Você já ouviu falar sobre sourcing? Muitas vezes o termo é confundido com procurement, mas, apesar de estarem relacionados, significam coisas diferentes. O sourcing foca em uma parte crucial de compras que é a análise, negociação e contratação de fornecedores.
Neste artigo, você vai entender mais a fundo como o processo funciona e como ele se encaixa em procurement. Boa leitura!
O que é sourcing?
O termo sourcing quando traduzido significa abastecimento. Quando trazemos para o ambiente corporativo, é o procedimento utilizado na análise e seleção das melhores fontes que abastecem a cadeia logística, viabilizando o negócio.
Ou seja, é uma parte importante da construção e manutenção de uma cadeia de suprimentos eficiente.
Strategic sourcing
Strategic sourcing é uma abordagem estratégica para o processo de sourcing. Envolve a análise detalhada das necessidades da empresa, a avaliação do mercado, a identificação de oportunidades de economia, bem como a definição de objetivos de longo prazo e a formulação de estratégias para garantir a obtenção dos melhores fornecedores, materiais, serviços ou recursos.
Em vez de focar apenas no preço mais baixo, o strategic sourcing leva em consideração uma série de fatores, como qualidade, confiabilidade, capacidade de inovação, sustentabilidade e parcerias de longo prazo.
Isso pode incluir a consolidação de fornecedores, a otimização de processos, a mitigação de riscos e a criação de relacionamentos mais profundos e colaborativos com os fornecedores.
Em resumo, ele visa maximizar o valor agregado para a organização a partir das suas atividades de sourcing, alinhando-as com os objetivos estratégicos mais amplos da empresa.
Sourcing e procurement: principais diferenças
Embora relacionados, sourcing e procurement são conceitos distintos dentro do processo de aquisição de bens e serviços de uma organização. Aqui estão as diferenças entre eles:
Sourcing
Como mostrado, o sourcing se refere ao processo de identificação, avaliação e seleção de fornecedores, materiais, serviços ou recursos necessários para uma organização.
Para isso, ele envolve atividades como pesquisa de mercado, análise de fornecedores, obtenção de cotações, avaliação de capacidades e qualidade, e negociação de termos contratuais. O objetivo é encontrar e garantir os melhores fornecedores e recursos para atender às necessidades específicas da empresa de forma eficiente e eficaz.
Procurement
Já o procurement, ou aquisição, refere-se ao processo completo de aquisição de bens e serviços, desde a identificação das necessidades até o pagamento e a gestão pós-compra.
Ele engloba todas as etapas, desde a elaboração de requisitos, a seleção de fornecedores (que é uma parte do sourcing), a emissão de pedidos de compra, o recebimento e a inspeção dos bens ou serviços, até o pagamento e o gerenciamento de contratos.
O procurement envolve também o gerenciamento de relacionamentos com fornecedores, a garantia de conformidade com regulamentos e políticas internas, e a busca contínua por melhorias nos processos de aquisição.
Principais etapas do sourcing
As principais etapas do sourcing podem variar dependendo da organização e do contexto específico, mas geralmente incluem o seguinte:
Análise de necessidades
Esta etapa é o pontapé inicial do sourcing e está focada na identificação e compreensão das necessidades da organização em termos de produtos, serviços ou recursos que precisam ser adquiridos. Aqui estão incluídas tanto as compras diretas quanto as indiretas.
A definição de requisitos técnicos, quantidades necessárias, prazos de entrega e outros critérios relevantes também precisam estar embutidas nessa análise. Cabe à equipe de compras levantar todas as despesas com fornecedores e cruzar as informações com as necessidades, a fim de identificar as oportunidades de melhoria.
Pesquisa de mercado
Uma vez que as necessidades estão claras, a próxima etapa é conduzir uma pesquisa de mercado para identificar potenciais fornecedores que possam atender a essas necessidades.
A pesquisa pode ser feita online, consultando bancos de dados de fornecedores, mas também por meio da participação em feiras comerciais e networking com outras empresas. Lembre-se de focar naqueles parceiros comerciais que possam atender às demandas da empresa.
