Cada empresa tem as suas necessidades quando se trata do gerenciamento de documentos eletrônicos. No entanto, é comum algo a todos elas: um bom sistema de gestão de documentos.
Para escolher a solução certa e que vai trazer benefícios para a operação é importante avaliar as necessidades da sua empresa e fazer um comparativo de mercado. Dito isso, nesse artigo vamos mostrar a você quais funcionalidades da ferramenta checar e os benefícios que podem ser obtidos a partir da sua implementação!
O que é um sistema de gestão de documentos?
O sistema de gestão de documentos é uma plataforma que reúne e organiza os arquivos de uma empresa. Para isso, conta com diferentes níveis de acesso, ferramentas de proteção de dados e outros recursos.
A principal finalidade dessa ferramenta é facilitar o gerenciamento do ciclo de vida completo de um documento, desde a sua criação ou recebimento até o seu arquivamento ou descarte. Além disso, podemos incluir nessa lista, atividades como criação, revisão, aprovação, distribuição, busca, acesso, versionamento, controle de acesso, retenção e destruição de documentos.
Cabe destacar que o sistema de gerenciamento de documentos pode ser tanto um sistema físico quanto uma aplicação baseada em nuvem. Neste artigo, vamos falar mais sobre essa última opção.
Como funciona um sistema de gestão de documentos baseado na nuvem?
Um sistema de gestão de documentos baseado na nuvem opera de forma semelhante a sistemas tradicionais, mas com a vantagem de armazenar e gerenciar todos os documentos de uma organização em servidores remotos, ou seja, que podem ser acessados pela internet. Isso oferece uma série de benefícios em termos de acessibilidade, segurança e colaboração.
Diariamente, uma empresa precisa administrar uma série de informações geradas por meio de planilhas, relatórios, contratos, demonstrações fiscais etc.
A ferramenta vai não só captar as informações presentes nesses arquivos, mas também os organizará de maneira que eles atendam aos critérios preestabelecidos pela própria empresa.
Funcionalidades da ferramenta
Como dissemos, as funcionalidades de um sistema de gerenciamento de documentos são variadas, assim como os benefícios que ele proporciona. Com isso, esses dois aspectos acabam se contrapondo, como vamos especificar a seguir!
Gerenciar documentos em formatos variados
Uma empresa precisa lidar com vários tipos de arquivos e informações, que vão além das famosas planilhas de Excel e dos PDF. E-mails, contratos de trabalho e de fornecedores, recibos, formulários, currículos são apenas alguns dos exemplos de arquivos que são gerados durante a rotina corporativa.
Para lidar com essa diversidade, um sistema de gestão de documentos moderno deve ter recursos de indexação avançados que ajudem a categorizar e classificar os documentos com base em metadados.
Além disso, o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é essencial para documentos digitalizados, permitindo que os textos sejam pesquisáveis e editáveis. Isso ajuda a escalar e facilitar o trabalho dos profissionais no dia a dia.
Monitorar o acesso
O monitoramento de acesso é outra funcionalidade essencial no sistema de gestão de documentos. Isso porque ele contribui para garantir a segurança, conformidade e transparência dos documentos armazenados.
Tal funcionalidade permite rastrear e registrar todas as atividades relacionadas ao acesso aos documentos, incluindo quem visualizou, editou, criou, excluiu ou compartilhou um arquivo específico.
Vale destacar que o registro de atividades é fundamental para fins de conformidade com regulamentos, padrões e políticas internas. Assim, é possível garantir que a organização esteja em conformidade com normas de privacidade de dados e outras regulamentações.
Acompanhar prazos
O sistema de gestão de documentos serve também para que sejam registrados todos os prazos em planilhas e revisadas as datas de vencimento, por exemplo de contratos, certidões, procurações e outras.
