Em uma era em que as transformações ocorrem de maneira rápida e demanda adaptação do mercado, as empresas que conseguem se destacar são aquelas que tomam decisões mais ágeis.
Para isso, é importante que as organizações contem com parceiros comerciais que a ajudem a se manterem competitivas. Apesar dessas relações serem cruciais, cada uma delas adiciona riscos, como regulatório, operacional, reputacional e outros.
É aí que entra o TPRM. Neste artigo você vai conhecer mais sobre esse conceito e como ele pode ajudar a sua empresa a lidar com terceiros. Boa leitura!
O que é TPRM e qual a sua importância?
O TPRM significa Third-Party Risk Management que nada mais é do que Gestão de Riscos de Terceiros. O termo é usado em ambientes corporativos e de negócios para descrever o processo de identificação, avaliação e mitigação dos riscos associados a terceiros que fazem parte da cadeia de suprimentos, parcerias comerciais ou outras relações de negócios.
Os terceiros podem incluir fornecedores, prestadores de serviços, parceiros comerciais, contratados, entre outros. Muitas empresas dependem desses terceiros para operações críticas, mas ao mesmo tempo, a dependência deles pode trazer riscos como: violações de segurança de dados, falhas operacionais e riscos de conformidade.
Fazer a gestão de riscos de terceiros é importante por uma série de motivos, como:
- proteger dados e a confidencialidade da empresa;
- manter a eficiência operacional;
- mitigar efeitos negativos na imagem da marca;
- garantir a conformidade regulatória.
Quais os principais riscos relacionados ao TPRM?
Conheça a seguir alguns dos riscos associados ao TPRM.
Risco de segurança cibernética
O risco de segurança cibernética é um dos principais aspectos que as empresas devem considerar ao lidar com terceiros. Caso os dados de um fornecedor sejam comprometidos, isso pode abrir portas para um ataque cibernético, levando à exposição, roubo ou perda de dados confidenciais da contratante.
Dessa forma, para mitigar o problema, é importante checar se o terceiro possui certificações de cibersegurança, como ISO 27001. Isso pode ser um bom indicador de seu compromisso com a segurança.
Risco operacional
Se um fornecedor crítico enfrenta dificuldades operacionais, o impacto pode ser sentido nas operações da empresa que contrata seus serviços ou compra seus produtos.
Logo, as organizações precisam gerenciar esse risco por meio de acordos de nível de serviço (SLAs) que definem os padrões de desempenho, disponibilidade, tempo de resposta e outras métricas importantes.
Além do mais, desenvolver planos detalhados de continuidade de negócios que abordem como a empresa responderá a interrupções nos serviços ou fornecimento de terceiros. Isso pode abranger procedimentos para alternar para fornecedores de backup, sistemas redundantes, locais alternativos de produção, entre outros.
Risco de conformidade
Outro risco relacionado ao TPRM é o de conformidade com regulamentos, acordos ou legislações, como a LGPD. Por exemplo, gerenciar o risco de conformidade é fundamental para serviços financeiros, organizações governamentais e instalações de saúde.
Sendo assim, ao integrar um novo terceiro, é essencial realizar uma due diligence específica para garantir que eles atendam aos requisitos regulatórios aplicáveis. Revisões de políticas, procedimentos e histórico de conformidade são algumas das ações que podem ser aplicadas.
Risco reputacional
É preciso estar atento também ao fato de que um terceiro pode introduzir riscos que impactem negativamente a opinião pública.
Por exemplo, se um terceiro estiver envolvido em práticas comerciais antiéticas, ilegais ou anti-competitivas, isso pode refletir negativamente na empresa associada. Casos de corrupção, suborno, manipulação de mercado são alguns dos exemplos.
Diante disso, cabe à empresa estabelecer sistemas de monitoramento que alertem para quaisquer atividades suspeitas ou mudanças significativas na situação do terceiro. Dessa maneira, fica mais fácil identificar rapidamente potenciais problemas que possam afetar a reputação.
Risco financeiro
Ainda é importante destacar o impacto negativo que um terceiro pode ter no sucesso financeiro da organização. Por exemplo, a má gestão da cadeia de abastecimento pode reduzir as vendas ou resultar na ausência das mesmas.
É o caso quando o fornecedor não atende aos padrões de qualidade ou segurança exigidos, o que leva a produtos defeituosos ou inseguros, que demandam recalls dispendiosos e ainda causam a perda de confiança do consumidor.
