Gestão de documentos: eficiência em empresas reguladas
Empresas que atuam em setores regulados — como saúde, financeiro, farmacêutico, alimentos, telecomunicações e energia — convivem diariamente com exigências normativas rigorosas. Órgãos como ANVISA, BACEN, ANEEL, CVM, ANATEL, entre outros, impõem padrões documentais e operacionais que devem ser atendidos para garantir a conformidade legal.
Em meio a esse cenário, a gestão de documentos se torna um elemento central. Não apenas como uma prática organizacional, mas como um fator crítico de sucesso para a sustentabilidade, eficiência e segurança jurídica da operação.
Neste artigo, vamos explicar o que é uma gestão de documentos eficiente, por que ela é indispensável em empresas reguladas, quais são os principais riscos da má gestão e como estruturar esse processo para atender normas e auditorias com excelência.
O que é gestão de documentos?
Gestão de documentos é o conjunto de práticas, políticas e tecnologias usadas para capturar, armazenar, organizar, controlar, acessar e descartar documentos de forma segura e eficiente.
O objetivo é garantir que todas as informações — físicas ou digitais — estejam disponíveis, atualizadas e acessíveis para as pessoas certas, no momento certo.
Em empresas reguladas, isso inclui desde registros operacionais e contratos com terceiros até laudos técnicos, protocolos de qualidade, evidências de conformidade e documentos fiscais.
Por que a gestão de documentos é crítica em empresas reguladas?
A gestão de documentos em ambientes regulados vai muito além da organização interna. Ela é, na prática, um instrumento de rastreabilidade, conformidade e proteção jurídica. Veja os principais motivos:
1. Conformidade com legislações específicas
Empresas reguladas precisam atender a exigências legais e regulatórias complexas. Isso inclui:
- Registros obrigatórios, como relatórios financeiros, documentos de rastreabilidade de produtos, registros de testes de qualidade ou contratos com prestadores de serviço.
- Prazos de guarda definidos por lei, que variam de 5 a 20 anos dependendo do setor.
Evidências documentais para processos de fiscalização, auditorias e certificações.
Exemplo: empresas do setor farmacêutico devem seguir as Boas Práticas de Fabricação (BPF), que exigem controle total de documentos relacionados à produção, armazenamento e distribuição.
2. Preparo para auditorias internas e externas
Auditorias — sejam elas internas, regulatórias ou de certificação (como ISO, ANVISA ou ANATEL) — exigem rápida apresentação de documentos. Sem um sistema estruturado, localizar e comprovar informações pode se tornar um risco operacional e jurídico.
3. Redução de riscos e passivos
A falta de controle documental pode gerar:
- Multas por descumprimento de normas regulatórias
- Riscos trabalhistas, quando não há contratos ou documentações claras com colaboradores ou terceiros
- Perda de certificações
- Impossibilidade de se defender legalmente por falta de provas ou registros
4. Segurança da informação
Empresas que lidam com dados sensíveis (como pacientes, clientes bancários ou projetos técnicos confidenciais) precisam garantir sigilo, integridade e disponibilidade da informação.
E isso só é possível com uma gestão documental alinhada às diretrizes da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e normas de segurança da informação, como a ISO 27001.
Quais documentos precisam ser controlados?
Em empresas reguladas, os principais tipos de documentos que devem ser organizados e controlados incluem:
- Registros legais e fiscais: contratos, notas fiscais, registros contábeis, declarações regulatórias.
- Documentos de qualidade e conformidade: protocolos, laudos, checklists, evidências de testes, manuais, procedimentos.
- Documentos operacionais: ordens de serviço, relatórios técnicos, registros de produção.
- Documentos de RH e compliance: contratos de trabalho, contratos de PJ, fichas de EPI, treinamentos obrigatórios.
- Documentos de fornecedores e terceiros: contratos, certificados, comprovantes de regularidade fiscal.
- Políticas internas e comunicados oficiais: códigos de conduta, políticas de segurança da informação, planos de resposta a incidentes.
Os principais desafios da gestão documental em empresas reguladas
Apesar da importância, muitas empresas ainda enfrentam dificuldades para estruturar a gestão de documentos de forma eficiente. Entre os principais desafios estão:
Volume crescente de documentos
Empresas reguladas geram um número enorme de documentos todos os dias. Sem padronização e ferramentas adequadas, esse volume se torna difícil de organizar e consultar.
Falta de padronização e versionamento
A ausência de controle sobre versões de documentos, responsáveis por alterações e aprovações, pode comprometer a rastreabilidade e gerar não conformidades em auditorias.
Documentos em papel ou mal digitalizados
Ainda é comum que empresas mantenham arquivos físicos ou façam digitalizações sem critérios. Isso dificulta buscas, compromete a segurança da informação e aumenta o risco de perda.
Baixa integração entre áreas
Quando diferentes departamentos gerenciam documentos de forma isolada, surgem problemas como duplicidade de arquivos, inconsistências de informações e dificuldades de acesso para quem precisa.
Como estruturar uma gestão de documentos eficiente?
Para empresas reguladas, uma boa gestão documental começa por uma abordagem estratégica. Veja as etapas fundamentais:
1. Mapear os documentos críticos
Identifique quais documentos precisam ser controlados em cada área da empresa — e quais são exigidos por normativas específicas. Crie uma matriz de documentos com:
- Tipo de documento
- Responsável
- Local de armazenamento
- Prazo de guarda
- Nível de sigilo
- Frequência de atualização
2. Estabelecer políticas internas
É essencial criar políticas claras sobre:
- Nomeação e versionamento de arquivos
- Controle de acesso
- Processos de revisão e aprovação
- Fluxos de guarda, descarte e digitalização
Essas políticas devem ser formalizadas e comunicadas a todos os colaboradores.
3. Digitalizar e centralizar documentos
A digitalização com critérios de qualidade (OCR, metadados, estrutura de pastas) e o uso de uma plataforma única facilitam buscas, controle de acessos e gestão de versões.
4. Usar tecnologia especializada
Ferramentas de gestão documental como a wehandle automatizam o controle, garantem rastreabilidade e facilitam o atendimento a auditorias. Com soluções desse tipo, é possível:
- Armazenar documentos com segurança
- Criar fluxos de aprovação
- Controlar prazos de vencimento
- Gerar trilhas de auditoria
- Garantir backup automático
5. Treinar a equipe
A gestão de documentos não depende só de uma área. Todos os colaboradores devem ser treinados para lidar corretamente com a documentação que manipulam.
Indicadores para acompanhar a eficácia da gestão documental
Medir o desempenho da gestão de documentos ajuda a manter a operação eficiente e segura. Alguns KPIs úteis:
- Tempo médio de localização de documentos;
- Nível de conformidade com auditorias;
- Percentual de documentos vencidos ou fora do padrão;
- Volume de documentos digitalizados x físicos;
- Frequência de acessos não autorizados ou inconsistências;
A gestão documental como aliada estratégica da conformidade
Em empresas reguladas, a gestão de documentos não é uma burocracia — é um diferencial competitivo.
Negócios que tratam a documentação com seriedade ganham agilidade em auditorias, reduzem riscos legais, fortalecem sua governança e demonstram maturidade operacional.
Uma gestão de documentos eficiente promove transparência, responsabilidade e confiança. E com o apoio da tecnologia certa, esse processo se torna simples, seguro e integrado à rotina da empresa.
Se a sua empresa atua em um setor regulado e precisa fortalecer seus processos de conformidade, conheça a plataforma da wehandle. Um abraço e até a próxima!