Plataforma de gestão de terceiros: automação e redução de riscos

A gestão de fornecedores e prestadores de serviço é um dos pontos mais sensíveis em operações de alto risco, como refinarias, plataformas offshore e termelétricas. 

No setor de energia, óleo e gás, a combinação entre complexidade técnica, normas regulatórias rígidas e elevada taxa de terceirização exige soluções que vão além de planilhas.

Nesse contexto, a plataforma de gestão de terceiros surge como elemento central para mitigar riscos jurídicos e operacionais, especialmente quando apoiada por automação e inteligência artificial.

Por que o setor energético precisa de controle digitalizado?

A cadeia de fornecimento no setor energético é extensa e frequentemente compartilhada entre empresas, o que aumenta a necessidade de visibilidade e rastreabilidade. 

Em operações críticas, a falta de controle sobre quem entra nos ambientes pode resultar em acidentes, paralisações e passivos trabalhistas que atingem diretamente a saúde financeira e a reputação das empresas.

Segundo projeções divulgadas pela Exame, o Brasil deve aumentar em 73% a produção de petróleo nos próximos 10 anos, com expectativa de US$ 400 bilhões em investimentos no setor de petróleo, gás e biocombustíveis. 

Esse crescimento impõe inevitavelmente uma pressão adicional por mobilização rápida e segura de mão de obra qualificada. 

Sendo assim, em um ambiente que opera 24 horas por dia, a pergunta deixa de ser “se” e passa a ser “como” organizar terceiros com segurança, conformidade e rastreabilidade.

Automação aplicada à gestão de terceiros: o que muda na prática?

Uma plataforma de gestão de terceiros voltada aos setores de energia, óleo e gás transforma processos operacionais e jurídicos ao unir automação, compliance e inteligência de dados. A seguir, vamos detalhar alguns tópicos importantes:

1. Validação e homologação automatizada

Sistemas com IA conseguem ler e validar documentos (CNDs, ASOs, certificados,treinamentos, entre outros) em escala, reduzindo erros humanos e permitindo que apenas profissionais aptos acessem áreas críticas. A automação garante:

• Bloqueio automático de acesso para colaboradores com documentos vencidos;
• Reaproveitamento de validações quando compatível com regras contratuais;
• Validação ágil sem depender de amostragem;
• Registro imutável de quem validou o quê e quando, o que é essencial para a auditoria.

Esse tipo de tecnologia diminui significativamente a chance de passivos trabalhistas decorrentes de contratações irregulares.

2. Workflows e integrações que evitam gargalos operacionais

Ao automatizar workflows (envio, aprovação, integração com portarias e controle de acesso), a plataforma reduz o tempo de mobilização e corta etapas repetitivas. 

Integrações com sistemas de segurança e GPS de mobilização garantem que só profissionais com comprovação documental possam acessar áreas críticas.

3. Monitoramento contínuo e inteligência de riscos

Dashboards e alertas preditivos apontam fornecedores com maior incidência de não conformidades e permitem ações preventivas, tais como: fiscalizações, treinamentos ou alteração de contratos. 

A análise de dados transforma comportamento em previsibilidade: o alvo deixa de ser a reação e passa a ser a prevenção.

Saúde do trabalho como eixo central de mitigação

No setor de energia, óleo e gás, a Saúde e Segurança do Trabalho (SST) deve estar no centro da gestão de terceiros. 

Integrar SST aos processos de mobilização e compliance, além de proteger vidas, evita passivos legais e mantém a operação segura e eficiente. 

Uma plataforma de gestão de terceiros que cruza exames ocupacionais, ASOs e treinamentos como NR‑10, NR‑33 e NR‑35, além de verificar fichas de EPI quanto à validade e assinaturas, com escalas de trabalho e ordens de serviço permite:

• Validar a aptidão do trabalhador antes da alocação;
• Agendar reciclagens e exames dentro do prazo;
• Agilizar rescisões contratuais ou substituições quando identificadas irregularidades;
• Produzir trilhas de auditoria para comprovar conformidade.

A automação garante que, em caso de imprevistos, a empresa esteja respaldada e em conformidade com as normas de segurança.

Com documentos, NRs e fichas de EPI devidamente validados, é possível comprovar diligência e cumprimento das obrigações legais, reduzindo riscos de responsabilização e fortalecendo a governança sobre terceiros.

Case real: efeito de rede e ganho de agilidade

A wehandle aplica inteligência artificial na validação documental dos colaboradores, de acordo com a matriz de risco definida pelo tomador.

Com isso, a plataforma assegura conformidade, rastreabilidade e agilidade em todas as etapas do processo de gestão de terceiros..

Como explica Juliana Simões, CRO da empresa, em entrevista ao Petronotícias, a plataforma amadureceu e passou a criar conexões entre tomadores e fornecedores, gerando um efeito de rede:

“A plataforma permite que documentos de fornecedores sejam validados rapidamente, entre 24 e 48 horas, e compartilhados, criando um efeito de rede que aumenta a eficiência operacional e reduz riscos trabalhistas”, destaca a executiva.