Dessa forma se torna importante, realizar análises detalhadas da saúde financeira e estabilidade dos terceiros antes de estabelecer parcerias ou contratos.
Melhores práticas de TPRM
No tópico anterior foi possível ver de maneira geral quais os principais riscos relacionados ao TPRM e como combatê-los. Agora, você vai conhecer mais detalhes de boas práticas a serem implementadas na empresa como um todo!
Defina metas organizacionais
O primeiro passo na implementação do TPRM é identificar os riscos que mais podem afetar a empresa. Para obter visão clara do cenário é requerida a criação de um inventário que diferencie os terceiros e determine as ações necessárias para permanecer protegido.
As organizações maduras definem um mapeamento que abrange riscos financeiros, reputacionais, de conformidade, operacionais, financeiros e outros. Este inventário ajuda a identificar problemas específicos na hora de avaliar relacionamentos com terceiros e a determinar o nível de risco que a organização pode assumir.
Cabe às empresas utilizarem a sua estrutura de gestão de riscos para orientar os proprietários de relacionamentos terceirizados sobre o gerenciamento eficaz desses relacionamentos e dos riscos associados. A incorporação do TPRM num quadro de gestão de riscos pode melhorar significativamente o impacto das políticas.
Faça a classificação de risco
Cada fornecedor apresenta um nível diferente de risco e importância para a organização. Por esse motivo, as empresas devem estabelecer quais terceiros têm maior ou menor prioridade, com base na sua criticidade.
Geralmente, isso pode acontecer em três níveis:
- Nível 1: alta criticidade e alto risco.
- Nível 2: criticidade e risco médios.
- Nível 3: baixa criticidade e risco.
Grande parte das organizações aborda problemas com fornecedores de nível 1 antes de lidar com riscos de prioridade mais baixa. Esses fornecedores exigem um nível mais alto de diligência, com as organizações coletando mais evidências e gastando mais recursos para garantir a segurança.
O risco inerente do terceiro determina o seu nível de prioridade durante a avaliação inicial. Para isso é necessário considerar aspectos como:
- acesso a dados comerciais e pessoais confidenciais;
- função comercial crítica;
- impacto do fornecedor, caso não preste um serviço, etc.
Construa parcerias para monitoramento e avaliação de fornecedores
As estratégias de monitoramento de terceiros ajudam a avaliar a segurança da empresa em relação aos riscos de terceiros. Dessa forma, as organizações devem analisar estas estratégias anualmente ou com maior regularidade para garantir que permanecem eficazes.
As ações de monitoramento ajudam a identificar e rastrear partes de alto risco, determinar o volume e o perfil de risco de todo o portfólio de terceiros e analisar grandes eventos de perdas operacionais.
Vale ainda destacar que o monitoramento traz visibilidade sobre falhas na entrega de terceiros. Logo, um programa TPRM ajuda as empresas a estabelecer responsabilidades de gestão de riscos para minimizá-los e estabelecer a supervisão das atividades de terceiros.
Execute o monitoramento
Um programa TPRM é uma iniciativa diária e contínua. Depois de definir um processo de avaliação de risco do fornecedor e interagir com os terceirizados, as empresas devem implementar monitoramento contínuo para avaliar potenciais problemas e identificar proativamente mudanças em sua postura de segurança.
Isso é importante, pois permitirá que as organizações avaliem e detectem problemas de segurança e conformidade em tempo real e obtenham uma visão constante do cenário de riscos de terceiros. Entre os principais benefícios temos:
- economia de tempo e recursos: as avaliações manuais costumam ser lentas e caras. Por exemplo, questionários com milhares de perguntas abordando muitas organizações com centenas de fornecedores, normalmente, levam muito tempo e exigem investimento alto de recursos. O monitoramento contínuo ajuda a reduzir esse montante gasto;
- contexto objetivo: as empresas podem aproveitar o contexto objetivo para evitar erros humanos e imprecisões. Por exemplo, ela pode verificar se os fornecedores corrigem e verificam malware regularmente e verificar se sua certificação SSL está atualizada. Informações objetivas e observáveis externamente ajudam a verificar a segurança dos fornecedores e sinalizar áreas para acompanhamento.
O TPRM envolve um importante trabalho dentro das organizações e demanda uma atenção especial daquelas empresas que lidam com muitos terceiros. Logo, centralizar dados desses parceiros é crucial para evitar que problemas afetem a operação.
Para saber mais sobre o assunto, não deixe de ler o nosso artigo: Tudo que você precisa saber sobre como classificar os riscos na gestão de terceiros!
