Chegou a hora da sua empresa contratar terceiros para desempenhar uma função, e agora? Pode até bater o desespero, você não sabe por onde começar, qual fornecedor contratar e muito menos qual é o processo. É aqui que os riscos de terceiros entram em jogo.
Existem muitos riscos potenciais que terceiros podem trazer para uma organização, mas os principais são os riscos financeiros, reputacionais, operacionais, legais, estratégicos, conformidade e segurança da informação. Ufa! Pensei que não iria acabar mais essa lista.
Pois é, com a maioria das organizações contando com a terceirização para lidar com alguns aspectos de suas operações diárias, os riscos de terceiros devem estar sempre em mente. Afinal, você está confiando em uma empresa cujos processos você não pode controlar.
Por isso, toda organização precisa de uma estratégia sólida de gestão de terceiros. Quando você entende as ameaças representadas por fornecedores, aprender a gerenciar os riscos é tão fácil quanto fazer uma multiplicação matemática.
Diante de tudo isso, como classificar e reduzir os riscos na gestão de terceiros? Continue lendo este artigo que você vai ficar sabendo tudo sobre o assunto!
O que é gestão de terceiros?
Antes de tudo, vamos entender o que é gestão de terceiros. Mesmo que esse assunto não seja um conceito novo, o aumento nas perdas financeiras em todos os setores e uma maior dependência da terceirização trouxeram o tema à tona como nunca visto antes.
De maneira resumida, a gestão de terceiros é o processo contínuo de otimizar o cumprimento das obrigações legais documentadas em cada contrato. Além de garantir que os riscos que os terceiros podem proporcionar sejam monitorados e controlados adequadamente, ajudando também na tomada de decisão.
Em outras palavras, essa solução garante que as empresas às quais você está associado cumpram as regras preestabelecidas pelas leis trabalhistas, regulamentações, padrões do setor e também aquelas definidas no contrato de prestadores de serviços.
Da mesma forma, uma vez que seus relacionamentos com fornecedores tenham sido analisados e divididos em grupos de acordo com os níveis de risco que cada um representa, você pode otimizar seus esforços de gestão de risco com um alto grau de eficiência.
Por que você deve investir na gestão de terceiros?
Tradicionalmente, a gestão de terceiros aborda os riscos decorrentes da saúde financeira, segurança ou proteção de dados. No entanto, o risco trabalhista, risco legal, risco de imagem e o risco reputacional também são super importantes.
Como você pode notar, vários riscos podem não ser aparentes à primeira vista ao considerar um novo contratado. E é por isso que a gestão de terceiros e avaliações de risco se tornam tão importantes.
A análise desses riscos pode ajudá-lo a realizar a due diligence e encontrar fornecedores que se alinhem aos seus objetivos e valores e fortalecer seus relacionamentos com essas empresas.
Além disso, você precisa ter uma estrutura de risco de terceiros para avaliar o quão crítico o risco é. Juntamente com um conjunto de planos colaborativos para lidar com eventos de risco de terceiros. Por isso, acreditamos 100% em um processo de três etapas:
- Identificação de riscos: entenda o que monitorar e determine os principais parâmetros;
- Avaliação de riscos: avalie e analise a criticidade, da mesma forma as perdas potenciais;
- Gerenciamento de riscos: tratamento do risco, ou seja, desenvolver medidas preventivas e reativas, mitigação, adaptação ou compartilhamento dos riscos.
Afinal, como classificar os riscos na gestão de terceiros?
De acordo com a Confederação Nacional da Indústria (CNI), a insegurança jurídica e possíveis passivos trabalhistas são as maiores dificuldades enfrentadas por 67,6% da indústria que contrata serviços terceirizados.
Sendo assim, é indispensável mapear e classificar todos os riscos, principalmente os ligados ao jurídico e às obrigações trabalhistas. Já que são responsáveis por grande parte da preocupação das empresas.
Todo processo eficaz de gestão de riscos de terceiros deve ter as 5 seguintes etapas:
1. Identificação
O primeiro passo para gerenciar e classificar os riscos de terceirizados é identificá-los. Portanto, a identificação é a primeira coisa que você deve fazer para uma gestão de risco eficaz.
Aqui, você deve determinar as organizações com as quais está fazendo negócios que podem trazer algum risco. Todos os tipos possíveis de ameaças também são identificados e catalogados. Essa visão ajuda a organização a criar processos para mitigar esses riscos.
2. Classificação
Aqui, você classifica e segmenta quanto risco cada organização terceirizada com a qual você faz negócios representa. Essas classificações são feitas com base nos serviços prestados, acesso aos sistemas e dados divulgados, por exemplo.
