A avaliação de documentos é um processo que precisa ser feito com muita cautela, pois influencia todos os demais procedimentos da empresa, além de ter um papel importante para minimizar os riscos. Sejam eles operacionais, financeiros ou reputacionais. Mas quando falamos da avaliação de documentos de terceiros, há ainda mais desafios que precisam ser enfrentados.
Além de avaliar e validar informações fornecidas por terceiros, é preciso gerenciar o grande e importante fluxo de dados e documentos que as empresas lidam a todo momento. Como resultado, atualmente é impossível ter uma avaliação eficiente e otimizada sem a ajuda da automação e tecnologias.
Portanto, no artigo a seguir, apresentaremos a importância da avaliação de documentos de terceiros e os impactos positivos que ela pode proporcionar. Além disso, ao final deste conteúdo, você terá 4 dicas para você adotar na sua rotina de gestão e não sofrer com erros, perdas ou falta de controle de documentos. Confira!
Para que serve a avaliação de documentos?
Quando sua organização é relativamente pequena e você lida apenas com um pequeno número de documentos por semana, a gestão de documentos pode não ser um problema.
No entanto, à medida que sua organização cresce e precisa armazenar e avaliar centenas, senão milhares de documentos por mês, você verá como a gestão de documentos pode ser uma batalha constante.
Por isso, a avaliação de documentos eficiente e assertiva gera impacto positivo para qualquer empresa, principalmente as que precisam validar as documentações fornecidas por terceiros.
Porém, para fazer tudo isso, é preciso ir além dos mecanismos tradicionais, ter documentos digitais e fazer da tecnologia uma aliada. Assim, essas ferramentas são capazes de validar informações, homologar fornecedores com mais agilidade e possibilita maior segurança para escolher novos parceiros.
Dessa forma, além de ter dados e documentos estruturados para os devidos fins em sua organização, também é possível promover rotinas mais inteligentes e reduzir riscos que os terceiros podem levar para a empresa.
Em outras palavras, otimizar a avaliação de documentos de terceiros torna-se uma prática comercial indispensável.
Principais benefícios da otimização da avaliação de documentos
Essa estratégia de automação e otimização oferece benefícios importantes para a avaliação e organização de seus documentos. Veja os principais:
Menor incidência de erros, falhas e perdas
As possibilidades de erros são reduzidas, pois há menor incidência do fator erro humano e muitos processos são automatizados. Isso economiza um tempo precioso que não pode ser poupado.
Redução de fraude documental
Fraude documental é um problema para qualquer empresa. Mas, com a avaliação otimizada de documentos, as chances de a empresa encontrar pontos que indicam falhas graves se tornam muito maiores. Todo o histórico de relacionamento com um fornecedor, por exemplo, pode ser avaliado para validar informações e, assim, evitar que informações adulteradas sejam usadas.
Economia de tempo
A avaliação dos documentos fornecidos por terceiros pode levar muito tempo caso seja realizada de forma manual, isso acaba resultando em perda de tempo. Qualquer processo de negócios que exija aprovação e validação pode enfrentar gargalos significativos. Por outro lado, a avaliação e a gestão de documentos otimizados podem eliminar atividades redundantes e melhorar o fluxo de trabalho, reduzindo o tempo de conclusão.
Maior acessibilidade
Você ainda está perdendo tempo procurando documentos físicos em papel em um armário de arquivos ou percorrendo infinitas pastas na área de trabalho ou e-mail? Por isso, a implementação de um Sistema de Gestão de Terceiros que forneça um local seguro para armazenar e gerenciar documentos é indispensável.
Dessa forma, com a melhoria nos processos de avaliação e documentos digitais, fica mais fácil acessar e consultar as informações. Afinal, os arquivos estão disponíveis em tempo integral.
Agilidade e otimização de processos
Com um processo otimizado, os documentos podem ser distribuídos, avaliados e aprovados com mais rapidez. Isso se aplica principalmente a contratos, certificações em NRs, documentos trabalhistas e previdenciários como guias de contribuição sindical, por exemplo.
Redução de custos
Os documentos são uma parte necessária de qualquer negócio ou organização. A implementação de uma avaliação otimizada e automatizada para gerenciar esses documentos pode agilizar os fluxos de trabalho de sua empresa e economizar tempo e dinheiro.
Por fim, tudo listado acima, desde economia de tempo e aumento de produtividade a redução de fraudes, resulta em redução de custos para a empresa. O que é sempre um objetivo de qualquer gestor.
