Não é segredo para ninguém que a gestão de compras desempenha um papel crucial no sucesso e eficiência de uma empresa. O processo de compra e administração de insumos estão envoltos em certa criticidade, exigindo uma atenção especial dentro das organizações, caso contrário, pode levar a prejuízos financeiros.
Entre as principais funções desempenhadas pelo setor estão o mapeamento de processos, desenvolvimento de uma estratégia sólida e manutenção das relações positivas com fornecedores. Neste artigo, vamos explorar esses e outros pontos para que a gestão de compras possa ser mais eficiente e trazer melhores resultados ao negócio!
O que é gestão de compras?
A gestão de compras é um processo de planejamento, execução e controle de atividades relacionadas à aquisição de bens e serviços necessários para o funcionamento de uma empresa. Ela é crucial para garantir que um negócio tenha acesso aos recursos necessários de maneira eficiente, econômica e oportuna.
Uma das principais atividades envolvidas nesse gerenciamento é a negociação com fornecedores. A ideia é que isso promova a redução de custos e manutenção da qualidade dos materiais adquiridos.
De modo geral, é a gestão de compras que garante que todos os suprimentos necessários para que a empresa desenvolva as suas atividades. Caso não seja feita com eficácia, isso pode significar a parada da produção e a consequente perda de vendas, gerando assim prejuízos para o negócio.
Quais as principais atividades envolvidas na gestão de compras?
É comum acreditar que a gestão de compras fique restrita à aquisição de insumos, mas o trabalho vai muito além disso. A seguir, destacamos algumas das tarefas desenvolvidas:
- planejamento de compras: nesta fase são avaliadas as necessidades da empresa, o que permite assim fazer a previsão de demanda, estabelecer orçamentos e identificar fornecedores potenciais que possam atendê-lo;
- seleção de fornecedores: aliás, a identificação de fornecedores é algo que merece destaque e uma atenção especial, é essencial fazer a avaliação com base em critérios como qualidade, preço, prazo de entrega, histórico de desempenho, entre outros;
- negociação de contratos: depois de avaliar os fornecedores que podem atender às suas demandas é hora de definir acordos contratuais com os mesmos, incluindo termos de pagamento, condições de entrega e garantias;
- pedidos de compra: nesta etapa é feita a formalização da intenção de compra por meio da emissão de pedidos, que especificam os detalhes da transação. É essencial que ela venha acompanhada do monitoramento do status dos pedidos para garantir que os produtos ou serviços sejam entregues conforme o esperado;
- gestão de estoque: aqui é feito o controle eficiente do inventário para evitar excesso ou falta de mercadorias, otimizando os níveis de estoque;
- gestão de fornecedores: por fim, mas não menos importante, cabe à gestão de compras avaliar de maneira contínua o desempenho dos fornecedores, identificando oportunidades de melhoria e resolução de problemas.
Como tornar a sua gestão de compras mais eficiente?
Confira algumas dicas que vão contribuir para uma gestão de compras mais eficiente.
Faça o mapeamento do seu processo de compras
O mapeamento de processos é uma forma de torná-los mais eficientes e é uma prática crucial para a boa gestão de compras. Quando mapeados, os processos se tornam mais claros, funcionam melhor e resistem às mudanças estratégicas.
É essa atividade que vai contribuir para o alinhamento das compras à real demanda. Além disso, ao mapear os processos, é possível identificar etapas que podem ser otimizadas ou eliminadas. Consequentemente, pode resultar na redução de custos, economia de tempo e aumento da eficiência operacional.
Sem contar que a atividade permite identificar e mitigar potenciais riscos, incluindo aqueles relacionados a fornecedores, prazos de entrega, qualidade do produto, entre outros. Lembrando que a capacidade de antecipar e gerenciar tais riscos é crucial para o sucesso da gestão de compras.