3. Avaliação
A reputação das empresas terceirizadas com as quais você faz negócios (ou deseja fazer negócios) deve ser avaliada. Para obter o melhor resultado, uma inspeção em tempo real deve ser realizada.
4. Gestão dos riscos
Esta etapa trata da implementação de planos, políticas e processos. Aqui, você decide como os riscos devem ter tratamento. Os processos de documentação e implementação são altos nesta etapa.
5. Monitoramento
Esta etapa trata de verificar os terceiros em intervalos para garantir que eles cumpram todas as suas obrigações em seus contratos e para garantir que não haja violações de contrato.
Existem inúmeras práticas recomendadas de gestão de riscos de terceiros que podem ajudá-lo a criar um programa melhor, independentemente de você está apenas começando a priorizar esse assunto ou de querer entender onde seu programa existente pode ser melhorado.
4 dicas para uma gestão de riscos de terceiros eficaz
Descrevemos o que acreditamos serem as 4 melhores práticas mais críticas que são aplicáveis a quase todas as empresas:
1. Priorize seu inventário de risco de fornecedores
Nem todos os fornecedores trazem riscos altos, por isso é fundamental determinar quais terceiros são mais arriscados. Para melhorar a eficiência em seu programa de gestão de terceiros, segmente seus fornecedores em níveis de criticidade.
Como exemplo, usaremos uma classificação altamente conceituada no mundo atual dos negócios. É uma escala que facilita o julgamento do grau de risco dos terceiros e possui divisão em quatro graus de risco:
- Grau perfeito: Onde o nível de risco é considerado insignificante, pois os controles realizados e o resultado do cumprimento apontam para este cenário;
- Grau viável: Nível de risco moderado, onde alguns itens de risco são identificados, mas a probabilidade de ocorrência e os impactos são baixos;
- Grau considerável: nível de risco alto, aqui os riscos já foram identificados e a probabilidade de ocorrência de um problema é alta, gera impactos grandes;
- Grau inadequado: altíssimo nível de risco, aqui muitos riscos foram identificados e têm alta probabilidade de ocorrência de um problema, além de sérios impactos para o tomador.
Classificando seus fornecedores em níveis de risco, você pode utilizar isso como uma métrica para agrupar seus fornecedores de acordo com a importância que eles têm para suas operações de negócios ou com o risco que representam para sua organização.
2. Faça Due Diligence de fornecedores
Os fornecedores mais arriscados exigem uma due diligence mais profunda antes da assinatura dos contratos e os fornecedores passem pela integração.
A pontuação de risco inerente de um fornecedor pode ajudar a determinar o conjunto adequado de perguntas a serem incluídas no questionário de avaliação inicial do fornecedor.
3. Determine a frequência de Due Diligence pós-contrato
Quando combinado com classificações de revisão de avaliação anterior, o risco inerente pode calcular uma pontuação de risco residual.
A pontuação de risco residual pode determinar com que frequência sua equipe de risco terceirizada precisa realizar a due diligence de acompanhamento. Seja anualmente, semestralmente ou trimestralmente.
4. Aproveite a automação sempre que possível
As eficiências surgem quando as operações são consistentes e repetidas. Há várias áreas no ciclo da gestão de terceiros em que a automação é ideal. Esses são alguns dos benefícios que a automação pode proporcionar:
- Admissão e integração de novos fornecedores. Adicione fornecedores automaticamente ao seu inventário usando um formulário de entrada ou por meio da integração com gestão de contratos.
- Acionar avaliações de desempenho do fornecedor. Configure acionadores de automação para realizar uma revisão do fornecedor a cada ano e, se o fornecedor falhar na revisão, acione ações de desligamento.
- Envio de notificações e outros alertas. Quando um novo risco é sinalizado ou um novo fornecedor passa pela integração, envia um e-mail ou alerte a parte interessada relevante por meio de uma integração com um sistema existente.
Cada software de gestão de terceiros é diferente, então comece examinando internamente os processos repetíveis que estão prontos para automação. A partir daí, tome medidas práticas para automatizar as principais tarefas. Com o tempo, essas pequenas automações se acumularão, economizando tempo, dinheiro e recursos valiosos para sua equipe.
Como classificar o riscos de terceiros com a plataforma Wehandle
À medida que sua empresa cresce, a gestão de riscos de terceiros pode parecer cada vez mais difícil. Fornecedores são necessários para o progresso, mas trazem consigo um nível maior de risco que você não pode ignorar. Mas como você pode manter sua empresa protegida sem comprometê-la?
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