Poder contar com bons fornecedores é um desafio para as empresas. Isso porque esses parceiros comerciais precisam cumprir pré-requisitos, como atender às normas e legislações do mercado no qual a contratante está inserida.
Se o seu objetivo é otimizar o processo para encontrar os melhores parceiros comerciais, este artigo foi feito para você. A seguir, vamos mostrar como realizar a homologação e monitoramento e os impactos disso na gestão de fornecedores. Confira!
Homologação de fornecedores: o que é e como é feita?
A homologação de fornecedores é um processo sistemático e estruturado utilizado por empresas para avaliar, selecionar e aprovar fornecedores que possam fornecer bens ou serviços de acordo com critérios específicos de qualidade, capacidade, conformidade e outras exigências relevantes.
Esse processo ajuda a garantir que os parceiros escolhidos atendam às necessidades e expectativas da empresa, contribuindo para a eficiência, qualidade e segurança da cadeia de suprimentos. Uma boa homologação segue os seguintes passos:
Identificação e seleção de fornecedores potenciais
A primeira etapa na homologação de fornecedores é identificar e selecionar os candidatos potenciais. Essa fase é crítica, pois é nela que a empresa vai avaliar fornecedores que possam atender suas necessidades específicas. Para tal tarefa, vai ser preciso realizar:
- pesquisa de mercado: a empresa faz uma pesquisa de mercado detalhada para identificar fornecedores que ofereçam os produtos ou serviços necessários. Isso pode incluir análises de concorrentes, feiras comerciais, publicações do setor e plataformas de fornecedores;
- solicitação de informações (RFI): a empresa emite um RFI para coletar informações preliminares sobre as capacidades dos fornecedores potenciais, incluindo detalhes sobre sua experiência, infraestrutura e capacidade de produção.
Critérios de seleção
Uma vez que a empresa identifica seus fornecedores potenciais, ela precisa estabelecer critérios claros para selecionar aqueles que estão mais adequados. Esses pontos vão ajudar a garantir que apenas parceiros que atendem aos padrões da empresa sejam considerados. Entre os principais aspectos a serem avaliados temos:
- qualidade: avaliar a qualidade dos produtos ou serviços fornecidos, incluindo certificações (por exemplo, ISO 9001) e histórico de conformidade com padrões de qualidade;
- capacidade: verificar a capacidade de produção do fornecedor para garantir que ele possa atender às demandas da empresa em termos de volume e prazo;
- custo: analisar a estrutura de custos do fornecedor para garantir competitividade sem comprometer a qualidade;
- localização: considerar a localização do fornecedor em relação aos custos de transporte e prazo de entrega;
- reputação e histórico: avaliar a reputação do fornecedor no mercado e seu histórico de desempenho com outros clientes.
Avaliação inicial dos fornecedores
Após a seleção inicial, os fornecedores passam por uma avaliação detalhada para verificar suas credenciais e capacidades.
- verificação de credenciais e certificações: validar as certificações do fornecedor (como ISO 9001, ISO 14001) e outras credenciais relevantes, além de verificar a conformidade com normas regulamentares e setoriais;
- referências e histórico de desempenho: solicitar e revisar referências de outros clientes e analisar o histórico de desempenho do fornecedor, incluindo a qualidade dos produtos, pontualidade das entregas e atendimento a requisitos contratuais.
Auditorias iniciais e visitas
Essa etapa envolve uma avaliação mais detalhada das operações do fornecedor para garantir que ele possa cumprir com os requisitos da empresa.
- auditorias iniciais: realizar auditorias nas instalações do fornecedor para avaliar seus processos de produção, controles de qualidade e conformidade com os padrões exigidos.
- visitas in loco: Visitar as instalações do fornecedor para observar diretamente as operações e verificar a infraestrutura, capacidade de produção e práticas de gestão.
Implementação de critérios de homologação
Uma vez selecionados os fornecedores, a empresa deve definir claramente os critérios de homologação para formalizar a parceria.
- padrões de qualidade e conformidade: estabelecer padrões claros de qualidade e conformidade que os fornecedores devem atender, baseados em normas internas e externas;
- requisitos de Desempenho e SLAs (Service Level Agreements): definir SLAs detalhados que especificam os níveis de desempenho esperados, incluindo tempos de resposta, taxa de defeitos, pontualidade das entregas e outros indicadores-chave.
