Sua empresa está em dia com as obrigações legais? Quais as normas regem o negócio do qual você faz parte? Saber responder a essas perguntas é essencial quando se trata da conformidade legal. Ela é um aspecto essencial na gestão de negócios e organizações em qualquer setor.
Ou seja, é um compromisso de uma entidade em cumprir com as leis, regulamentos e normas que são aplicáveis às suas operações. Esse comprometimento também envolve a criação de uma cultura organizacional que valoriza a ética, a transparência e o respeito às normas estabelecidas pelos órgãos reguladores.
Neste contexto, no artigo vamos explicar melhor sobre os ganhos, desafios e estratégias de implementar a conformidade legal na sua empresa!
O que é conformidade legal?
A conformidade legal significa que a empresa atende às leis, aos requisitos legais, normas e padrões aplicáveis à sua operação. Isso abrange uma ampla variedade de áreas, dependendo do setor e da localização da empresa. Ela é fundamental para garantir que uma organização opere dentro dos limites legais estabelecidos e evite possíveis penalidades.
Só para se ter uma ideia ela contempla o alinhamento com:
- regulamentos internos
- procedimentos corporativos;
- contratos;
- acordos estabelecidos com terceiros.
- acordos ou convenções coletivas de trabalho;
- termos de compromisso;
- requisitos de clientes;
Ou seja, as atividades precisam estar alinhadas com o que é exigido do exercício do seu negócio.
Importância da auditoria de conformidade legal
A auditoria de conformidade legal desempenha um papel essencial nas organizações, visando garantir que as práticas e operações estejam em conformidade com as leis, regulamentos e normas aplicáveis.
Por meio da auditoria é possível, por exemplo, identificar as áreas da organização que podem não estar seguindo as leis e regulamentos aplicáveis, o que inclui políticas internas, contratos etc.
Além disso, ela é uma maneira tangível de demonstrar o comprometimento da organização com a ética, a legalidade e a transparência. Isso é especialmente importante para construir e manter a confiança dos stakeholders.
Sem contar que as informações obtidas por meio de auditorias de conformidade fornece à alta administração dados concretos para tomar decisões informadas sobre melhorias, alocação de recursos e estratégias futuras.
Quais os ganhos obtidos por estar em conformidade legal?
Existem vários benefícios e ganhos que uma empresa pode obter ao estar em conformidade legal. Aqui estão alguns deles:
Reputação e confiança
O cumprimento das leis e regulamentos fortalece a reputação da empresa. Ao não seguir as determinações, a empresa está exposta a uma série de riscos, que por sua vez podem tomar grandes proporções, a ponto de prejudicar a sua imagem e as suas relações em todas as escalas.
Lembre-se de que os clientes, parceiros de negócios e investidores muitas vezes preferem lidar com empresas que operam de maneira ética e legal.
Redução de riscos legais
Os riscos legais podem ser classificados de cinco formas distintas: litígio, regulatório, de fraude, tributário e trabalhista. As consequências dos riscos legais variam de acordo com quem os assume, já que cada tipo de empresa é amparada por conjuntos de normas e órgãos reguladores distintos.
Por isso, estar em conformidade ajuda a evitar ações legais, multas e penalidades. Isso reduz os riscos associados a litígios e custos, preservando os recursos financeiros da empresa.
Acesso a mercados e oportunidades
Algumas oportunidades de negócios, contratos e mercados exigem que as empresas estejam em conformidade com determinados requisitos legais. A conformidade legal pode, portanto, abrir portas para novas oportunidades de negócios.
Muitos investidores e instituições financeiras consideram esse alinhamento como um indicador de boa governança corporativa. Empresas em conformidade podem ter mais facilidade em obter financiamento e atrair investidores.
Preparação para fiscalizações
De nada adianta empregar esforços e investimentos na gestão de requisitos legais, se quando uma auditoria ou fiscalização forem feitas, a empresa não conseguir mostrar evidências que comprovem a regularidade com as normas e exigências legais.
Por essa razão, um dos objetivos de fazer uma auditoria de conformidade legal é elaborar um relatório com a avaliação e orientações sobre como a empresa precisa estar organizada e demonstrar suas evidências.
