Você sabe o que é Compliance Jurídico? Trata-se de analisar quais os possíveis riscos jurídicos presentes na empresa e reduzi-los, tornando tudo mais seguro para contratantes e fornecedores.
Você sabia que o Brasil é um dos líderes quando se trata de suborno e corrupção nas empresas? Uma pesquisa recente da consultoria PwC mostrou que as fraudes e crimes econômicos atingiram 46% das empresas brasileiras entre 2018 e 2019. Os casos mais comuns foram de suborno, corrupção e fraudes contábeis.
Diante desse cenário, é indispensável que uma empresa siga todas as leis e regulamentos aplicáveis. Por isso, o Compliance Jurídico é um método importante e eficaz para garantir que isso aconteça.
O compliance jurídico envolve a concepção, implementação e monitoramento de políticas, treinamento, procedimentos e práticas. O objetivo básico dos programas de compliance é evitar violações da lei e treinar os colaboradores sobre as regulamentações relevantes para suas funções.
Se você tem dúvidas sobre esse assunto, este artigo certamente irá te ajudar. Entenda o que é Compliance Jurídico, qual a importância e como colocá-lo em prática!
O que é Compliance Jurídico?
Antes de entrar no assunto jurídico, é importante lembrar o que é Compliance.
O termo Compliance vem do verbo em inglês “to comply”, que significa “cumprir”, ou seja, compliance é cumprir e estar em conformidade com algo. É o processo de conformidade com os requisitos legais, regulamentares e padrões.
Quando se trata da área jurídica, o compliance jurídico é o que garante que as práticas do cotidiano da empresa estão em conformidade com os estatutos internos da empresa e a legislação que rege a sua atividade.
Sendo assim, é o compliance jurídico que garante o cumprimento da legislação trabalhista, o cumprimento dos horários de entrada e saída estabelecidos pela empresa, as normas de higiene e saúde que o setor exige e uma série de regras internas e externas que a empresa e seus colaboradores precisam cumprir.
Em outras palavras, o compliance jurídico refere-se a empresas que cumprem todas as leis e regulamentos aplicáveis relativos à forma como administra o negócio, seus colaboradores e como trata seus clientes.
Qual a importância do Compliance Jurídico?
Não é difícil entender a importância do compliance jurídico para as empresas, principalmente no contexto atual em que vivemos. Afinal, o papel principal é garantir que o negócio opere de forma transparente, ética e dentro da lei. A importância do compliance jurídico consiste justamente em garantir que os parâmetros sejam ajustados de forma transparente, ética e de fácil compreensão e cumprimento.
Ignorar essa prática é um risco que acarreta sérios problemas jurídicos, multas e até danos à reputação da marca. Isso porque se envolver em um escândalo de corrupção, por exemplo, pode ser fatal para qualquer empresa.
Além disso, o compliance jurídico também ajuda seus funcionários a agirem com responsabilidade. Um programa eficaz ensina seus funcionários a se tratarem bem no trabalho, a promover um alto nível de profissionalismo e a defender os valores corporativos dentro e fora do local de trabalho.
5 passos para aplicar o Compliance Jurídico na sua empresa
Sabendo o que é e qual a importância do compliance jurídico, agora é hora de entender como aplicar essa prática no dia a dia da sua empresa.
Para isso, separamos 5 passos para aplicação do compliance jurídico. Veja abaixo:
1. Busque suporte da alta administração
A primeira etapa para garantir o compliance jurídico, começa com o envolvimento dos líderes de cada seção da empresa. Por isso, é de extrema importância ter o apoio e o comprometimento das lideranças da empresa, e isso inclui também os diretores e sócios.
Para que a iniciativa traga resultados, é necessário que o comprometimento se estenda por toda a estrutura hierárquica, com base nos princípios da governança corporativa.
A governança corporativa envolve o alinhamento dos objetivos da organização às boas práticas de mercado e ao que é permitido pela legislação em vigor. Com a participação da alta administração, o programa de compliance jurídico é desenvolvido de forma mais assertiva e eficiente.
2. Faça uma avaliação de riscos
Não é segredo que toda empresa está sujeita a algum tipo de risco. Os riscos podem variar dependendo de vários fatores. É importante estar à frente e identificar os riscos potenciais para não ser pego de surpresa quando algum problema surgir.
Por isso, avaliar os riscos ajuda a planejar uma maneira de lidar com o problema. Quando chegar a hora, você poderá lidar facilmente com isso, sem que isso afete sua empresa.
Nesse cenário, a gestão de riscos é essencial para um compliance jurídico bem-sucedido. Portanto, seu próximo passo deve ser identificar as ameaças a que a empresa está submetida e, claro, entender o papel de cada setor no enfrentamento do problema. Conhecer os processos que geram inconformidades facilita a ação preventiva.
Além disso, a prática ajuda a implementar melhorias e corrigir falhas. Vale ressaltar que as avaliações de risco devem ser documentadas, pois esta é uma forma de verificar como a empresa vem lidando com o tema e favorece a adoção de uma gestão ética e responsável.
