Compras, transações de venda, circulação de mercadorias, todas essas ações devem estar comprovadas por meio de documentos fiscais ao governo. De acordo com o Ministério da Fazenda, todas organizações que fazem operações tributáveis devem fazer a emissão desses documentos.
A grande questão é que o tema não é simples e ainda gera certas confusões. Consequentemente, isso pode levar a problemas, pois uma informação fora do local correto poderá invalidar um documento até gerar multas.
Pensando nisso, trouxemos neste artigo os principais aspectos que você precisa conhecer a respeito de documentos fiscais!
O que são documentos fiscais?
Os documentos fiscais são declarações emitidas pelas empresas que servem como comprovante de operações realizadas junto de pessoas físicas, órgãos públicos ou outras empresas.
Esses documentos servem para registrar operações de transporte, compras, mas também de vendas de produtos e serviços. Diante dessa funcionalidade é importante que ele contenha dados sobre os impostos pagos nessas transações.
Independentemente se a sua empresa efetua qualquer tipo de operação tributável, mesmo estando isenta do pagamento de impostos, ela obrigatoriamente deve emitir documentos fiscais. Além disso, é preciso realizar a sua escrituração.
Lembrando que a emissão dos documentos não é exigida apenas pela Receita Federal, mas também por outros órgãos públicos, como as Secretaria de Finanças dos municípios, bem como a Secretaria da Fazenda do estado em que a empresa está localizada.
Para que servem os documentos fiscais?
As funções de um documento fiscal são variadas, a principal delas é servir como comprovante de negociação, por exemplo, a compra de insumos de um fornecedor. No entanto, esses documentos também servem para a contabilidade, auxiliando o setor no preparo de livros fiscais.
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Assim, eles funcionam como um guia para a prestação de contas ao Fisco, mas também para entender se os impostos devidos foram pagos corretamente, como o ICMS. O fato de servirem como comprovantes também é de grande valia em caso de processo, mas para isso é necessário que eles tenham assinatura válida, garantindo assim a possibilidade de uso em casos jurídicos.
Principais tipos de documentos fiscais
Mas, afinal, quais os principais tipos de documentos fiscais? Conheça alguns deles a seguir!
Nota fiscal eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal que serve como comprovante de operações comerciais de circulação de mercadorias, o que permite a tributação correta.
O modelo eletrônico foi criado com o objetivo de substituir o documento impresso, trazendo assim mais flexibilidade de gestão documental e facilitando a fiscalização dos órgãos competentes. Mas para que seja validado, o documento precisa de assinatura digital.
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é bem parecida com a Nota Fiscal Eletrônica, a diferença está no propósito e na maneira como é emitida. Enquanto a NF-e é usada na compra e venda de mercadorias, a NFS-e é emitida para prestação de serviços, como um reparo de algum equipamento, serviços de limpeza, entre outros.
A sua taxação acontece por meio do ISS (Imposto sobre Serviços). A regulamentação da NFS-e é feita pela SEFAZ, mas a sua administração é realizada pelas prefeituras, que é responsável por autorizar e controlar as emissões.
Nota fiscal ao consumidor eletrônica (NFC-e)
A Nota Fiscal ao consumidor eletrônica serve para documentar negociações realizadas presencialmente ou que foram entregues em domicílio, servindo como substituta da nota fiscal de venda ao consumidor.
Esse tipo de nota assegura um controle fiscal mais efetivo por parte do governo. Mas não são todos os estados que usam esse documento. Apenas Santa Catarina, Ceará e São Paulo não têm a obrigatoriedade da NFC-e, pois eles contam com os seus próprios cupons.
Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)
Existe também o CT-e que é utilizado para documentar a prestação de serviço de transporte de cargas. Atualmente, o documento é o único documento necessário para essa categoria, ou seja, todos os modelos anteriores usados para a transporte de carga não são mais utilizados.
