A auditoria é um processo complexo e que demanda uma série de ações de uma organização, entre elas o gerenciamento documental. Afinal, os documentos servem para respaldar todas as análises feitas.
Por isso, manter os arquivos organizados e acessíveis é tão importante. Com a ferramenta certa é possível evitar problemas e manter tudo em conformidade para o momento da auditoria de documentos.
Quer entender melhor como funciona o processo de auditoria de documentos? Continue a leitura!
O que é auditoria de documentos?
De maneira resumida, auditar significa examinar, investigar ou periciar. A ideia é dar suporte em casos judiciais, ajustando e balanceando contas, mas também apontando discrepâncias entre ativos e passivos.
Logo, podemos definir a auditoria de documentos como um tipo de monitoramento que visa examinar documentos, de registros financeiros a contratos e documentos de terceiros. A auditoria pode acontecer antes ou durante processos investigativos sejam eles internos ou externos. A ideia é que ao auditar a documentação, as organizações possam obter dados importantes e precisos sobre a integridade do negócio.
Modelos de auditoria
Existem dois modelos de auditoria, sendo eles:
Interna
Na auditoria interna, os responsáveis pela execução são os próprios profissionais da empresa. O objetivo é averiguar se os processos estão de acordo com procedimentos internos. Com o resultado em mãos, é realizada uma análise crítica sobre o que foi auditado.
Assim, a empresa poderá checar lacunas que estejam afetando os processos operacionais e agir para resolvê-los. Vale destacar que o indicado é que os profissionais sejam treinados para realizar o procedimento.
Auditoria externa
A auditoria externa é feita por auditores independentes ou empresas especializadas. O modelo visa checar os processos internos da empresa. De acordo com a Lei nº 11.638/2007, empresas de grande porte (com ativos totais superiores a R$ 240 milhões ou receita bruta anual superior a R$ 300 milhões — são obrigadas a realizar a auditoria externa).
Critérios para uma auditoria de documentos de qualidade
Os critérios da auditoria são os padrões utilizados que servem como referência para que a evidências encontradas na documentação possam ser comparadas. O objetivo é verificar se o documento está em conformidade ou não.
Estão inclusos nesses critérios normas de normas de referência, requisitos, legislações, regulamentações, processos internos encontrados em normas da organização, manuais ou uma instrução técnica que é referenciada dentro da gestão.
Etapas da auditoria
Saiba como dividir a auditoria, passo a passo!
Planejamento
A primeira fase de uma auditoria de documentos é o planejamento. É nessa etapa que são estabelecidas o escopo de trabalho, objetivos, justificativas e resultados esperados.
Execução
A segunda etapa é a execução. Ela compreende a coleta de dados e é feita por acesso a documentos, questionários e entrevistas para a coleta de respostas às questões de auditoria.
Relatório
A terceira etapa da auditoria é a elaboração de um relatório ou parecer. Depois de concluída a execução, a equipe de auditores se reunirá para debater as áreas problemáticas e recomendar a correção de problemas. Tais dados vão compor o relatório.
Como se organizar para a auditoria de documentos?
Aprenda como fazer a auditoria de documentos!
Faça a classificação dos documentos
O primeiro passo da auditoria documental deve ser justamente organizar os documentos, separando-os por categorias. O mais comum é que as empresas definam alguns critérios para classificar os documentos:
- estrutural: a estrutura organizacional, ou seja, como a empresa está organizada por departamentos, áreas e outros;
- funcional: a função de cada documento;
- assunto: conteúdo do documento.
Além dessas, temos também outras maneiras de classificar documentos:
- gênero: a maneira como o documento está apresentado (texto, planilha e outros);
- espécie: classificação do documento a partir da finalidade de uso dos dados, por exemplo, um contrato de prestação de serviços;
- tipologia: é o tipo do documento. Assim, a configuração que o documento assume a partir da espécie (como exemplo, o contrato é considerado a espécie e o contrato de trabalho é o tipo).
- forma: fase de preparação do documento, podendo ser pré-original (rascunho), original ou pós-original (cópia).
