Os fornecedores são peças-chaves para as empresas. Eles são responsáveis por executar determinados serviços ou oferecer componentes necessários para a execução de processos.
Portanto, garantir a conformidade dessa parceria deve ser uma preocupação de qualquer contratante. É aí que entra a qualificação de fornecedores, um processo que tem o objetivo de ajudar na escolha dos parceiros mais adequados para um negócio.
Neste artigo, nós vamos explicar justamente como tornar a qualificação de fornecedores mais confiável e eficiente, quais os critérios impactam na escolha e muito mais. Confira!
O que é a qualificação de fornecedores?
A qualificação de fornecedores é um processo que visa avaliar e selecionar os parceiros de negócios mais adequados para atender às necessidades da empresa. Essa é uma atividade comum, especialmente quando se trata de grandes empresas que possuem certificação ISO.
Nesse processo estão envolvidos questionamentos, análises e testes que visam contribuir para a escolha dos fornecedores mais adequados. A ideia é evitar problemas como baixa qualidade de produtos ou serviços, mas também problemas legais que poderiam culminar em problemas jurídicos.
É preciso destacar que qualificação é diferente de avaliação. No caso de qualificar, o processo é mais abrangente e não fica restrito apenas às qualidades do fornecedor e no que ele pode fazer, analisando também a estratégia, bem como relação com mercado e conformidade com o mesmo.
Importância
A qualificação de fornecedores é crucial para o sucesso de uma empresa, pois eles são uma parte importante da cadeia de suprimentos. Quando um negócio conta com bons parceiros, não é preciso se preocupar com a qualidade dos produtos e serviços. Afinal, sabe que eles são confiáveis e estão comprometidos com o sucesso da organização.
Logo, qualificar um parceiro de negócios é uma prática fundamental para a empresa estabelecer uma estrutura sólida. Ao fazer isso, a organização consegue garantir a matéria-prima necessária para executar todos os seus processos. Além do mais, os clientes passam a ter acesso a produtos e serviços de qualidade.
Critérios de qualificação de fornecedores
Mas, afinal, quais os principais critérios de qualificação de fornecedores você deve usar para garantir uma boa parceria de negócios?
Qualidade dos produtos ou serviços
O primeiro e mais importante dos critérios é com relação à qualidade dos produtos ou serviços fornecidos. É importante garantir que tais aspectos atendam aos padrões de qualidade desejados e que sejam entregues conforme o especificado.
Para checar a qualidade é preciso analisar criteriosamente os produtos ou serviços que serão fornecidos. Nessa situação, o ideal é estabelecer um questionário que engloba todos os aspectos importantes para a sua operação.
De acordo com os resultados obtidos a partir desse teste, é possível saber quais fornecedores estão aptos a trabalharem com você. Por mais simples que pareça, esse é um dos passos da qualificação de fornecedores que mais tira concorrentes da disputa.
Cotação
A cotação, ou seja, o preço pago, é um dos principais critérios para grande parte das empresas. É importante que o fornecedor ofereça preços competitivos e justos, levando em consideração a qualidade dos itens fornecidos.
Para isso, você precisa solicitar os itens que deseja adquirir e recebe os valores para cada um deles. Ainda assim, não é difícil que esse pedido não seja respondido, ou que venha sem detalhes importantes para você. Fique atento a esse ponto, o melhor fornecedor oferece detalhes solicitados, pois sabe o impacto disso para a operação.
Conformidade com as regulamentações
Um aspecto crucial na qualificação de fornecedores é a conformidade com as regulamentações relevantes. Mas o que isso seria, requisitos de segurança, saúde, meio ambiente e trabalhistas.
A avaliação da conformidade é o meio por meio do qual um produto, processo, sistema ou serviço é avaliado e comparado com uma referência. A ideia desse processo avaliativo é proporcionar um grau adequado de confiança que contempla os requisitos pré-estabelecidos em padrões, normas e regulamentos técnicos. Por exemplo, saber se o fornecedor possui a certificação ISO 9001.
