Toda empresa, independentemente do setor, está sujeita à fiscalização trabalhista em algum momento. Por essa razão, estar em conformidade com a legislação e manter os documentos dos colaboradores em dia são ações de suma importância para evitar sanções.
De acordo com o Ministério do Trabalho e Emprego, em 2022 cerca de 35.933 empresas passaram por fiscalização trabalhista relativa ao FGTS, sendo que mais de R$ 206 milhões foram recolhidos sob ação fiscal. Ao analisar os números vemos a importância de se manter em dia com as obrigações trabalhistas.
Diante disso, para explicar mais sobre a fiscalização trabalhista e como ela funciona, fizemos este artigo sobre o assunto. Continue a leitura e saiba como regularizar a sua empresa!
O que é a fiscalização trabalhista?
A fiscalização trabalhista é um processo pelo qual as autoridades governamentais monitoram e fazem cumprir a legislação trabalhista. Seu objetivo principal da fiscalização é garantir que os empregadores estejam seguindo as leis e regulamentos relacionados ao emprego e às condições de trabalho, a fim de proteger os direitos dos trabalhadores e promover um ambiente de trabalho justo e seguro, bem como combater a informalidade.
Segundo a Portaria MTP Nº 547:
Art. 2º A inspeção do trabalho é atividade típica de Estado, exercida por Auditores-Fiscais do Trabalho, a quem compete assegurar em todo o território nacional, a aplicação da Constituição e das disposições legais e infralegais no que concerne à proteção dos trabalhadores no exercício da atividade laboral, assim como das cláusulas de instrumentos coletivos infringidos.
Quais os tipos de fiscalização do trabalho?
A fiscalização pode acontecer por diferentes motivos e vias, portanto, esteja atento às principais!
Por denúncia
Quando os trabalhadores ou outras partes denunciam violações das leis trabalhistas ou de segurança no trabalho, as autoridades realizam inspeções com base nessas denúncias. Por exemplo, isso pode estar motivado pela falta de pagamento de salários, insalubridade do ambiente, falta de segurança etc. Essas fiscalizações visam investigar e resolver problemas específicos relatados.
Dirigida
A fiscalização dirigida é organizada pela Secretaria Regional do Trabalho e Emprego (SRTE) ou Secretaria de Inspeção do Trabalho (SIT) e pode acontecer em qualquer empresa, com data definida pelos órgãos citados.
Indireta
A fiscalização indireta foca na avaliação de documentos por meio do auditor fiscal. Para isso, é apresentada a solicitação que tem origem na Notificação para Apresentação de Documentos (NAD), comunicado oficial referente a este tipo de fiscalização.
Essa notificação serve para que a empresa reúna a documentação solicitada e apresente às Delegacias Regionais do Trabalho. Isso inclui registros de pagamento, contratos de trabalho e registros de segurança, a ideia é verificar se as empresas estão mantendo registros precisos e cumprindo as obrigações legais.
Imediata
A fiscalização imediata é feita a partir da avaliação do auditor de que existe risco à saúde e segurança do trabalhador no exercício das suas atividades. Nesse tipo de fiscalização, o auditor comunica de forma imediata a chefia técnica da empresa e faz a expedição de termo de embargo ou interdição ou lavratura de auto de infração.
Para análise de acidente de trabalho
Quando acontece algum acidente no local de trabalho existe a abertura de precedente para a fiscalização. O objetivo principal dela é determinar as causas dos acidentes, identificar qualquer violação das leis de segurança no trabalho por parte da empresa e implementar medidas corretivas para evitar futuras intercorrências.
Do recolhimento do FGTS e Contribuição Social
Um dos tipos de fiscalização trabalhista está ligado à análise do recolhimento do FGTS e Contribuição Social. Os auditores checam se a empresa está em ordem ou se existem irregularidades nas contribuições.
Caso identifique a ausência de pagamentos é emitida uma notificação fiscal para recolhimento da contribuição, sendo obrigatório quitar os valores que estejam em aberto. Além disso, a empresa recebe um auto de infração.
Quem é responsável por fazer a fiscalização trabalhista?
A responsabilidade de fazer a fiscalização trabalhista fica a cargo do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) e do Ministério Público do Trabalho (MPT). Cada um deles terá seus profissionais qualificados para a execução de ações, que são auditores fiscais e procuradores.
No caso do MTP, a atuação é exclusivamente administrativa, isso significa que as ações são extrajudiciais, dada a legitimidade e competência dos auditores de fazerem averiguações, o que inclui visitas fiscais, solicitação de documentos, lavrar autos de infração e a imposição de penalidade.
Em contrapartida, o MPT não tem ligação com nenhum dos três poderes, podendo entrar com ações judiciais. O objetivo é garantir que os direitos trabalhistas sejam cumpridos.
Como proceder caso a empresa receba um auto de infração?
Ao receber um auto de infração, a empresa deve atender ou recorrer às solicitações previstas no documento a fim de corrigir as irregularidades identificadas pelo auditor fiscal. Sendo assim, ela tem um prazo de 10 dias corridos para cumprir com o que está previsto no documento, regularizando a situação.
A defesa administrativa é uma maneira da empresa recorrer do auto de infração, contestando a atuação. A partir disso, a empresa precisa reunir documentos que atestem os motivos pelos quais ela não está de acordo com o auto de infração, solicitando uma nova apuração da denúncia.
Os documentos devem ser enviados para o órgão que autuou a empresa ou diretamente para a Superintendência Regional do Trabalho. Cabe destacar que notificações eletrônicas podem ser tratadas eletronicamente, mas processos físicos precisam ser enviados diretamente para a unidade ou órgão de autuação de forma presencial.
Como a empresa pode se preparar para a fiscalização do trabalho?
Para evitar problemas de ordem trabalhista é necessário que a empresa adote algumas medidas visando se preparar para as fiscalizações, independentemente do tipo!
Realizar a auditoria interna
Uma auditoria interna é a principal tarefa de alinhamento contra irregularidades da empresa. O ideal é realizar o mapeamento de todos os pontos que podem ser questionados durante uma fiscalização.
Portanto, foque em checar a segurança do trabalho, equipamentos, documentações, como contratos, pagamentos de horas extras atrasadas, documentos de rescisão, extratos previdenciários e outros.
Leia também: Auditoria trabalhista e a importância nas relações de trabalho
Preparar os profissionais
Quando a empresa recebe a visita de um auditor fiscal é necessário ter um responsável para fazer o acompanhamento da fiscalização. Isso demanda um profissional preparado que conheça bem a empresa, principalmente assuntos ligados aos colaboradores, como contratações, benefícios, segurança do trabalho e outros.
O mais comum é que o responsável seja parte do setor de RH ou segurança do trabalho, tendo em vista que essas áreas estão em contato constante com questões trabalhistas.
Manter os documentos em dia
Tendo em vista que a fiscalização trabalhista pode acontecer a qualquer momento, sem aviso prévio por parte dos órgãos responsáveis, a empresa deve se preocupar em manter os documentos dos seus colaboradores em dia. Eles devem estar devidamente armazenados e serem de fácil acesso para fiscalização.
Afinal, o auditor poderá fazer a solicitação de documentos variados, desde registros de ponto, holerites, registro dos colaboradores etc. Uma maneira de manter esses arquivos organizados é fazer a separação por data e tipo.
Além disso, contar com um software que permita realizar a gestão documental é essencial. Isso porque a tecnologia contribuirá para que os arquivos estejam centralizados e em um local seguro, facilitando assim a busca em um momento de fiscalização trabalhista.
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