No mundo dos negócios, o processo de aquisição de bens e serviços desempenha um papel crucial na operação e no sucesso de uma empresa. No entanto, garantir que essas compras atendam às expectativas de qualidade, prazo e custo requer mais do que simplesmente emitir pedidos.
É aqui que entra o diligenciamento de compras, uma abordagem estratégica que vai além da simples transação comercial. Neste artigo, vamos explorar mais sobre a importância do diligenciamento de compras e como implementá-lo para maximizar os benefícios e minimizar os riscos associados ao processo de aquisição!
O que é diligenciamento de compras?
O diligenciamento de compras é um processo por meio do qual a empresa verifica e avalia os aspectos relacionados à aquisição de produtos ou serviços. Ele envolve atividades que visam garantir que as compras atendam aos requisitos especificados, incluindo qualidade, prazo de entrega, preço e conformidade com regulamentos e padrões de mercado.
Tal processo é iniciado após o fechamento de uma negociação com o fornecedor. A ideia é que isso sirva para manter a produção da empresa em conformidade com os padrões de qualidade previamente estabelecidos, assegurando que a entrega seja feita no período acordado entre as partes.
O responsável pelo diligenciamento dentro da empresa precisa checar continuamente o andamento dos pedidos. A tarefa pode ser realizada através de ligações, reuniões ou até mesmo visitas presenciais, a fim de saber se haverá algum atraso, irregularidade ou outros.
Por que é importante fazer o diligenciamento de compras?
O diligenciamento de compras é importante por várias razões:
- trazer garantia de qualidade: ao fazer a avaliação de fornecedores, a empresa consegue selecionar os parceiros que oferecem produtos ou serviços de alta qualidade, garantindo que seus padrões de qualidade sejam atendidos;
- reduzir riscos: ao investigar os parceiros comerciais em potencial, é possível identificar e mitigar possíveis riscos, como atrasos na entrega, problemas de qualidade ou instabilidade financeira que eles possam ter;
- otimizar o uso de custos: ao comparar propostas e negociar termos contratuais,fica mais fácil para as organizações obter melhores preços e condições, ajudando a reduzir custos de aquisição;
- assegurar o cumprimento de prazos: ao selecionar fornecedores confiáveis e com capacidade de entrega adequada, a empresa pode garantir que os produtos ou serviços sejam entregues dentro dos prazos estabelecidos, evitando atrasos na produção ou na prestação de serviços;
- trazer conformidade regulatória: na verificação dos fornecedores, a organização assegura que eles cumpram os requisitos regulatórios e legais aplicáveis, ajudando a evitar problemas legais ou de conformidade;
- melhorar a cadeia de suprimentos: ao selecionar fornecedores confiáveis e de alta qualidade, vemos uma melhora na cadeia de suprimentos, garantindo um fluxo eficiente de produtos ou serviços.
Tipos de diligenciamento de compras
Quando falamos sobre diligenciamento de compras é preciso reconhecer os dois tipos nos quais ele se dividem. Cada um deles traz as suas especificidades, como veremos a seguir!
Diligenciamento de campo
O diligenciamento de campo envolve atividades que acontecem no local físico de operação ou execução de um determinado projeto ou tarefa. Entre as principais atividades podemos incluir inspeções, entrevistas, coleta de dados, observações diretas e outras tarefas realizadas in loco.
No contexto de compras ou gestão de projetos, o diligenciamento de campo inclui visitas a fornecedores, inspeções de instalações de produção, verificação de condições de trabalho, entre outras atividades que requerem presença física.
Diligenciamento de mesa
O diligenciamento de mesa está relacionado a atividades que são realizadas de forma remota, geralmente em um escritório ou em um ambiente de trabalho que não requer presença física no local do evento ou projeto.
O processo envolve análise de documentos, revisão de relatórios, comunicação por meio de telefone ou email, elaboração de planos ou estratégias, entre outras tarefas que podem ser realizadas de forma remota.
Como fazer o diligenciamento de compras?
Visando colocar em prática o diligenciamento de compras, confira as dicas a seguir!