Avaliação de fornecedores
Nesta etapa, os fornecedores identificados são avaliados com base em uma variedade de critérios, como qualidade, capacidade de entrega, reputação, estabilidade financeira, conformidade com regulamentações e políticas internas da empresa, entre outros.
O processo também pode incluir critérios de compliance, sustentabilidade e governança, além da solicitação de informações ou propostas (RFI/RFP) aos fornecedores.
O RFI (Request for Information) é frequentemente usado como uma ferramenta inicial para coletar informações básicas sobre os fornecedores, como sua capacidade de produção, localização, certificações, entre outros.
Por sua vez, RFP (Request for Proposal) é mais detalhado e é usado para solicitar propostas específicas, incluindo informações sobre preços, prazos de entrega, condições de pagamento, entre outros.
Definição da estratégia de compra
A quarta etapa do processo de sourcing aproveita uma rica base de dados para orientar a equipe na definição da estratégia de compra da empresa. Os profissionais de procurement estão familiarizados com as necessidades da empresa, compreendem a importância de cada suprimento e estão cientes das dinâmicas do mercado fornecedor em cada categoria.
Com base nesses dados, a estratégia de fornecimento é delineada e uma matriz é elaborada para posicionar cada item dentro de seu quadrante correspondente.
Essa abordagem facilita a verificação das informações de classificação de cada item ao realizar uma compra. Dessa maneira, a equipe pode solicitar diversas cotações, visando obter o melhor custo-benefício em cada compra.
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Negociação e contratação
Uma vez que os fornecedores são avaliados, a próxima etapa é negociar os termos do contrato. Aqui vão ser trabalhados preços, prazos de entrega, condições de pagamento, garantias, cláusulas de rescisão, entre outros aspectos importantes para ambas as partes.
Após a negociação, os fornecedores são selecionados com base nas melhores condições oferecidas e na adequação aos requisitos da organização. Os contratos são então formalizados e assinados, estabelecendo os termos e condições da relação comercial.
Gestão de relacionamento
A partir do momento que os fornecedores são contratados, é importante manter um relacionamento próximo e colaborativo com eles ao longo do tempo. Cabe à equipe definir métricas de desempenho, monitorar a qualidade e o cumprimento dos prazos de entrega, fazer a resolução de problemas e buscar oportunidades de melhoria contínua.
Os novos fornecedores precisam ser integrados à operação até mesmo para que eles possam entender como a empresa costuma fazer negócios. Além disso, é necessário que existam oportunidades de desenvolvimento conjunto com os fornecedores para que possam existir melhorias contínuas e inovação nessa parceria.
Como a tecnologia contribui para o sourcing?
A tecnologia desempenha um papel crucial no aprimoramento do processo de sourcing, oferecendo uma variedade de ferramentas e soluções que contribuem para maior eficácia, transparência e qualidade das atividades de aquisição.
Por exemplo, as plataformas de e-sourcing oferecem funcionalidades para gerenciar todo o processo de forma online, desde a identificação e avaliação de fornecedores até a realização de leilões reversos e a negociação de contratos. Consequentemente, a partir da sua adoção a empresa consegue maior automação, padronização e transparência no processo.
Já os sistemas de gerenciamento de fornecedores fornecem acesso a bancos de dados de fornecedores. Neles, as empresas podem encontrar informações detalhadas sobre a capacidade, histórico de desempenho, certificações, conformidade e outras informações relevantes dos fornecedores potenciais.
Em resumo, as ferramentas contribuem para a automação de processos o que leva a redução do tempo e o esforço necessários para realizar atividades repetitivas e manuais no processo de sourcing, como o envio de solicitações de cotação, a avaliação de respostas, a geração de relatórios e a gestão de contratos.
Enfim, contar com a tecnologia em sourcing é indispensável. Até mesmo, porque ela permite organizar as várias etapas do processo e acompanhar o progresso da estratégia de aquisição. Isso beneficia não só o setor responsável por compras, mas a empresa como um todo.
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