Como otimizar a avaliação de documentos em 4 passos
Para atingir os objetivos da avaliação de documentos de terceiros na empresa, veja como otimizar esse processo com um passo a passo:
1. Defina metas claras
Há uma clara mudança na forma como as empresas fazem negócios e na solicitação de serviços por parte dos clientes. Os últimos anos foram marcados pela expansão da tecnologia, em geral, como ferramenta rotineira para os mais variados usos.
Portanto, o primeiro passo no seu processo de avaliação de documentos adaptado à realidade digital em que vivemos é estabelecer objetivos e regras básicas para essa tarefa em sua empresa.
Isso tornará toda a estratégia mais eficiente e com menos falhas, pois quando criamos padrões, todos na empresa devem segui-los. Mas com o uso de um Sistema de Gestão de Documentos, tudo isso se torna otimizado.
2. Armazenamento de dados
A falta de organização é o caminho mais fácil para o fracasso e a perda. Nesse contexto, será muito difícil fazer uma avaliação documental precisa se os dados e as informações tiver tratamento adequado.
Para isso, é necessário ter políticas bem definidas e processos alinhados sobre o assunto, para que qualquer tipo de fluxo de informações seja recebido com segurança e integridade. Essa orientação é fundamental para ter confiança nos documentos que estão sendo avaliados, evitando que informações desatualizadas e erradas sejam consideradas.
3. Validação das informações
O segundo passo em uma boa avaliação de documentos é garantir a qualidade e a segurança das informações utilizadas. Para isso, os gestores devem estipular uma política de validação dos dados.
A validação de documentos é um processo de segurança que confirma as informações fornecidas pelo fornecedor. Por meio de uma série de procedimentos automatizados, a empresa capta as informações nos documentos e realiza uma avaliação junto a instituições públicas e privadas.
Nesse processo, é feito o cruzamento com os dados disponíveis nas fontes de informação para validá-los. Dessa forma, a empresa pode avaliar os riscos que aquele fornecedor pode oferecer ao seu negócio.
4. Utilize a tecnologia
Como dito anteriormente, estamos em uma era totalmente digital. Portanto, você deve atender a essa realidade se quiser manter sua empresa ativa e competitiva no mercado.
Além disso, devido à complexidade dos dados, informações e documentos que precisam ser analisados, processos manuais e até planilhas já se tornaram insuficientes.
Nesse sentido, é fator básico e essencial investir e implantar ferramentas de automação, como softwares que possibilitem avaliação documental, pois o negócio precisa ser gerenciado considerando as particularidades de todos os setores, não isoladamente.
Você pode querer acelerar o processo de contratação de terceiros e reduzir os riscos financeiros. Nesse caso, a automação funciona bem com processos simples ou repetitivos porque as etapas do fluxo de trabalho são fáceis de definir e otimizar e o tempo economizado é fácil de quantificar.
Por exemplo, uma indústria pode encontrar no sistema de gestão de terceiros que possibilita a avaliação de documentos, a facilidade de validar a documentação necessária para homologar fornecedores mais rapidamente. Através de consultas públicas e privadas de forma rápida.
Antes de automatizar esse processo, pode levar horas e até dias para encontrar um fornecedor confiável que esteja com todas as documentações em dia. Com um sistema de gestão de terceiros que oferece essa avaliação, as empresas podem obter uma resposta automatizada em minutos. Dessa forma, é possível prevenir e mitigar os riscos.
Como a wehandle pode ajudar a sua empresa na avaliação de documentos de terceiros
A avaliação de documentos de terceiros representa não apenas um aspecto estratégico para muitas empresas, mas também um procedimento capaz de elevar os resultados da empresa e evitar os maiores desafios enfrentados por esse segmento, como riscos financeiros e prejuízos.
Na wehandle, queremos ajudá-lo a aplicar as melhores práticas de gestão de documentos. Somos uma plataforma especializada na gestão de terceiros que possibilita a análise e seleção de documentos, isso levará seu negócio ao próximo nível. A wehandle permite que você controle e compartilhe documentos com facilidade, além de armazená-los com segurança na nuvem.
Nosso software avalia, valida e monitora vencimentos e pendências de todas as documentações fornecidas por terceiros. Dessa forma, você evita correr riscos que podem afetar o financeiro e a reputação da sua empresa. Além do mais, você não precisará mais se preocupar com os riscos trabalhistas e legais envolvidos na contratação de novos fornecedores.
Sua empresa encontrou desafios relacionados à avaliação de documentos? Entre em contato conosco e fale com um de nossos especialistas.
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