O cotidiano corporativo é envolvido por uma série de burocracias. Logo, facilitar os processos contribui para que a empresa atue de forma mais eficiente. Mas, para que isso aconteça, é preciso seguir normas e leis que determinam a forma de trabalhar.
Adotar auditorias é uma forma de checar a conformidade da atuação dos diferentes setores e fazê-los atingir seu máximo potencial. Uma das mais importantes é a auditoria trabalhista, que promove o controle e prevenção de problemas ligados às relações de trabalho.
Para explicar melhor sobre esse tipo de auditoria trouxemos neste artigo um panorama sobre a importância, forma de fazer e benefícios. Boa leitura!
O que é a auditoria trabalhista?
A auditoria trabalhista é uma forma de controle e prevenção de problemas tanto de ordem administrativa quanto jurídica ligados às questões trabalhistas por meio da identificação dos potenciais riscos.
A ideia é evitar prejuízos e manter a conformidade tendo em vista a legislação e as normas que regem as relações de trabalho, que tem reflexo sobre as demandas fiscais, financeiras e previdenciárias.
Toda auditoria visa trazer maior segurança jurídica para a organização, a partir de um planejamento que faz a integração de todos os departamentos e responsáveis envolvidos.
Mesmo sem condenações pela Justiça do Trabalho ou infrações existentes, é obrigação da companhia investigar e controlar as rotinas de trabalho através da auditoria trabalhista. Tendo em vista que ela não trabalha apenas na solução de problemas, mas também na prevenção.
Entre os principais problemas encontrados por um auditoria trabalhista estão:
- horas extras e integrações mal contadas;
- justa causa equivocada;
- problemas com terceirização;
- acidentes de trabalho;
- FGTS;
- descontos indevidos;
- problemas com os adicionais de insalubridade e periculosidade;
- entre outros.
Qual a importância deste tipo de auditoria?
Este tipo de auditoria tem um trabalho preventivo e de auto-análise, que auxilia o RH na busca por excelência e na execução de suas obrigações e processos organizacionais.
Sob essa ótica, a auditoria trabalhista tem um papel importante ao evitar uma série de obstáculos existentes dentro das empresas, que pode levar ao descontentamento dos profissionais que ali atuam.
A auditoria trabalhista defende interesses dos dois lados da empresa: o empregador e o empregado. No caso do empregado, o objetivo é evitar que ele seja prejudicado por falhas processuais. Assim, ela defende os direitos legais dos trabalhadores e garante por meio da análise crítica da administração empresarial a correta execução das rotinas trabalhistas.
Por sua vez, para o empregador, a auditoria tem um papel ainda mais importante. Isso porque é por meio dela que é feita a prevenção de problemas com os órgãos competentes da área trabalhista, evitando a propagação de falhas que podem incorrer em autuações fiscais ou ainda em reclamações trabalhistas.
Ela oferece ao RH uma visão ampla dos processos operacionais e gerenciais, o que pode ser trabalhado como dado estratégico pela área, servindo como parâmetro de ações corretivas e de melhoria contínua.
No entanto, para que isso funcione é preciso que o auditor tenha um profundo conhecimento sobre as tarefas do RH, como gestão de pessoas, tendências deste tipo de administração, legislação trabalhista e aspectos comportamentais.
Como ocorre o processo de auditoria trabalhista?
A auditoria trabalhista é um processo realizado no ambiente interno de uma empresa, por um profissional qualificado para a função. Cálculos da folha de pagamento, rotinas trabalhistas e trâmites do Departamento Pessoal são alguns dos aspectos analisados. Confira a seguir!
Abordagem inicial
Nesta primeira fase da auditoria trabalhista, será feita uma conversa com os gestores da empresa para entender mais sobre o negócio, setores, bem como atividades realizadas por colaboradores junto do RH.
Reunião
Depois da conversa inicial é necessário se apresentar para outros profissionais da empresa, especialmente para aqueles que irão ajudar com a entrega de documentos trabalhistas.