Cada tomador inclui seus fornecedores no sistema e, como atendem múltiplos clientes, eles já ingressam com documentos previamente validados, sempre em conformidade com as regras específicas de cada contratante.

Dois exemplos que evidenciam esse modelo são os cases da Bravo e da PetroReconcavo, companhias do setor de óleo e gás que atuam na mesma região e compartilham entre 25% e 30% de fornecedores.

Com isso, a otimização das validações entre empresas reduz o tempo de mobilização de dias para horas, além de eliminar redundâncias e retrabalho documental em toda a cadeia de terceiros.

Redução de riscos jurídicos - quantificando impactos

A automatização da gestão de terceiros atua diretamente na mitigação de riscos jurídicos por três vias:

• Prevenção: evita que prestadores sem documentação adequada sejam alocados;
• Prova: gera trilhas de auditoria e logs que demonstram diligência em caso de autuação;
• Remediação: permite ações rápidas (suspensão de atividades, exigência de atualização documental, substituição de profissionais) com impacto operacional minimizado.

Empresas que implementaram plataformas de gestão de terceiros com inteligência artificial, como a wehandle, observaram resultados expressivos.

Entre os principais impactos estão a redução de até 60% nos custos operacionais e a diminuição de até 90% dos passivos trabalhistas relacionados a fornecedores. 

Esses números reforçam que a automação não apenas aumenta a eficiência, mas também oferece proteção jurídica e financeira.

Ela garante que apenas profissionais em conformidade sejam mobilizados e que todas as ações fiquem registradas para auditoria e compliance.

Implementação prática: checklist para empresas dos setores de energia, óleo e gás

1. Mapear fornecedores por criticidade e tipo de serviço

O primeiro passo é identificar quais fornecedores prestam serviços críticos e quais representam maior risco operacional ou jurídico. 

No setor de energia, óleo e gás, isso inclui prestadores que atuam em plataformas, refinarias, termelétricas e redes de distribuição de alta tensão. 

Mapear criticidade permite priorizar auditorias, treinamentos e monitoramento contínuo, garantindo que recursos sejam alocados de forma estratégica.

2. Definir matriz documental por categoria

Cada tipo de serviço exige documentos específicos: certificados de SST, treinamentos obrigatórios (como NR-10, NR-33 e NR-35), exames ocupacionais, licenças ambientais e autorizações regulatórias. 

Criar uma matriz detalhada permite que a plataforma de gestão de terceiros valide automaticamente cada documento, evitando falhas humanas e garantindo conformidade antes da mobilização.

3. Escolher plataforma com IA para validação e integração com portarias

A escolha da tecnologia certa é fundamental. Sistemas com inteligência artificial conseguem ler, validar e armazenar documentos, integrando-se a portarias físicas ou digitais e a sistemas de controle de acesso dos profissionais.. 

Isso reduz o risco de alocar profissionais com documentação inadequada e cria trilhas de auditoria confiáveis para compliance.

4. Parametrizar workflows de mobilização e bloqueios automáticos

Workflows automatizados definem regras claras de mobilização: se algum documento estiver vencido ou incompleto, a plataforma se integra com outros sistemas, como o de catraca, por exemplo, e bloqueia automaticamente a entrada do colaborador até que a situação seja regularizada.

Isso acelera processos, reduz retrabalho, evita passivos trabalhistas e acidentes operacionais.

5. Promover onboarding e treinamentos para fornecedores

Não basta apenas digitalizar documentos: fornecedores e seus colaboradores precisam entender as regras de segurança, compliance e operação. 

A automação permite programar treinamentos online, enviar alertas de reciclagem e acompanhar o progresso em dashboards, garantindo que todos estejam aptos antes da execução dos serviços.

6. Monitorar KPIs de desempenho e compliance

Indicadores estratégicos devem ser acompanhados em tempo real, incluindo tempo de mobilização, fornecedores com pendências, incidentes, não conformidades e redução de passivos trabalhistas.

A análise desses KPIs permite ajustes proativos, fortalecendo a governança e aumentando a eficiência operacional.

Plataforma de gestão de terceiros: proteção, eficiência e vantagem competitiva

Para o setor de energia, óleo e gás a plataforma de gestão de terceiros deixa de ser apenas um custo operacional e passa a ser um instrumento estratégico de proteção, eficiência e vantagem competitiva. 

A automação digital, principalmente quando combinada com inteligência artificial e integração entre áreas, transforma a gestão de terceiros em um processo previsível, auditável e seguro, reduzindo riscos jurídicos e operacionais.

Se sua organização busca transformar a forma como lida com documentos de terceiros e otimizar a mobilização de fornecedores,  conte com a wehandle.