Estabilidade financeira
É bem provável que esse requisito nem seja tão lembrado, mas ele é de suma importância. A estabilidade financeira qualifica o fornecedor como arriscado ou não. Isso porque é ela quem garante a capacidade de atender aos pedidos e necessidades. Imagine um parceiro com problemas no fluxo de caixa? Tal fator pode levá-lo a te deixar na mão.
Portanto, é preciso estar sempre atento à situação financeira que seus parceiros de negócios se encontram. É provável que essa informação não esteja aberta, mas ao acompanhar indicadores e o próprio mercado é possível ter uma ideia.
Compliance
O compliance se refere aos controles internos e de governança corporativa. No caso de fornecedores são analisados diversos aspectos, como:
- compliance fiscal: são coletados dados como inscrição municipal da empresa, licença de funcionamento e outros;
- compliance tributário: são solicitadas certidões de regularidade fiscal e comprovantes de quitação de tributos.;
- compliance trabalhista: usado especialmente em caso de contratação de mão-de-obra terceirizada, se a empresa atende à legislação trabalhista, mas também cumpre com as obrigações de FGTS até pagamentos;
- compliance operacional e regulatório: mais específico para atividades que abrangem riscos ambientais ou à saúde do fornecedor;
- compliance financeiro: verifica a conformidade financeira por meio de documentos como balanço patrimonial, demonstrativos e dados de faturamento;
- compliance reputacional: imagem do fornecedor por meio de listas e cadastros de sanções administrativas que podem ser encontradas no Portal da Transparência.
Como analisar a qualificação de fornecedores?
Existem maneiras distintas de fazer a qualificação de fornecedores, mas, geralmente, ela está dividida em algumas etapas.
Pré-análise
Na etapa de pré-análise é feita uma coleta de dados externos do fornecedor em potencial, usando para isso o CNPJ. A ideia é avaliar a participação de mercado, bem como a saúde financeira do mesmo e a sua reputação.
Dessa maneira, é possível definir as empresas que de fato estão aptas e regularizadas tanto interna quanto externamente de acordo com os critérios determinados pela sua empresa.
Qualificação técnica
Nesta fase de qualificação de fornecedores, são avaliadas as habilidades técnicas dos fornecedores, tais como sua capacidade de produção, seu conhecimento técnico, sua capacidade de fornecer peças e serviços de qualidade, sua experiência no mercado, entre outros.
Os órgãos públicos costumam utilizar esse pré-requisito na avaliação de fornecedores que participam de licitações. Logo, a qualificação técnica abrange não só a experiência empresarial, mas também a qualificação dos profissionais que executarão os serviços, com habilidades compatíveis para atuar nos serviços por eles solicitados.
Qualificação comercial
Esta fase é voltada para a avaliação dos aspectos comerciais da relação com os fornecedores, tais como seus preços, condições de pagamento, prazos de entrega, capacidade de atendimento às demandas, entre outros.
Lembre-se de que a qualificação comercial precisa estar bem alinhada e especificada em contrato, pois é a partir dela que vai garantir que os acordos sejam seguidos. Todos os dados obtidos devem ser guardados para posteriormente serem colocados no acordo comercial.
Qualificação legal
Outra etapa crucial é a qualificação legal. Nesta fase são avaliados todos os aspectos jurídicos e legais da relação com os fornecedores, tais como sua situação fiscal, trabalhista, ambiental, entre outros.
Vale a pena destacar que é importante garantir que o fornecedor esteja em conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis e que sua atuação não traga riscos à empresa. Afinal, inconformidades podem refletir na imagem da sua marca no mercado.
Homologação
Depois dos dados serem coletados e verificados, caso o fornecedor atenda os critérios avaliativos exigidos para a organização, ele será homologado e ficará disponível para negociações.
No entanto, em qualquer outra fase do processo de qualificação, caso não atenda aos critérios ou apresente alguma inconsistência, ele já poderá ser reprovado e descartado, dependendo dos critérios adotados pela empresa.
Como visto, a qualificação de fornecedores é um processo delicado e que exige cuidados. Existem muitos aspectos a serem analisados e cada um deles deve ser avaliado para evitar problemas lá na frente para a sua empresa.
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