2023 foi um ano de mudanças no eSocial, uma nova versão do programa entrou em produção, sendo o seu laiaute sido aprovado em agosto por meio da Portaria Conjunta RFB / MPS / MTE nº 44/202.
A plataforma já vinha passando por alterações, com a inclusão de novos eventos e alterações consideráveis em outros eventos em substituição da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF).
Neste artigo, vamos falar sobre as principais mudanças do eSocial 1.2 que foram executadas para que você esteja atualizado!
O que é o eSocial?
Bem, antes de falarmos sobre as mudanças do e-Social, vale a pena recapitular o que ele significa.
O eSocial é um projeto do governo brasileiro que visa unificar o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas por parte das empresas. Ele foi instituído pelo Decreto nº 8.373/2014 e faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). O eSocial busca simplificar e centralizar as obrigações acessórias das empresas, facilitando o cumprimento das exigências legais.
A principal ideia por trás do eSocial é integrar as informações referentes aos trabalhadores de uma empresa em um único sistema, eliminando a necessidade de enviar dados para diversos órgãos e entidades do governo. Com a implantação do mesmo, as empresas devem reportar eletronicamente diversas informações, incluindo:
- eventos trabalhistas e previdenciários: admissões, demissões, férias, afastamentos, alterações salariais, entre outros eventos relacionados aos trabalhadores;
- eventos de saúde e segurança do trabalho: informações sobre acidentes de trabalho, exames médicos, condições ambientais, etc.
- folha de pagamento: detalhes sobre remuneração, descontos, contribuições previdenciárias, entre outros;
- retenções na fonte: informações sobre retenções de Imposto de Renda, Contribuição Social, entre outros.
O eSocial é uma ferramenta importante para a modernização e digitalização dos processos trabalhistas no Brasil. No entanto, a sua implementação também trouxe desafios para as empresas, pois exige maior controle e organização na gestão das informações. Sendo assim, é indispensável que as organizações estejam atentas aos prazos estabelecidos e às especificidades de cada evento, a fim de evitar penalidades e multas.
Vale ainda ressaltar que as informações sobre o eSocial podem ser atualizadas ao longo do tempo, e é sempre recomendável verificar fontes oficiais, como o site do próprio eSocial ou órgãos governamentais, para obter as informações mais recentes.
Principais mudanças do eSocial 1.2
Mas, afinal, o que teremos de novidade em relação ao eSocial 1.2?
Eventos criados
Antes de mais nada, é importante conhecer os dois eventos criados:
S-5503 – Informações do FGTS por Trabalhador em Processo Trabalhista.
Nesse evento são informados os dados do FGTS por colaborador que tenha um processo trabalhista contra a empresa. Por isso, os campos chaves incluem : tpInsc e nrInsc do empregador, nrProcTrab que é a identificação do processo, e cpfTrab que é a identificação do trabalhador. Outros dados como base de cálculo e valores do FGTS, valor total de FGTS a recolher no processo trabalhista também integram esse evento.
S-8200: Anotação Judicial do Vínculo
Esse evento em específico é usado para enviar dados judiciais como em qual UF, município e Vara em que o processo trabalhista tramitou. Informações sobre o afastamento e desligamento do colaborador também estão inclusas neste evento. Vão ser campos chaves desse evento: tpInsc e nrInsc do empregador, cpfTrab e matrícula para identificação do trabalhador.
Mudanças
Os eventos que mais tiveram modificações, devido à substituição da DIRF foram: S-1210, S-2501 e S-5002.
A seguir vamos explicar melhor sobre os novos grupos e campos que foram criados. Caso queira saber mais sobre as mudanças ligadas à validação, redação de descrição, tamanho de campo e ocorrência é necessário conferir a documentação técnica da NDE nº 01/2023.
Grupo {infoIRComplem}
Neste grupo serão enviados dados que estejam ligados à retenção na fonte, aos rendimentos tributáveis e não tributáveis, deduções bem como isenções, segundo a legislação aplicada ao imposto de renda.