Execução
Neste momento, é preciso reunir os documentos do DP ou RH e fazer o acompanhamento da rotina dos profissionais dos diferentes setores. Uma vez que os arquivos relevantes foram recebidos para análise e observado como é a rotina, processos e controles dos colaboradores que atuam na área trabalhista, começa a análise.
Todos os documentos vistos devem fazer parte do relatório de auditoria. Em caso de erros identificados, eles devem ser inseridos posteriormente no relatório, assim como as recomendações para a correção e as suas bases legais.
Controle
Após fazer a análise, o auditor fará o controle das correções que precisam ser feitas. Tendo comentado e realizado as revisões de documentos, é o momento de fazer uma reunião final, que serve para comentar sobre o conteúdo do que estará presente no relatório da auditoria.
Relatório final
O relatório final é a entrega do documento que relata todo o processo de auditoria, desde o levantamento de informações, até as mostrar o que estava errado e como isso deve ser corrigido. Depois de entregue, a auditoria é dada como finalizada. Mas é preciso realizar o acompanhamento até mesmo para checar a aplicação das correções e a conformidade.
5 vantagens da auditoria trabalhista
Como vimos, a auditoria trabalhista é crucial não só para a empresa, mas também para o profissional que atua nela. Por isso, é possível elencar vários benefícios de realizá-la. A seguir vamos destacar os principais!
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Criar boas práticas para a empresa
Por meio da auditoria trabalhista, todos os documentos e processos de uma empresa passam por uma análise cuidadosa, considerando os comandos legais com análise da integridade dos atos e contratos adotados.
A partir do momento que existem práticas que demandam correções por parte dos gestores ou de determinado setor, elas devem ser apontadas no relatório de auditoria com a orientação para que os processos sejam regularizados. Com isso, o relatório se torna um instrumento para que a empresa mapeie suas ações e, assim, possa adotar boas práticas que evitam problemas trabalhistas.
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Redução e prevenção do ajuizamento de ações trabalhistas
Esse é um dos maiores benefícios da auditoria trabalhista, tendo em vista que ela evita o ajuizamento de novas demandas através da correção de ações consideradas como foco do problema.
O resultado da auditoria vai além do caráter corretivo, ela serve também como um instrumento de prevenção, tendo em vista que a empresa passa a conhecer as potenciais condenações trabalhistas aos quais ela está exposta.
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Melhora na imagem da empresa
Ser uma empresa sem complicações na lei é muito positivo para a imagem da marca. A certeza de que existe transparência e as regras são cumpridas estimula as pessoas a quererem trabalhar na organização, sendo inclusive um diferencial na hora de receber investimentos.
Além do mais, estar em conformidade permite a aquisição de certificações que mostram o seu negócio como uma empresa confiável e que está dentro dos parâmetros legais.
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Redução de custos
Ter processos internos mal geridos podem trazer vários prejuízos para o negócio, o que inclui custos elevados, causado por multas, encargos sociais e fraudes. Por meio da auditoria trabalhista, os problemas trabalhistas e contábeis do negócio são mitigados.
Ao adotar essa prática de auditar seus documentos, a empresa evita problemas como processos judiciais trabalhistas, que podem aumentar os custos do negócio.
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Minimiza problemas com a fiscalização
A transparência proporcionada pela auditoria trabalhista, elimina as irregularidades vindas da falta de conhecimento sobre as operações internas. Consequentemente, esse trabalho diminui o risco de fraudes e abre caminho para correções de infrações na legislação do trabalho.
Além disso, diminui as reclamações e evita que os erros se agravem. Isso é um fator de incentivo para os funcionários se alinharem aos valores da empresa seguindo as suas normas. Tudo isso minimiza problemas com a fiscalização, pois os processos estão em conformidade com as regras da legislação.
Independentemente do tamanho da empresa, a auditoria trabalhista é um processo benéfico e crucial para o sucesso da operação. A ferramenta é indispensável para qualquer tomada de decisão. No entanto, para obter todos os seus benefícios e de fato descobrir todos os riscos que rondam sua empresa, ela precisa ser bem feita.
Se você tem dúvidas sobre o assunto ou quer compartilhar as suas experiências, deixe o seu comentário!