O bom andamento de uma empresa depende diretamente das da organização das rotinas administrativas. De acordo com o IBGE, cerca de 48% das empresas fecham no Brasil antes mesmo de completarem três anos, sendo que um dos principais motivos é a má gestão.
Para não cair nas estatísticas é preciso profissionalizar o processo de gestão. Se você tem dúvidas sobre como fazer isso, neste artigo vamos explicar melhor como a manutenção de rotinas administrativas pode ajudá-lo!
O que são rotinas administrativas?
As rotinas administrativas são atividades regulares e repetitivas realizadas por profissionais de dentro de uma empresa para garantir o funcionamento eficiente das suas operações diárias. Essas rotinas são essenciais para manter a organização de múltiplas demandas, garantindo o cumprimento de prazos.
Geralmente, elas são conhecidas por serem processos primários e de apoio, logo, exercem um papel crucial para que a empresa possa realizar atividades mais estratégicas.
Qual a importância dessas rotinas?
O papel das rotinas administrativas tem grande impacto dentro das empresas, indo muito além da organização de processos. Elas ajudam a manter toda a base do negócio, mas também os padrões.
Ao definir processos padronizados para tarefas comuns, as rotinas administrativas ajudam a minimizar o tempo e os recursos necessários para concluir atividades diárias. Isso aumenta a eficiência operacional e reduz o desperdício.
Quando essas rotinas estão bem estabelecidas facilitam a comunicação interna, garantindo que as informações sejam compartilhadas de maneira eficaz entre os membros da equipe e também entre os setores distintos.
Vale destacar que ao estabelecer processos de monitoramento e avaliação, as rotinas administrativas permitem a identificação de áreas para melhoria contínua. Isso contribui para a adaptação empresarial às mudanças no ambiente de negócios e a manutenção da competitividade de mercado.
Principais atividades da rotina administrativa
Conheça as atividades incluídas na rotina administrativa!
Gestão de documentos
A gestão de documentos é uma parte vital das rotinas administrativas. Ela envolve o controle e organização dos documentos, sejam eles físicos ou eletrônicos, ao longo de seu ciclo de vida, desde a criação até o arquivamento ou descarte adequado.
Por exemplo, os documentos devem ser organizados de forma lógica e classificados de acordo com um sistema que seja compreensível e fácil de usar. Ou seja, esses arquivos precisam estar categorizados, como por tipo de documento, data, assunto, entre outros critérios relevantes.
Além disso, os arquivos devem ser armazenados de maneira segura para proteger sua confidencialidade, integridade e disponibilidade. Isso pode envolver o uso de armários trancados para documentos físicos e sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED) para documentos digitais.
Em muitos setores, existem regulamentos específicos que governam o gerenciamento de documentos, como leis de privacidade de dados e requisitos de retenção de registros. É importante garantir que os procedimentos de gestão de documentos estejam em conformidade com essas regulamentações.
Em resumo, a gestão é crucial para garantir a eficiência, segurança e conformidade nas operações de uma organização, permitindo o acesso rápido e seguro às informações quando necessário.
Gestão de agendas e compromissos
Nesse tipo de rotina administrativa estão envolvidos o agendamento de reuniões, compromissos e eventos, bem como o acompanhamento de prazos importantes. Tal atividade é especialmente importante para profissionais e organizações que lidam com uma variedade de atividades e responsabilidades diárias.
Por meio da gestão de agendas e compromissos é possível organizar as tarefas mais importantes e urgentes, colocando ordem de prioridade de acordo com a estratégia da empresa. Isso ajuda a garantir que o tempo seja alocado de maneira eficaz para atividades que contribuam para os objetivos gerais.
Gestão de recursos humanos
A gestão de recursos humanos concentra-se no gerenciamento e desenvolvimento do capital humano de uma organização. Inclui a administração de questões relacionadas aos funcionários, como recrutamento, seleção, treinamento, avaliação de desempenho e gerenciamento de folha de pagamento.