Carta de correção eletrônica (CC-e)
A Carta de Correção Eletrônica (CC-e) é um documento que serve para que empresas corrijam erros em campos específicos de notas fiscais eletrônicas que já foram emitidas.
Mas as correções não podem estar ligados com os seguintes campos:
- data de emissão da NF-e;
- data de saída de mercadoria;
- dados de remetente ou destinatário;
- variáveis que impactam o valor do imposto, tais como alíquota, valor total, entre outros.
A carta de correção já existe em papel. No entanto, é necessário consultar com a Sefaz do seu estado se a opção eletrônica já foi implementada na sua localidade.
Quanto tempo preciso guardar os documentos fiscais da minha empresa?
Guardar notas fiscais é de obrigatoriedade do contribuinte emitente ou destinatário. De acordo com a lei, as empresas são obrigadas a guardar Notas Fiscais emitidas e recebidas por um período de 5 anos.
Tais documentos servem para a declaração do imposto de renda e a Receita Federal tem esse período para fazer a solicitação dos mesmos para fiscalização. Caso a empresa não possua as notas solicitadas, ela poderá receber multas.
Mesmo as empresas que fazem a emissão de poucas notas devem se preocupar com o armazenamento dos documentos fiscais. Afinal, em caso de perda, a Sefaz não pode se responsabilizar pela recuperação dos documentos.
Quais os dados necessários para preencher documentos fiscais?
No momento de fazer algum documento fiscal para a sua empresa é importante estar munido de alguns dados. Obrigatoriamente eles devem estar presentes para conferir validade fiscal ao documento.
Dados do comprador ou tomador do serviço
O primeiro passo é reunir os dados da empresa para a emissão do documento fiscal, como nome, endereço, CNPJ e outros. Apesar de parecer algo óbvio, é fundamental ter certeza de que as informações colocadas poderão dar origem ao documento fiscal. Do contrário, será preciso refazer a tarefa.
Data de emissão
A data de emissão do documento fiscal também é um dado muito importante. Esteja certo de inserir o dia correto, assim, você não terá problemas com a fiscalização.
CNAE
O CNAE é a sigla para Classificação Nacional de Atividades Econômicas, que consiste em um código de 7 dígitos responsável por identificar o tipo de atividade econômica exercida por um negócio.
A empresa poderá ter mais de uma CNAE, isso significa, que é possível determinar a atividade primária e outras atividades secundárias, desde que as naturezas das mesmas estejam interligadas.
A inserção correta do CNAE permitirá o pagamento adequado dos tributos. Se a empresa estiver atuando com o CNAE diferente da sua área de atuação na intenção de pagar uma carga tributária menor, ela poderá ter problemas com a Receita Federal.
Valores
Os valores da transação e eventuais montantes extras devem estar especificados no documento fiscal.
Dados do transportador
Em caso de necessidade de transporte de mercadorias, é fundamental conhecer os dados do transportador, eles devem estar especificados no documento:
- identificação do veículo, como placa e UF, além da data e horário da saída da mercadoria;
- nome do transportador;
- CNPJ e inscrição estadual;
- endereço.
Produto
A descrição do produto vendido ou serviço prestado deve também estar presente, bem como a quantidade comercializada.
Tecnologia e seu papel na gestão de documentos fiscais
Como você deve ter acompanhado ao longo do artigo, o cuidado com os documentos fiscais é indispensável. O processo exige cuidado e atenção da empresa com a emissão, armazenamento, compartilhamento e processamento.
A tarefa não é simples, por isso, é tão relevante contar com tecnologias que auxiliem nesse gerenciamento, evitando assim erros que podem comprometer a empresa ou prestador de serviços diante da Receita Federal.
A wehandle conta com uma solução que permite fazer um gerenciamento documental eficiente, entre os seus principais atributos estão a validação, análise e o armazenamento de documentos.
Se você quer organizar os documentos fiscais, entre em contato conosco e saiba melhor como podemos ajudá-lo em sua operação!