Para isso, foram criados subgrupos e novos campos, nos quais serão enviadas informações quanto a dependentes que não foram cadastrados pelo S-2200, S-2205, S-2300, S-2400, e S-2405; informações de imposto de renda por código de receita; plano de saúde; reembolsos médicos e odontológicos efetuados no período de apuração pelo empregador ao colaborador.
O novo grupo, subgrupo e novos campos serão parte integrante dos seguintes eventos: S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho, S-2501 – Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista, e S-5002 – Imposto de Renda Retido na Fonte por Trabalhador.
Grupo {localTrabGeral}
O grupo já está presente no S-2200 e S-2206, mas o objetivo é informar onde o trabalhador vai exercer as suas atividades, informando para isso o CNPJ/CAEPF/CNO, número da inscrição do contribuinte e alguma outro dado complementar do local. Ele estará presente nos eventos: S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início, e S-2306 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Alteração Contratual.
Grupo {abono}
No grupo destacado serão enviados os dados que identificam o ano ou anos base nos quais houve indenização substituindo o abono salarial. Este campo vai fazer parte do evento S -2500.
Grupo {infoIR}
Já nesse grupo serão enviadas as informações complementares, que estejam ao infoCRIRRF / tpCR, ligadas a rendimentos tributáveis e a deduções e/ou isenções segundo com a legislação aplicada ao imposto de renda. Parte do evento: S-2501 – Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista.
Tabelas
Em relação às tabelas também houveram algumas mudanças, como a inclusão de eventos S-5503 e S-8200 na Tabela 09 (tipos de arquivo do eSocial), mas também a alteração da nomenclatura da Tabela 15 (Situação Geradora do Acidente de Trabalho / Agente Causador e Situação Geradora de Doença Profissional).
Na Tabela 19 que refere-se aos Motivos de Desligamento foram incluídos os códigos 47 – rescisão do contrato de trabalho por encerramento da empresa, de seus estabelecimentos ou suspensão de parte de suas atividades; 48 – falecimento do empregador individual sem continuação da atividade; e 49 – Falecimento do empregador doméstico sem continuação da atividade.
Outras alterações
A Nota Orientativa 03/2023 que foi publicada em outubro de 2023 apresenta uma versão atualizada do MOS para a versão S-1.2. As principais alterações estão ligadas ao prazo de envio de alguns eventos, por exemplo, a folha de pagamento, com eventos por colaborador , deve ser enviada até o dia 15 (quinze) do mês seguinte ao do período de apuração, mas após a alteração poderá ser postergado o prazo para o primeiro dia útil, caso o dia 15 caia em final de semana ou feriado.
Contudo, algumas situações apresentam regras distintas:
- para aqueles que são segurados especiais ou Microempreendedores Individuais (MEI), o prazo de submissão é estendido até o sétimo dia do mês subsequente;
- no caso de eventos relacionados ao período anual de apuração, como o 13º salário, a data limite é o dia 20 de dezembro do ano correspondente;
- quando ocorre o desligamento de um empregado, trabalhador temporário ou diretor não empregado com direito ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) entre o primeiro e o quarto dia do mês, o envio do evento de remuneração desse trabalhador, relativo ao mês anterior ao desligamento, deve ser realizado até o décimo dia subsequente ao desligamento.
Para essas exceções, caso a data coincida com um dia não útil, a submissão deve ser antecipada para o dia útil anterior.
Em resumo, é uma série de detalhes e é fundamental checar todos eles. Neste artigo, trouxemos os principais pontos das mudanças do eSocial 1.2, por isso, checar o documento completo deve ser parte da rotina de que vai lidar com o projeto da empresa.
Inclusive isso vai ajudá-lo em muitas frentes como questões trabalhistas. No artigo O que é e como evitar os passivos trabalhistas, explicamos mais sobre o assunto!