Desenvolva uma estratégia de compras
Desenvolver uma estratégia de compras é fundamental para o sucesso e a sustentabilidade de uma empresa. A partir do momento que a estratégia é bem elaborada, há um melhor direcionamento e foco nas atividades de aquisição, contribuindo para o alcance das metas organizacionais, otimização de recursos e enfrentamento dos desafios de maneira eficiente.
Cabe destacar que um ponto importante do desenvolvimento de uma estratégia é o alinhamento dos processos de compras aos objetivos organizacionais, promovendo a eficiência operacional. Otimização de processos, a redução de burocracias desnecessárias e a implementação de tecnologias que automatizam tarefas repetitivas são alguns dos benefícios que poderão ser aproveitados.
Mais um aspecto a ser trabalhado diz respeito à transformação da cadeia de suprimentos para que ela se torne mais ágil e responsiva às mudanças do mercado. Isso é especialmente importante em um ambiente de negócios dinâmico, onde a capacidade de se adaptar rapidamente às mudanças nas demandas do mercado é crucial.
Mantenha uma boa relação com fornecedores
Manter uma boa relação com fornecedores faz toda a diferença no sucesso da gestão de compras e traz impactos significativos em vários aspectos da operação de uma organização.
Por exemplo, relações sólidas com fornecedores podem facilitar negociações e fazer com que elas sejam mais favoráveis. Um relacionamento de confiança abre portas para a discussão de termos comerciais, preços e condições contratuais de maneira aberta e colaborativa, nos quais há busca por benefícios mútuos.
Além do mais, um bom relacionamento com os fornecedores contribui para as boas práticas de qualidade. Ou seja, fornecedores que se sentem valorizados e são tratados como parceiros estratégicos se sentem mais incentivados a fornecerem produtos ou serviços de alta qualidade.
Em situações de imprevistos ou problemas na cadeia de suprimentos, é essa troca entre empresa e fornecedor que permitirá uma comunicação aberta e eficiente. Isso facilita a resolução rápida e eficaz de problemas, minimizando impactos negativos.
Isso sem contar o fato de que fornecedores tendem a priorizar clientes com os quais têm relações positivas, refletindo em um melhor atendimento, suporte técnico mais eficiente e respostas mais rápidas a solicitações ou problemas.
Aposte em soluções tecnológicas atualizadas
A automatização da gestão de compras é o primeiro motivo para apostar em soluções tecnológicas. Mas não é só isso. Um software faz toda a diferença na hora de otimizar o gerenciamento deste setor que precisa lidar com diferentes tarefas ao mesmo tempo, demandando uma forte organização do setor.
A tecnologia permite à empresa saber com precisão o que possui no momento de produtos ou insumos. Dessa maneira, fica mais fácil planejar como repor aqueles itens sem risco de gastar dinheiro solicitando materiais sem necessidade.
Sistemas automatizados ainda têm um diferencial que é a possibilidade de lidar com tarefas rotineiras e repetitivas, como emissão de pedidos, acompanhamento de entregas e reconciliação de faturas.
Além do mais, as plataformas tecnológicas facilitam a comunicação e a colaboração com fornecedores. Transmissão eletrônica de pedidos, atualizações automatizadas sobre entregas e a capacidade de compartilhar informações em tempo real são algumas das atividades que podem ser realizadas por meio de um software.
Elas ainda ajudam a organizar e monitorar os termos e condições contratuais, evitando a perda de documentos importantes, permitindo a renegociação oportuna e garantindo a conformidade com os acordos estabelecidos.
Em resumo, para fazer uma boa gestão de compras é preciso organização e detalhamento das atividades. Uma das principais tarefas é justamente manter toda a documentação, o que inclui os contratos feitos, para que possa ser facilmente acessada. Assim, caso haja dúvidas ou a necessidade o setor sabe em qual lugar recorrer.
A gestão de documentos digitais é um processo que se torna mais simples com a implementação de uma boa ferramenta. O software da Wehandle oferece os recursos para facilitar a rotina do setor de compras, organizando documentos e mantendo-os seguros em um único lugar.
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