Formalização e documentação
A última etapa envolve a formalização da parceria com os fornecedores homologados e a documentação de todos os detalhes acordados. Ou seja, negociar e assinar contratos formais que detalham todos os termos e condições da parceria, incluindo preços, prazos de entrega, garantias e penalidades por não conformidade.
Isso demanda a manutenção de um banco de dados centralizado com todos os fornecedores homologados, incluindo informações detalhadas sobre capacidade, histórico de desempenho e documentações relevantes. Esse banco de dados facilita o gerenciamento contínuo e o monitoramento do desempenho dos fornecedores.
Homologação e monitoramento: quando os dois se unem?
A homologação e monitoramento de fornecedores são processos distintos, mas interdependentes. Dessa maneira, quando os dois são integrados, garantem uma gestão de fornecedores eficiente.
Enquanto a homologação estabelece a base para a seleção de fornecedores qualificados, o monitoramento contínuo assegura que esses fornecedores mantenham os padrões exigidos ao longo do tempo. A união desses processos cria um ciclo de melhoria contínua, reduzindo riscos e promovendo a excelência operacional. Alguns exemplos:
Estabelecimento de critérios
Durante a homologação, a empresa define padrões claros de qualidade, conformidade e desempenho que os fornecedores devem atender. Tais critérios são baseados em normas internas e regulatórias, além de expectativas específicas do setor.
Cabe ao monitoramento contínuo verificar se os fornecedores mantêm os padrões definidos durante a homologação. Aqui podemos incluir desde auditorias regulares, passando por análises de desempenho até revisões de conformidade.
Gestão de riscos e conformidade
Outro exemplo da união entre homologação e monitoramento diz respeito aos riscos. Na fase de homologação, a empresa avalia os riscos associados a cada fornecedor, incluindo aqueles de caráter operacional, financeiro e de conformidade. Medidas de mitigação são definidas para minimizar esses riscos.
Por meio do monitoramento constante é possível identificar e responder rapidamente a novos riscos. As auditorias periódicas e análises de desempenho contribuem para a manutenção da conformidade e a segurança da cadeia de suprimentos.
Relacionamento com fornecedores
Por fim, quando falamos sobre homologação e monitoramento, não podemos deixar de destacar o relacionamento com fornecedores.
Como já citamos, a homologação também envolve a formalização de parcerias com fornecedores por meio de contratos detalhados que delineiam expectativas, SLAs (Service Level Agreements) e responsabilidades.
Por sua vez, o monitoramento contínuo promove uma comunicação aberta e colaborativa com os fornecedores. Reuniões regulares e feedback ajudam a manter um relacionamento saudável e a resolver problemas de forma proativa.
Como a tecnologia ajuda na homologação e monitoramento contínuo?
As ferramentas são parte essencial da homologação e monitoramento contínuos. Durante a homologação, a empresa utiliza tecnologias para avaliar e certificar fornecedores, incluindo software de gestão de fornecedores (SRM) e plataformas de certificação.
Já as tecnologias como big data, machine learning e sistemas de monitoramento em tempo real são usadas para acompanhar o desempenho dos fornecedores e prever problemas antes que eles ocorram. No entanto, existe a possibilidade de fazer as duas tarefas em um único lugar.
Por meio de uma plataforma completa, a Wehandle oferece aos usuários a possibilidade de otimizar os processos de homologação e monitoramento para a gestão de fornecedores. Desempenho, qualidade das atividades, serviços desenvolvidos, riscos apresentados por empresas terceirizadas, tudo é analisado.
O objetivo é garantir a conformidade na homologação de fornecedores. Afinal, queremos que nossos clientes tenham certeza de que tudo está sob controle e ainda contem com um sistema seguro para os seus dados.
Conclusão
A homologação e o monitoramento de fornecedores são processos cruciais que, quando integrados, proporcionam uma gestão de fornecedores robusta e eficiente.
A implementação eficaz desses processos resulta em parcerias comerciais sólidas, melhorando a qualidade dos produtos e serviços, aumentando a eficiência operacional e garantindo a conformidade com as normas e regulamentações aplicáveis.
Se o seu objetivo é otimizar a gestão de fornecedores, garantindo conformidade e excelência operacional, conte com nossos especialistas. Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar a transformar seus processos de homologação e monitoramento!