Com o uso de uma boa ferramenta, é necessário apenas fazer o registro do prazo uma única vez e ativar os lembretes quando for o vencimento. Isso evita que tempo seja gasto checando prazos, lembrando com antecedência o que precisa ser feito. Agora aplique isso aqueles documentos indispensáveis e que não podem esperar vencer, ajuda muito, certo?
Acessar informações remotamente
Não podemos esquecer que uma das principais funcionalidades do sistema de gestão de documentos em nuvem é a possibilidade de acessar informações remotamente. Em um cenário onde o trabalho remoto se tornou uma prática comum em muitas empresas, contar com esse aspecto contribui para a acessibilidade, colaboração e eficácia do trabalho.
Isso significa que os usuários podem acessar o sistema de gestão de documentos de qualquer lugar com conexão à internet. Dessa forma, os colaboradores podem trabalhar de casa, durante viagens ou em locais externos, mantendo a produtividade.
Vale checar se o sistema é projetado para ser compatível com dispositivos móveis, como smartphones e tablets. Assim, os usuários podem acessar, visualizar e até mesmo editar documentos, sem a necessidade de um computador.
Benefícios de um sistema de gestão de documentos
Diante das funcionalidades apresentadas no tópico anterior, fica fácil entender os benefícios da ferramenta. A seguir vamos explorar melhor os principais deles.
Segurança de dados
Um sistema de gestão de documentos adequado deve prezar pela segurança de dados. Se ele tem tecnologia de criptografias robustas, fica mais fácil proteger os documentos contra acessos não autorizados. Caso haja alguma violação de segurança, os dados permanecem inacessíveis e protegidos.
Esse benefício de segurança pode vir atrelado a outro, que é o controle de acesso granular. Mas o que é exatamente? Bem, quer dizer que os administradores conseguem definir permissões de acesso para cada documento ou pasta.
Assim, apenas as pessoas autorizadas conseguem ter acesso a determinados arquivos, reduzindo os riscos de vazamento ou uso indevido das informações.
Maior organização
Além do benefício de assegurar os dados, a ferramenta permite categorizar documentos com base em metadados específicos, facilitando a recuperação rápida e eficiente de informações. A indexação inteligente torna possível buscar documentos com base em palavras-chave, data de criação, autor e outros critérios relevantes.
Para isso, é estabelecido um conjunto padronizado de processos e procedimentos para a criação, revisão, aprovação e arquivamento de documentos. Assim, é garantida a consistência e conformidade em toda a organização, reduzindo erros e ambiguidades.
Isso é facilitado, pois todos os documentos são armazenados em um local centralizado, eliminando a dispersão de informações em diferentes sistemas ou dispositivos. Dessa maneira, temos a simplificação do acesso e da colaboração entre equipes, independentemente do local em que elas estão.
Aprimoramento operacional
A ferramenta também permite automatizar tarefas manuais e repetitivas, como envio de notificações, aprovações e fluxos de trabalho. Com isso, é possível reduzir o tempo gasto em atividades administrativas e aumentar a produtividade da equipe.
Inclusive, contar com um sistema de gestão de documentos em nuvem permite a colaboração em equipe, ou seja, várias pessoas conseguem trabalhar em um mesmo documento simultaneamente. As alterações são sincronizadas em tempo real, eliminando a necessidade de envio de versões por e-mail ou revisão manual das mudanças.
Sem contar que o acesso remoto e compatibilidade com dispositivos móveis traz mobilidade para que os funcionários acessem documentos de qualquer lugar e a qualquer momento. Eles passam a ter mais flexibilidade de trabalho e a equipe consegue permanecer produtiva, mesmo fora do escritório, como já dissemos.Ou seja, isso converge em maior eficiência operacional.
Adotar um sistema de gestão de documentos vai ajudar a sua empresa em variadas frentes, como pudemos conferir no artigo. Mas para isso é preciso escolher uma opção que ofereça segurança, praticidade e ampla gama de funcionalidades, sem se esquecer da adaptabilidade ao seu negócio.
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