Além disso, envolve o desenvolvimento e implementação de políticas e procedimentos em conformidade com as leis e regulamentos trabalhistas. Faz parte dessa rotina também a identificação e o desenvolvimento de talentos dentro da organização para garantir uma liderança e sucessão em todos os níveis.
Gestão financeira
A gestão financeira envolve o controle e monitoramento das finanças da organização, incluindo o gerenciamento de orçamentos, contas a pagar e a receber, e a preparação de relatórios financeiros.
Desde a definição de metas financeiras de curto e longo prazo e no desenvolvimento de estratégias para alcançá-las, bem como a elaboração de orçamentos, projeções financeiras e planos de investimento.
Na gestão financeira também é trabalhada a alocação eficiente dos recursos financeiros da empresa em diferentes tipos de investimentos, como ações, títulos, imóveis, entre outros. Isso é feito com base no perfil de risco da empresa e nas metas de investimento estabelecidas.
Gestão de suprimentos e estoque
A gestão de suprimentos e estoque envolve o controle eficiente e eficaz dos materiais e recursos necessários para as operações da empresa. A previsão da demanda por materiais e recursos necessários para a produção ou operações da empresa faz parte das tarefas. Isso envolve a análise de padrões de consumo, sazonalidade e tendências de mercado para determinar as quantidades e tipos de suprimentos a serem adquiridos.
A seleção de fornecedores, negociação de contratos, emissão de pedidos de compra e recebimento de materiais e recursos também estão nas atividades. O que inclui garantir que os materiais adquiridos atendam aos padrões de qualidade e especificações exigidas pela empresa.
Também é preciso considerar a manutenção de níveis adequados de estoque para atender à demanda dos clientes, sem excessos que possam resultar em custos de armazenamento desnecessários.
Como gerenciar adequadamente tais rotinas?
Mas, afinal, como implementar boas práticas nas rotinas administrativas?
Faça o mapeamento de processos
Em cada uma das atividades é preciso entender como elas funcionam, ou seja, analisar detalhadamente os processos, desde as suas forças até as suas fraquezas. Por exemplo, na gestão de cadeia de suprimentos, é necessário conhecer desde a política de compras (regras para fazer as aquisições) até a forma como é feito o armazenamento do estoque.
A ideia é fazer uma análise detalhada como cada processo é executado, identificando pontos de melhoria, gargalos e possíveis falhas. Ou seja, mapear todo o processo para que uma determinada atividade seja executada.
Crie um fluxo de processos e responsabilidades
Para garantir uma boa rotina administrativa vai ser preciso definir os métodos e responsabilidades de cada tarefa. Isso vai dar fluidez aos processos e permitir a otimização na hora de dividir as tarefas e para a conclusão deles.
Treine o time
Garanta que a equipe responsável por cada atividade da rotina administrativa esteja devidamente treinada e atualizada sobre os processos e ferramentas utilizadas.
Além do mais , promova uma cultura de melhoria contínua, incentivando a equipe a propor e implementar melhorias nos processos existentes.
Não deixe de manter uma comunicação aberta e transparente entre os membros da equipe envolvidos nas rotinas administrativas. Estabeleça canais de comunicação claros e eficazes para garantir que as informações sejam compartilhadas de forma rápida e precisa.
Invista na tecnologia
Uma das melhores formas de trazer agilidade para a empresa é utilizar a tecnologia para organizar as rotinas administrativas. Além de otimizar o tempo, isso traz agilidade para os processos administrativos.
Todas as atividades das rotinas administrativas se beneficiam, mas vamos falar da gestão de documentos. Com a ajuda da ferramenta certa é possível manter seus dados e arquivos seguros e armazená-los adequadamente, garantindo assim que os profissionais possam encontrá-los com facilidade.
Com a Wehandle, você consegue automatizar e agilizar o processo de gestão documental, além de ter mais segurança na manutenção de dados importantes da operação.
A Wehandle é uma plataforma que visa simplificar a comunicação entre cliente e prestador de serviços, agilizando e organizando a gestão dos documentos dos funcionários. Quer saber mais sobre como funciona o nosso software e quais os outros benefícios a sua empresa pode obter? Fale conosco!