Desafios da conformidade legal
Apesar dos benefícios, a conformidade legal também impõe alguns desafios à operação!
Complexidade das leis e regulamentos
Um dos principais desafios da conformidade legal é a complexidade das leis e regulamentos, especialmente no Brasil. Um deslize pode acabar custando caro, em decorrência dos altos valores cobrados por meio de multas direcionadas à empresas que não sigam corretamente todos os trâmites legais.
Agora, imagine as empresas que operam internacionalmente, manter a conformidade com as leis de diferentes países é um desafio ainda maior. A necessidade de cumprir regulamentações locais e globais, muitas vezes em constante mudança, exige uma gestão minuciosa e eficaz.
Mudanças frequentes na legislação
Visando o acompanhamento da legislação, as empresas devem treinar a equipe para que ela se atualize constantemente. Esse é um desafio enfrentado pelas organizações, por exemplo, que precisam seguir as mudanças e se adaptar às mesmas em tempo recorde.
Não basta um curso rápido, pois a intensidade das mudanças exige o acompanhamento periódico dos impactos legislativos.
Custos associados à conformidade
O custo de conformidade legal é uma preocupação para todas as empresas, independentemente do tamanho ou setor. A não conformidade com as regulamentações pode levar a multas, penalidades legais, danos à reputação da empresa e perda de confiança dos clientes.
Por isso, é fundamental que as empresas invistam tempo, esforço e recursos para assegurar a conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis. Até mesmo porque isso pode onerar as finanças.
Estratégias para alcançar e manter a conformidade
Mas, afinal, o que pode ser feito pelas empresas para que elas se mantenham no caminho correto?
Implementação de programas de conformidade
A implementação de programas de conformidade é essencial para garantir que as organizações estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. Mas antes disso, é necessário realizar uma avaliação abrangente de riscos legais e requisitos regulamentares relevantes para a empresa e localidades em que ela opera. Isso ajuda a identificar áreas críticas que exigem atenção especial.
A partir disso, crie políticas e procedimentos claros e específicos que abordem os requisitos legais identificados. Esses documentos devem ser facilmente compreensíveis e acessíveis a todos os funcionários.
Treinamento e conscientização dos funcionários
Os colaboradores que entendem por que as medidas legais estão em vigor têm maior probabilidade de aderir a elas. Os treinamentos devem ser fornecidos de acordo com necessidades tendo como base em suas funções e cargo.
A conscientização sobre as implicações legais e éticas do não cumprimento é fundamental para criar uma cultura de conformidade.
Monitoramento e avaliação contínua
Implemente mecanismos de monitoramento e auditoria interna para avaliar a eficácia das práticas de conformidade. Isso pode incluir auditorias regulares, revisões de processos e avaliação contínua de riscos.
Manter esse monitoramento é especialmente importante para o desenvolvimento de planos de resposta a incidentes para lidar com violações de conformidade, incluindo procedimentos para investigação interna, comunicação externa e correção de problemas.
De que maneira a tecnologia pode ajudar na manutenção da conformidade legal?
Um programa de conformidade legal pautado na tecnologia traz vários benefícios como otimização de tempo e economia de recursos financeiros. Isso acontece graças à automatização de diversas tarefas manuais repetitivas para que os gestores possam focar em estratégias e ações que contribuam para o crescimento do negócio.
Além disso, o uso de sistemas modernos traz maior segurança para os dados, fazendo assim com que eles possam ser usados de forma assertiva na tomada de decisões. Ainda temos a centralização de documentos evita que informações importantes sejam perdidas e facilita processos, como o da auditoria.
Com a Wehandle, você consegue automatizar e agilizar o processo de conformidade lehal, além de ter mais segurança na manutenção de dados importantes da operação.
A Wehandle é uma plataforma que visa simplificar a comunicação entre cliente e prestador de serviços, agilizando e organizando a gestão dos documentos dos funcionários. Dessa forma, reduzimos o tempo de espera nas portarias e facilitamos a integração de novos colaboradores.
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