Garantir que a sua empresa tenha tudo o que precisa para funcionar é muito importante. A gestão de compras ajuda a tomar decisões sobre o que comprar, quando comprar e como escolher os melhores parceiros comerciais para o seu negócio.
Tendo em vista que os fornecedores são um importante componente da gestão de vendas, neste artigo vamos dar dicas valiosas para evitar dificuldades de comunicação, falhas que comprometam os seus produtos e serviços, como manter um bom relacionamento com esses parceiros e outros detalhes. Continua a leitura e saiba como melhorar a gestão de compras e fornecedores da sua empresa!
1. Construa a sua estratégia de compras
Antes de qualquer coisa, você vai precisar em como a sua empresa faz a aquisição de insumos. Para construir uma estratégia de compras, é necessário conhecer alguns passos que ajudarão no desenvolvimento estratégico do processo, o que inclui:
- análise da situação atual: avaliar a situação atual da gestão de compras na sua organização inclui a revisão de processos existentes, identificação de pontos fortes e áreas de melhoria, bem como a avaliação do desempenho dos fornecedores atuais;
- definição de objetivos: estabeleça metas claras e mensuráveis para a gestão de compras, como reduzir custos, melhorar a qualidade dos produtos, aumentar a eficiência operacional, entre outros;
- segmentação de fornecedores: classifique seus parceiros comerciais em categorias com base na importância estratégica deles e no volume de compras. Isso vai permitir uma abordagem mais direcionada e personalizada para cada categoria;
- avaliação de riscos: riscos financeiros, de qualidade, de entrega e tudo que afete a cadeia de suprimentos deve ser estudado, a fim de que estratégias para mitigar riscos possam ser desenvolvidas;
- padronização de processos: padronize a gestão de compras sempre que possível para garantir consistência e eficiência;
- negociação estratégica: desenvolva habilidades de negociação eficazes. Isso pode envolver a busca de descontos, a negociação de termos contratuais favoráveis e a exploração de oportunidades de colaboração a longo prazo;
- aprimoramento contínuo: estabeleça um ciclo de melhoria contínua, revisando regularmente os processos de compras, identificando oportunidades de aprimoramento e ajustando a estratégia conforme necessário.
2. Identifique potenciais fornecedores
Não existe nada pior que estabelecer um relacionamento com um fornecedor e descobrir mais tarde que a escolha foi errada. Por exemplo, a empresa contratou um parceiro comercial que oferecia um preço bom, mas depois de um tempo observou que os padrões de qualidade eram baixos.
As diferenças entre suas necessidades e o que é oferecido podem adicionar custos, mas também gerar atrasos e prejudicar a reputação da sua empresa, caso o equipamento ou os recursos forem de qualidade inferior.
Nesse sentido, usar os 10 Cs da Avaliação do Fornecedor pode contribuir para evitar problemas nessa relação entre fornecedor e empresa. A lista permite definir quais as necessidades da sua empresa, quando será preciso adquirir algo e entender de que maneira os fornecedores podem atendê-lo, definindo assim a lista de quais as melhores opções para a sua organização.
Os 10 Cs são:
- competência;
- capacidade;
- comprometimento;
- controle;
- cash (dinheiro);
- custo;
- consistência;
- cultura;
- clean (limpeza);
- comunicação.
3. Avalie continuamente os fornecedores
Quando se trata da relação entre a gestão de compras e fornecedores, uma das principais dicas é avaliar continuamente esses parceiros de negócio. Já até foi mencionado os 10 Cs, que são essenciais, mas é preciso ir além disso.
Uma boa estratégia é definir indicadores de desempenho que permitam analisar como está sendo o atendimento de demandas, considerando prazos, custos, flexibilidade na negociação, garantia de qualidade, pontualidade na entrega, entre outros.
Vale reforçar que esses indicadores precisam ser compartilhados com todos os stakeholders do processo, tendo em vista que todos serão impactados pelas análises e escolhas feitas pelo time de compras.
