Você provavelmente já ouviu falar sobre o follow up de vendas, mas sabia que ele também existe para o setor de aquisições. O follow up de compras é uma prática fundamental que envolve o acompanhamento detalhado de pedidos desde a emissão até a entrega final.
Implementar essa prática não só assegura a continuidade do fluxo operacional da empresa, mas também contribui para uma experiência positiva do cliente final com a marca. Neste artigo, vamos explorar a importância do follow up de compras, diferenciando entre abordagens preventivas e corretivas, além de apresentar um passo a passo de como desenvolvê-lo. Boa leitura!
O que é um follow up de compras?
A palavra follow up significa acompanhar. Logo, podemos definir follow up de compras é uma prática no setor de aquisições e suprimentos que envolve o acompanhamento detalhado de pedidos de compra desde a emissão até a entrega final.
Essa atividade é responsável por garantir que os materiais ou produtos solicitados sejam entregues no prazo, com a qualidade esperada e nas quantidades corretas. Consequentemente, se isso acontece, o cliente final terá mais chances de ter uma boa experiência com a marca.
Por que é importante adotar essa prática?
Fazer um follow up de compras tem várias motivações. Basicamente, duas delas se destacam que é assegurar o abastecimento correto da empresa, fazendo assim com que haja um fluxo operacional do negócio, e auxiliar a companhia a oferecer um atendimento de qualidade aos clientes.
Afinal, uma empresa com estoque de mais ou de menos sofre impactos em uma área muito importante do funcionamento: financeira. Além disso, não ter produto ou mesmo exagerar em compras que não acompanham a sazonalidade pode prejudicar na entrega final ao cliente.
Vale destacar ainda que fazer o follow up de compras ajuda a evitar atrasos. Isso porque, o monitoramento dos pedidos permite a identificação e resolução de problemas antes que eles causem atrasos na entrega. Sem contar que assegura que os materiais estejam disponíveis quando necessário, evitando que a produção precise parar.
Outro ponto importante é que a prática permite a otimização de recursos, reduzindo desperdícios e melhorando a eficiência global. O que habilita a empresa a responder rapidamente às mudanças na demanda do mercado ou necessidades dos clientes.
Follow up de compras: preventivo e corretivo
Basicamente, o follow up de compras se divide em preventivo e corretivo. Conheça as diferenças entre eles a seguir!
Preventivo
O follow up de compras preventivo é uma abordagem proativa que busca antecipar e prevenir problemas antes que eles ocorram. Esse tipo de follow up envolve monitoramento contínuo, planejamento detalhado e comunicação eficaz com os fornecedores para garantir que todos os aspectos do processo de compras estejam em ordem.
Entre as suas principais atividades estão:
- análise de riscos: identificação de potenciais riscos associados a fornecedores e materiais, bem como a implementação de planos de contingência para mitigar esses riscos;
- planejamento antecipado: definição clara de prazos e requisitos de qualidade. São estabelecidos cronogramas detalhados para acompanhar cada etapa do processo de compra;
- monitoramento contínuo: consiste em acompanhar regularmente o status dos pedidos. Faz verificação contínua da conformidade com os requisitos contratuais;
- auditorias e inspeções: são realizadas auditorias e inspeções periódicas nos fornecedores. Além de ser feita a verificação da conformidade com os padrões de qualidade e prazos de entrega.
Corretivo
O follow up de compras corretivo é uma abordagem reativa que se concentra na resolução de problemas após sua ocorrência. Diferentemente do anterior, esse tipo de follow up é acionado quando surgem problemas como atrasos, falhas de qualidade ou não conformidade com os requisitos contratuais.
Entre as suas principais atividades estão:
- identificação de problemas: detecção de problemas por meio de relatórios de status, inspeções ou feedback de clientes;
- ações corretivas: é feita a implementação de medidas imediatas para corrigir os problemas, por exemplo, ajustes nos processos de produção ou logística;
- comunicação com fornecedores: a notificação dos fornecedores sobre os problemas encontrados. A partir disso, são discutido os acordos sobre as ações corretivas necessárias;
- monitoramento pós-correção: acompanhamento das ações corretivas para garantir sua eficácia;
- documentação e relatórios: registro detalhado dos problemas e das ações corretivas tomadas para análise e melhoria contínua.