- formato: leva em consideração as características técnicas e físicas do documento.
- natureza do assunto: especifica se o assunto do documento é ostensivo (ou seja, a divulgação não representaria um problema para a empresa) ou sigiloso.
Nomeie os arquivos
Quando falamos sobre documentação digital, o mais indicado é nomear os arquivos de maneira que ao buscá-los, fique mais fácil encontrá-los. Existem diferentes maneiras de inserir nomenclatura. Existem empresas que têm códigos próprios, por exemplo. O ideal é seguir uma lógica de categorização de arquivos.
Faça a organização por pastas
Depois de nomear os arquivos, é hora de organizá-los em pastas. Utilizar esse sistema é interessante tanto para documentos físicos como para os digitais. Assim como a nomenclatura, o mais adequado é que a organização das pastas siga a lógica da categorização dos documentos. Assim, fica mais fácil achá-los.
Por exemplo, o setor financeiro tem uma série de documentos, para poder organizá-los, o setor pode seguir uma estrutura em pastas: financeiro > propostas comerciais > 2023.
Mantenha uma rotina de organização
Ter uma rotina para organizar os documentos vai ajudar (e muito) a empresa, especialmente na hora que ela for passar por uma auditoria de documentos. Quando falamos sobre arquivos eletrônicos, fica ainda mais fácil adotar essa rotina, tendo em vista que é possível já nomeá-los com um nome padrão e movê-los de pasta em caso de necessidade.
Caso não seja possível fazer isso na hora, o indicado é ter dias e horários específicos para executar a tarefa. Da mesma maneira, é preciso manter essa definição em caso de documentos físicos.
Vantagens da auditoria de documentos
Agora, é o momento de conhecer melhor quais os benefícios de auditar a documentação!
Conferir a aplicação das políticas da empresa
Quando se trata de uma empresa seguir as políticas internas é essencial. Mas como saber se isso está acontecendo? Simples, auditoria de documentos.
Como já destacamos, o principal objetivo da auditoria é justamente permitir a investigação de documentos para saber se as regras preestabelecidas pelo negócio estão sendo respeitadas e colocadas em práticas e quais os efeitos disso na rotina do negócio. Por exemplo, se a empresa contrata terceiros, ela precisa assegurar que eles estejam em conformidade com as suas regras internas.
Avaliar a efetividade das regras
As normas da empresa também precisam ser checadas. O compliance ficará com a responsabilidade de determinar as normas essenciais e fiscalizá-las, a auditoria de documentos vem justamente para atestar se elas estão sendo atendidas.
Através da observação dos documentos, será possível determinar a conformidade, evitar fraudes e também problemas referentes à ética ou mesmo corrupção dentro da empresa.
Antecipar problemas
Ao avaliar as políticas, controles e normas, a auditoria de documento permite a identificação de problemas reais ou potenciais que podem representar um risco para a empresa.
Por esse motivo, a auditoria é tão importante, pois evita que esses problemas surjam e, ao mesmo tempo, minimiza os efeitos deles. Vale lembrar que ocorrências podem ser bastante prejudiciais a uma marca, logo, é necessário estar sempre atento durante a avaliação dos documentos.
Melhorar a tomada de decisão
Cabe ainda destacar o quanto a auditoria de documentos contribui para a tomada de decisões. Por meio de uma análise apurada dos arquivos, é possível apontar oportunidades.
A auditoria é uma maneira de ir além, de perceber e prever diferentes cenários e possibilidades, algo essencial para decidir ou não por um caminho.
Tecnologia na auditoria de documentos
Para que a auditoria de documentos seja eficiente é fundamental que os arquivos documentais sejam mantidos e organizados corretamente. Diante da quantidade de materiais que a empresa produz, o mais indicado é contar com um software de gestão de documentos, que auxilie na manutenção dos arquivos.
Se você quer uma ferramenta que auxilie na manutenção da segurança de dados, conte com a Wehandle. Por meio da nossa plataforma, você consegue automatizar a sua gestão de documentos, mantendo dados importantes da operação disponíveis para a auditoria.
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