Estruture o processo
Para estabelecer um processo de diligenciamento eficaz, é essencial estruturá-lo com base em documentos obrigatórios que permitam a fiscalização e avaliação adequadas das compras. Alguns desses documentos incluem:
Relatório administrativo
Este documento desempenha um papel crucial na análise do desempenho do fabricante e na gestão dos processos de compra. Neles estão os registros de pedidos, o que permite o controle de quais realizados e o número de ordens de compras por fornecedor.
O relatório administrativo traz uma visão abrangente das transações de compra, permitindo que a equipe de compras avalie o histórico de relacionamento com os fornecedores, identifique padrões nas aquisições e tome decisões informadas sobre futuras negociações.
É importante observar que esse relatório não tem impacto direto na entrega dos produtos ou serviços. No entanto, o documento serve como uma ferramenta valiosa para monitorar e otimizar o processo de compra.
Relatório físico
Antes da entrega dos produtos ou serviços adquiridos, é essencial realizar um relatório físico para inspecionar e verificar a qualidade e a conformidade com as especificações contratadas. Este documento tem um impacto direto na remessa produzida e ajuda a prevenir a ocorrência de atrasos e falhas operacionais.
Por meio do relatório físico, a equipe de compras pode garantir que os produtos ou serviços atendam aos padrões de qualidade exigidos, evitando surpresas desagradáveis durante a entrega ou após a utilização. Além disso, o documento pode destacar quaisquer problemas ou não conformidades que precisem ser abordados com o fornecedor antes da aceitação final da remessa.
Tenha um bom relacionamento com os fornecedores
Outro ponto importante do processo de diligenciamento de compras é a manutenção de um relacionamento sólido com os fornecedores para garantir uma gestão eficaz da cadeia de suprimentos. O setor de procurement desempenha um papel crucial nesse processo, pois é responsável por analisar, identificar e qualificar os fornecedores.
Ao estabelecer parcerias sólidas com os fornecedores, a empresa pode colher diferentes benefícios. Além de contribuírem para a gestão de custos, os fornecedores também ajudam no monitoramento de pedidos e podem oferecer insights valiosos sobre logística e eficiência operacional.
No contexto do diligenciamento de compras, a transparência e a confiança são essenciais. Estabelecer uma comunicação aberta e transparente com os fornecedores permite uma colaboração mais eficaz e facilita o alinhamento de expectativas. Isso é crucial para garantir que os produtos ou serviços adquiridos atendam às necessidades da empresa em termos de qualidade, prazo e custo.
Realize o follow-up de compras
O follow-up de compras é uma prática essencial no processo de diligenciamento de compras e desempenha um papel fundamental na garantia de que as transações comerciais ocorram de forma eficiente e eficaz.
Essencialmente, o follow-up envolve o acompanhamento e monitoramento de todas as etapas do processo de compra, desde a solicitação inicial até a entrega final dos produtos ou serviços adquiridos.
Ao executá-lo, é possível acompanhar todos os pedidos feitos aos fornecedores, garantindo que sejam processados e entregues conforme o planejado. Isso inclui o monitoramento de status dos pedidos, verificação de prazos e resolução de quaisquer problemas que possam surgir durante o processo de compra.
Outra parte importante do follow-up é que ele ajuda a manter uma comunicação aberta e regular com os fornecedores. Ou seja, envolve fazer perguntas sobre o progresso dos pedidos, esclarecer dúvidas, resolver conflitos e garantir que todas as partes estejam alinhadas em relação aos requisitos e expectativas.
Além de acompanhar o processo de compra em tempo real, o follow-up também envolve avaliar o desempenho do fornecedor após a conclusão da transação. Aqui destacamos as análises de custo-benefício, revisão do cumprimento de prazos, avaliação da qualidade dos produtos e avaliação do nível de serviço fornecido.
O processo de diligenciamento de compras é um importante instrumento de manutenção de conformidade. Ou seja, precisa ser feito pelo departamento de gestão de compras e acompanhado com regularidade.
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