Passo a passo de um follow up de compras eficiente
Tendo em vista o impacto positivo de fazer um follow up de compras, confira a seguir como implementá-lo!
Selecione com cuidado os seus fornecedores
Todos os processos que envolvem o follow up de compras começam, mesmo que indiretamente, na seleção dos fornecedores. O objetivo dessa fase é prever a entrega de valor de cada um desses parceiros comerciais.
Por esse motivo, a empresa precisa ter critérios bem definidos para fazer uma boa escolha e analisá-la com cuidado. Ao fazer a seleção de seus fornecedores considere aspectos como:
- reputação;
- preços;
- tempo de entrega;
- relatos sobre a qualidade dos produtos/serviços;
- capacidade produtiva.
Tenha uma rotina de acompanhamento
Como o nome mesmo diz, o follow up nada mais é do que acompanhamento. Logo, é essencial definir uma rotina de verificação dos pedidos em andamento.
A frequência das checagens deve ser ajustada conforme o prazo de cada solicitação. À medida que a data de entrega final se aproxima, é necessário aumentar a frequência dessas verificações para garantir que tudo esteja no caminho certo.
Por exemplo, para pedidos com prazos mais longos, verificações semanais podem ser suficientes no início, mas depois elas precisam se tornar diárias ou até mais frequentes.
De maneira geral, é importante trabalhar em conjunto com os outros departamentos para entender a melhor frequência e os métodos de acompanhamento que se encaixam na rotina dos colaboradores. Definir uma recorrência de validações que funcione bem para todos os envolvidos ajudará a manter o processo de compras eficiente e evitará surpresas indesejadas.
Acompanhe os indicadores de compras
O acompanhamento de indicadores de compras é uma prática essencial no follow up de compras, pois permite monitorar o desempenho, identificar áreas de melhoria e garantir a eficiência da cadeia de suprimentos. Alguns deles incluem:
- lead time de compras: tempo total desde a emissão do pedido até a entrega do produto;
- taxa de entregas no prazo: percentual de pedidos entregues dentro do prazo acordado;
- custo total de aquisição (TCO): custo total envolvido na aquisição de um produto, incluindo preço de compra, transporte, armazenamento e outros custos associados;
- taxa de ocorrência de problemas: número de problemas (como atrasos, produtos defeituosos) ocorridos por pedido.
Automatize as tarefas
Automatizar tarefas ligadas ao follow up de compras pode aumentar significativamente a eficiência e a precisão do processo, reduzindo a carga de trabalho manual e minimizando o risco de erros.
Implementar sistemas de gerenciamento de compras, como ERPs (Enterprise Resource Planning) ou soluções especializadas em compras, ajuda a automatizar a criação, envio e acompanhamento de pedidos. Isso contribui para centralização de dados, rastreamento em tempo real e integração com outros sistemas empresariais.
Por sua vez, o software de gestão de relacionamento com fornecedores (SRM) contribui para automatizar a comunicação e a colaboração com fornecedores. Com isso, temos melhoria na comunicação, monitoramento de desempenho dos fornecedores e gestão de contratos.
Não podemos deixar de lado também as ferramentas de BI (Business Intelligence) e análise de dados que podem ser integradas para gerar relatórios e dashboards automáticos. Isso permitirá a visualização de dados em tempo real, identificação de tendências e suporte na tomada de decisões.
Com um follow-up de compras bem estruturado, a empresa não só melhora sua eficiência operacional, mas também reduz custos, minimiza riscos e assegura um atendimento de excelência aos clientes. Em resumo, é uma prática indispensável para qualquer organização que deseja manter a organização e crescimento do negócio.
E então, ainda tem dúvidas sobre o assunto? Deixe o seu comentário abaixo!