Portanto, a construção de uma matriz de gestão de riscos pode servir como base para medir o impacto financeiro e a probabilidade de uma ameaça se materializar. A partir daí, obtém-se uma ordem de prioridade de problemas que devem ser enfrentados na perspectiva do compliance jurídico por meio da gestão de riscos.
3. Criação do código de conduta
Com base na gestão de riscos e no conhecimento da legislação, o compliance jurídico participa da elaboração do código de conduta de uma empresa, que deve abranger todas as interações e processos internos de forma a mitigar os riscos previstos e direcionar as ações da empresa para diminuir seus impactos, caso ocorram.
Embora você possa estar ciente de todos os aspectos de seu negócio, você precisa se certificar de que seus colaboradores estão cientes das regras que devem seguir. Muitos proprietários de empresas fornecem um resumo das operações e políticas básicas da empresa antes que os funcionários assinem um contrato.
No entanto, é fácil esquecer as políticas e regras, especialmente se o seu colaborador trabalha meio período. Se você tiver uma política redigida para sua empresa, será muito mais fácil para a equipe acessar e cumprir a política, pois eles sempre têm um ponto de referência.
É importante destacar que não basta criar o código de conduta, ele precisa ser amplamente divulgado nos diversos níveis de uma empresa, principalmente no início das atividades de um funcionário, prestador de serviços terceirizado ou fornecedor.
4. Abertura de canais de comunicação
É fundamental manter a comunicação aberta para todos os colaboradores que desejam falar sobre o compliance no local de trabalho. Esses diálogos não apenas ajudarão seus colaboradores a se sentirem ouvidos, mas também descobrirão algumas oportunidades potenciais de melhoria.
Às vezes, essas conversas não são exatamente agradáveis. Se alguém violar as regras da empresa sobre segurança, assédio ou qualquer outra coisa, é hora de ter uma discussão séria sobre o comportamento inaceitável. É importante promover um ambiente de trabalho compatível, portanto, esses diálogos são necessários para explicar por que o comportamento de um colaborador foi contra a política da empresa e como seguir em frente.
Também é importante manter um diálogo aberto com os colaboradores para ver o que está acontecendo no local de trabalho. Se eles estiverem enfrentando dificuldades com certas políticas ou tiverem algum feedback sobre como criar uma cultura de compliance mais segura, diga a eles que a administração está lá para ouvir.
Permitir que as pessoas compartilhem o que estão experimentando pode ajudar a promover uma força de trabalho mais engajada e ajudar a identificar oportunidades em potencial para melhorar a conformidade.
Por isso, para garantir o respeito e o cumprimento do código de conduta, a empresa também deve sempre manter abertos os canais de comunicação e denúncia. Eles devem priorizar a proteção do denunciante e a verificação ativa das reclamações registradas, fornecendo apoio e confiança para que a vigilância permaneça alta.
5. Realização de auditorias internas e externas
Você tem certeza de que sua empresa está operando em conformidade com as regulamentações financeiras, tecnológicas, de segurança e ambientais? Seja no fornecimento de produtos ou serviços, existem regras que devem ser atendidas. As auditorias internas e externas confirmam que sua empresa está aderindo a esses padrões.
Sem testar seus sistemas e processos, você nunca saberá se o que está fazendo está funcionando. As auditorias de compliance programadas forçam toda a organização a garantir que seus procedimentos e processos estejam atualizados e em conformidade. Além disso, as auditorias revelam quaisquer lacunas ou gargalos em seu plano de compliance.
Uma auditoria é uma revisão realizada para verificar a aderência de uma empresa às diretrizes regulatórias. Os relatórios de auditoria avaliam a força e a abrangência dos preparativos do compliance, políticas de segurança, controles de acesso do usuário e procedimentos de gerenciamento de risco de uma organização.
As informações coletadas da auditoria também podem ajudar as organizações a reduzir os riscos, bem como evitar possíveis multas ou problemas legais associados à inconformidade.
Invista em tecnologias e ferramentas de automação
Por fim, o departamento jurídico é composto por procedimentos padronizados executados por pessoas, processos que muitas vezes são executados de forma incorreta. Isso ocorre porque qualquer atividade manual pode apresentar erros. No entanto, dependendo do grau dessa falha, a empresa pode ficar gravemente comprometida.
Atividades repetitivas e burocráticas podem ser substituídas por tecnologias de automação, como um software especializado em gestão de terceiros que ajuda a garantir o compliance dentro da sua empresa. Nessas situações, essas ferramentas atuam como suporte para a rotina dos profissionais, para que realizem os processos com rapidez e precisão.
Mesmo em tecnologias que envolvem compliance jurídico, podemos dizer que os benefícios são inúmeros, visto que as ferramentas e softwares seguem rígidos padrões, buscando sempre qualidade, eficiência e atendimento aos requisitos decorrentes dos órgãos jurídicos e dos clientes.
Entender o que é compliance jurídico e sua importância para a empresa é um dos primeiros passos para inserir o negócio em uma rotina segura, com foco na prevenção. A adaptação não acontece de forma rápida, mas com as medidas listadas neste artigo, com certeza tudo acontecerá de forma simples e eficiente.
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