficaz de compliance trabalhista, especialmente voltado a modelos com terceirização:

1. Mapeamento de riscos trabalhistas

O primeiro passo é mapear todas as formas de contratação existentes na empresa, CLT, PJ, cooperativas, temporários, etc., e identificar quais apresentam maior risco jurídico.

Esse mapeamento deve considerar:

• Existência ou não de contrato formal;
• Regularidade das obrigações fiscais e previdenciárias;
• Riscos de desvio de função ou subordinação;
• Frequência de jornadas extraordinárias não controladas;
• Ausência de política de compliance na cadeia de fornecedores.

2. Implementação de políticas internas claras

A criação de políticas de compliance trabalhista é fundamental para padronizar condutas e orientar gestores. Entre os documentos mais relevantes, destacam-se:

• Código de conduta trabalhista;
• Política de contratação de terceiros;
• Regras sobre jornada, benefícios, saúde e segurança;
• Guia de compliance para fornecedores.

Essas políticas devem ser amplamente divulgadas, assinadas e revisitadas com frequência para alinhamento com alterações legais.

Programas bem estruturados de compliance trabalhista ajudam a reduzir riscos legais ao definir condutas claras, promover padronização e reforçar o controle das relações contratuais com terceiros.

Para sustentar essas boas práticas, um levantamento da KPMG mostra que 59% das empresas com processos de compliance amadurecidos relataram redução direta em passivos trabalhistas e outras contingências legais.

3. Due diligence e auditoria de terceiros

A responsabilidade legal na terceirização não se limita ao momento de contratação. É indispensável manter auditorias periódicas sobre a conformidade dos terceiros contratados.

Recomenda-se avaliar, no mínimo:

• Regularidade fiscal (INSS, FGTS, IRRF, etc.);
• Cumprimento das obrigações trabalhistas;
• Existência de ações judiciais em andamento;
• Documentos como CNDs, contratos e comprovantes de pagamento de encargos.

4. Controle documental e rastreabilidade

Um dos principais fatores de condenação em ações trabalhistas é a ausência de provas por parte das empresas. Portanto, um sistema de gestão de documentos é crucial.

É importante armazenar de forma estruturada:

• Contratos de trabalho e de prestação de serviço;
• Registros de ponto, folhas de pagamento, recibos;
• Comprovantes de recolhimento de encargos;
• Laudos de segurança do trabalho;
• Certificados de treinamentos obrigatórios.

5. Capacitação contínua da liderança

Compliance não é apenas jurídico, é também comportamental e estratégico. Por isso, gestores precisam ser treinados para:

• Identificar riscos nas contratações;
• Seguir protocolos de auditoria e diligência;
• Encaminhar irregularidades aos canais adequados;
• Atuar em conformidade com as normas da empresa.

Empresas maduras treinam suas lideranças continuamente e incluem indicadores de conformidade como parte da avaliação de desempenho.

Indicadores e métricas: como medir a maturidade do compliance trabalhista

Para avaliar se o programa de compliance está surtindo efeito na redução de passivos trabalhistas, a empresa pode adotar alguns KPIs estratégicos, como:

• Número de ações trabalhistas ajuizadas por período;
• Valor provisionado para passivos trabalhistas;
• Percentual de fornecedores auditados regularmente;
• Taxa de contratos sem cláusulas de compliance;
• Tempo médio de resposta a fiscalizações ou autos de infração.

Essas métricas, quando acompanhadas com regularidade, permitem ajustes finos nas políticas e ajudam a demonstrar o comprometimento da empresa com boas práticas de governança.

Compliance como escudo contra riscos trabalhistas

Um processo estruturado de compliance é o caminho mais sólido para evitar passivos trabalhistas, garantir a conformidade na terceirização e proteger a empresa de responsabilidades legais imprevistas.

Negócios que tratam o compliance como prioridade estratégica ganham em previsibilidade jurídica, reputação no mercado e sustentabilidade operacional.

Especialmente em setores com alta rotatividade ou forte uso de terceiros, essa prática deixa de ser diferencial e passa a ser requisito essencial de sobrevivência e crescimento.

Se sua empresa busca uma abordagem segura, escalável e eficiente para evitar riscos trabalhistas, conheça conte com a wehandle.