4. Gerencie riscos de maneira proativa
Quando se trata de gestão de compras e fornecedores é essencial um foco na administração dos riscos que possam surgir dessa parceria. Por isso, é preciso identificar e avaliar os mesmos, projetando seu impacto na cadeia de suprimentos.
Desenvolva estratégias para mitigar esses riscos, como:
- diversificar a sua lista de fornecedores: evite depender exclusivamente de um único fornecedor, especialmente para itens críticos. Diversificar sua base de parceiros reduzirá a exposição a riscos específicos e garantirá opções alternativas em caso de problemas com um fornecedor;
- estabelecer planos de contingência: desenvolva planos de contingência para os riscos identificados. Por exemplo, trabalhe com a criação de estoques de segurança, a elaboração de acordos de fornecimento alternativos e a implementação de processos de resposta a crises para garantir a continuidade das operações;
- executar avaliações de risco de forma regular: considere fatores como a estabilidade financeira dos fornecedores, histórico de desempenho, localização geográfica, condições de mercado e qualquer outra variável relevante. Utilize uma abordagem sistêmica para identificar ameaças potenciais;
- comunicar com fornecedores: estabeleça um diálogo aberto com os fornecedores sobre questões de risco;
- focar em treinamentos: garanta que a equipe responsável pela gestão de compras e fornecedores esteja treinada para identificar e lidar com riscos. Conscientize toda a equipe sobre a importância dos planejamentos previamente estabelecidos.
5. Revise a sua estratégia de compras
Outra dica importante é revisar a estratégia de compras. É preciso estar atento e analisar dados para observar como está funcionando a reposição de produtos e se isso está ocorrendo em tempo hábil e de que maneira o fornecedor está lidando com essa questão. Fazer isso facilitará o aumento dos pedidos em determinado período, observando se isso é algo sazonal ou não, por exemplo.
Outro ponto é buscar o feedback dos principais stakeholders, incluindo departamentos internos, usuários finais e fornecedores. Compreender as necessidades e expectativas dessas partes interessadas é essencial para ajustar a estratégia de forma que beneficie a todos.
Além disso, revise os contratos existentes e as negociações com fornecedores. Considere oportunidades para otimizar termos contratuais, buscar novas parcerias estratégicas ou renegociar condições para melhorar a relação custo-benefício. Observe também a possibilidade de integrar esses parceiros a práticas sustentáveis e responsabilidade social, mas também se eles compartilham valores ligados à ESG.
6. Use a tecnologia a seu favor
Por fim, é importante adotar a tecnologia, existe no mercado atual uma série de recursos que podem ser utilizados na gestão de compras e fornecedores. Um bom sistema deve ser capaz de ajudar na centralização e organização de dados dos seus fornecedores, facilitando o acompanhamento do desempenho, a gestão de contratos e a comunicação eficaz com os parceiros.
Além disso, dependendo da ferramenta, ela permitirá o acompanhamento de compras, desde a solicitação de cotações até a emissão de pedidos. Isso contribui para a redução da burocracia e dos erros manuais, agiliza todo o ciclo de compra, sem contar que auxilia a empresa na hora de identificar gargalos e encontrar soluções com maior agilidade.
Lembrando que um bom software deve ser capaz de oferecer insights por meio de dados. Ou seja, eles devem trazer tendências de gastos, desempenho de fornecedores e outras métricas relevantes para embasar decisões estratégicas. É a análise de dados que vai trazer uma abordagem mais informada e eficiente.
Não se esqueça de adotar um sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para armazenar, organizar e recuperar facilmente documentos relacionados às transações de compras. Além de reduzir o uso de papel, esse tipo de tecnologia minimiza o risco de extravio de documentos e simplifica auditorias.
Como destacado, um bom software é indispensável para que a gestão de compras e fornecedores funcione da maneira adequada. Com a wehandle, a sua empresa automatiza e agiliza o processo de compras, além de ter mais segurança na escolha de fornecedores.
A plataforma visa mitigar os mais variados riscos (legais, financeiros, marca, trabalhistas) realizando para isso validações e monitorando a documentação fornecida por seus parceiros de negócios.
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