Você organiza o cadastro de fornecedores da sua empresa? Todos os parceiros estão registrados com os dados necessários para a gestão? Ainda não? Então, é hora de começar a investir nesse processo.
Uma empresa pode ter vários fornecedores e não ter o controle deles pode gerar problemas no futuro. Por isso, é importante já começar essa relação comercial de maneira organizada, o que consiste na colocação de todos os dados necessários dentro de um sistema.
Quer aprender como fazer o cadastro de fornecedores da forma correta? Este artigo é para você, nele vamos não só te ensinar a organizar esse processo, mas também mostrar os principais benefícios de realizá-lo. Boa leitura!
O que é o cadastro de fornecedores?
O cadastro de fornecedores constitui o registro de dados coletados pela empresa a respeito dos seus parceiros comerciais, como contato, negociações e pedidos. Ou seja, tanto pessoas físicas quanto jurídicas que fornecem algum tipo de produto ou serviço para o seu negócio. Independentemente da relação dele com a empresa, o fornecedor deve ser cadastrado a fim de facilitar a gestão.
Fazer o controle permite a centralização de dados facilitando assim o monitoramento da relação entre empresa e fornecedor. Neste cadastro devem estar presentes diversas empresas, mesmo aquelas que não foram contratadas, pois você pode precisar para realizar cotações futuras e, até mesmo, para obter melhores preços nas negociações.
De maneira geral, o recurso é usado em curto, médio e longo prazo, mas para isso é preciso fazer a atualização das informações constantemente. Assim, é possível construir uma rede de fornecedores que seja confiável.
Qual a sua importância?
Ao fazer o cadastro de fornecedores você dá o primeiro passo muito importante nessa parceria comercial que é a gestão de fornecedores. Tal processo consiste em analisar e controlar todas as atividades operacionais e administrativas dessa relação.
Além do mais, fazer o cadastro adequado ajuda na cotação de preços, como já destacado, otimizando o processo e tornando-o mais rápido. Isso porque aquelas empresas que não têm tal controle costumam demorar mais tempo e até não conseguir um número suficiente de orçamentos para fazer um comparativo de preços e fechar os melhores negócios.
Como fazer o cadastro de fornecedores de maneira eficiente?
Agora que você já sabe mais sobre a importância do cadastro de fornecedores, aprenda como fazê-lo de maneira eficiente!
Determine os dados para o cadastro
O primeiro passo de um cadastro de fornecedores eficiente é a determinação de todos os dados importantes, entre os quais podemos destacar:
- nome fantasia;
- razão social;
- endereço;
- CEP;
- CNPJ/ CPF;
- inscrição estadual;
- inscrição municipal;
- contatos como e-mail e telefone;
- dados para nota fiscal;
- informações sobre o representante legal da empresa.
Claro, que esses são apenas alguns deles, dependendo do tipo de negócio outros detalhes serão necessários. Por isso, fique atento ao seu setor. Em relação a informações adicionais vale a pena lembrar que elas também são cruciais.
Nesse caso, faça anotações sobre negociações que aconteceram, cotações, contas bancárias, formas de pagamento e outros. Todas essas informações devem ser preenchidas corretamente, ainda mais para não gerar problemas como no setor financeiro, afinal, uma nota fiscal preenchida incorretamente pode significar dor de cabeça para o negócio.
Centralize o acesso a esses dados
A centralização dos dados contribui não só para organização, mas também para a visualização de informações. A partir do momento que os dados estão dispostos em uma plataforma, eles podem ser acessados com maior facilidade pelos colaboradores.
Mas lembre-se de ter cuidados e assegurar o acesso apenas aos profissionais devidamente autorizados, tendo como princípio a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Proteger os dados e fazer com que o seu acesso seja feito a partir de um ponto evita riscos para operação como um todo.
Classifique os fornecedores por produtos ou serviços
Uma organização pode demandar itens e serviços variados de terceiros. Por isso, é importante definir um critério de tipo de produto ou serviço na hora de cadastrar o fornecedor.
E por que fazer isso? Por meio dessa tarefa, você poderá ter um filtro ou sistema classificatório que irá manter a organização, facilitando pesquisas e definindo prioridades da empresa.
Mantenha as informações atualizadas
Fazer o cadastro de fornecedores e esquecer de atualizá-lo, vai atrapalhar ao invés de ajudar. Isso porque as informações estarão desencontradas. Portanto, se algum dado novo mudou ou precisa ser adicionado, ou mesmo se uma nova negociação foi fechada, atualize o sistema.
Dados de contato são importantes para um bom relacionamento entre parceiros de negócios, bem como certificados de compliance, que asseguram a idoneidade e aptidão do fornecedor. Todos eles devem passar por uma revisão periódica.
Use um sistema para o cadastro e gestão de fornecedores
O processo de cadastro pode ser burocrático e trabalhoso quando não é feito com um sistema adequado. Portanto, aproveite para ter uma ferramenta que permite realizar a inserção de todos os dados e ainda mantenha as informações acessíveis.
O sistema da Wehandle conta com recursos que permitem estruturar o cadastro de fornecedores de forma completa, você inclui o CNPJ do fornecedor para fazer o cadastro no software e dar início à qualificação e homologação.
Quais os benefícios obtidos pela empresa?
Fazer corretamente o cadastro de fornecedores traz uma série de benefícios para a empresa que o aplica. Conheça alguns deles a seguir!
Otimização de processos
Quando a empresa se preocupa em fazer o cadastro de fornecedores, é possível otimizar todo o trabalho. Além do mais, ao sistematizar o processo, é visível uma boa economia nos custos, afinal, a equipe terá menos retrabalho, além de evitar perder tempo.
Isso sem contar que a tecnologia ajuda a mostrar os processos de ponta a ponta, sendo possível fazer análises mais eficazes sobre os parceiros de negócios. Assim, os profissionais não ficam presos em tarefas manuais e passíveis de erros.
Maior equilíbrio do custo-benefício na contratação
Quando utilizado um sistema digital de cadastro de fornecedores é possível reduzir os custos comerciais, tendo em vista que todo o processo de inserção de dados é feito de forma automatizada, tornando-o menos burocrático, mas também menos passível de erros.
Consequentemente, é possível obter um equilíbrio no que diz respeito ao custo-benefício do processo de contratação de um fornecedor. Isso porque a análise de documentação e os comparativos entre os potenciais parceiros de negócio são feitos de maneira ágil e precisa.
Maior controle dos dados e documentação
Quando feito corretamente o cadastro de fornecedores traz um benefício que é o maior controle dos dados e de documentos. Por meio dele, é possível gerenciar toda a documentação de uma empresa, garantindo acessibilidade, integridade e segurança.
Mantendo as informações atualizadas fica mais fácil na hora de buscar dados sobre os parceiros de negócio e fazer a sua homologação.
Aumento das oportunidades comerciais
Sabia que organizar o cadastro também pode aumentar as chances de fechar bons contratos? Isso porque ao ter acesso a um banco de dados dos fornecedores é possível fazer um comparativo dos históricos deles, sem contar que o processo para aceite de propostas se torna mais simples.
Em resumo, ajuda a escalar o negócio de maneira segura e também estruturada e a empresa ainda tem a chance de fazer uma boa economia, encontrando aquele fornecedor que atenda às suas necessidades.
Como você pôde ver, o cadastro de fornecedores é algo simples de ser feito, mas os resultados obtidos por meio dele podem ser bem interessantes para a organização, trazendo não só mais oportunidades de negócios. Além disso, permite otimizar o trabalho diário da sua equipe.
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