Como a tecnologia pode ser uma aliada para a conformidade legal

Sua empresa está em dia com as obrigações legais? Quais as normas regem o negócio do qual você faz parte? Saber responder a essas perguntas é essencial quando se trata da conformidade legal. Ela é um aspecto essencial na gestão de negócios e organizações em qualquer setor. 

Ou seja, é um compromisso de uma entidade em cumprir com as leis, regulamentos e normas que são aplicáveis às suas operações. Esse comprometimento também envolve a criação de uma cultura organizacional que valoriza a ética, a transparência e o respeito às normas estabelecidas pelos órgãos reguladores.

Neste contexto, no artigo vamos explicar melhor sobre os ganhos, desafios e estratégias de implementar a conformidade legal na sua empresa!

O que é conformidade legal?

A conformidade legal significa que a empresa atende às leis, aos requisitos legais, normas e padrões aplicáveis à sua operação.

Isso abrange uma ampla variedade de áreas, dependendo do setor e da localização da empresa. Ela é fundamental para garantir que uma organização opere dentro dos limites legais estabelecidos e evite possíveis penalidades. Só para se ter uma ideia ela contempla o alinhamento com: 

• regulamentos internos
• procedimentos corporativos;
• contratos;
• acordos estabelecidos com terceiros.
• acordos ou convenções coletivas de trabalho;
• termos de compromisso;
• requisitos de clientes;

Importância da auditoria de conformidade legal

A auditoria de conformidade legal desempenha um papel essencial nas organizações, visando garantir que as práticas e operações estejam em conformidade com as leis, regulamentos e normas aplicáveis.  Por meio da auditoria é possível, por exemplo, identificar as áreas da organização que podem não estar seguindo as leis e regulamentos aplicáveis, o que inclui políticas internas, contratos etc. 

Além disso, ela é uma maneira tangível de demonstrar o comprometimento da organização com a ética, a legalidade e a transparência .

Isso é especialmente importante para construir e manter a confiança dos stakeholders.  Sem contar que as informações obtidas por meio de auditorias de conformidade fornece à alta administração dados concretos para tomar decisões informadas sobre melhorias, alocação de recursos e estratégias futuras.

Quais os ganhos obtidos por estar em conformidade legal?

Reputação e confiança

O cumprimento das leis e regulamentos fortalece a reputação da empresa . Ao não seguir as determinações, a empresa está exposta a uma série de riscos, que por sua vez podem tomar grandes proporções, a ponto de prejudicar a sua imagem e as suas relações em todas as escalas.

Lembre-se de que os clientes, parceiros de negócios e investidores muitas vezes preferem lidar com empresas que operam de maneira ética e legal.

Redução de riscos legais

Os riscos legais podem ser classificados de cinco formas distintas: litígio, regulatório, de fraude, tributário e trabalhista . As consequências dos riscos legais variam de acordo com quem os assume, já que cada tipo de empresa é amparada por conjuntos de normas e órgãos reguladores distintos. 

Por isso, estar em conformidade ajuda a evitar ações legais, multas e penalidades. Isso reduz os riscos associados a litígios e custos, preservando os recursos financeiros da empresa.

Acesso a mercados e oportunidades

Algumas oportunidades de negócios, contratos e mercados exigem que as empresas estejam em conformidade com determinados requisitos legais. A conformidade legal pode, portanto, abrir portas para novas oportunidades de negócios.

Muitos investidores e instituições financeiras consideram esse alinhamento como um indicador de boa governança corporativa . Empresas em conformidade podem ter mais facilidade em obter financiamento e atrair investidores.

Preparação para fiscalizações

De nada adianta empregar esforços e investimentos na gestão de requisitos legais, se quando uma auditoria ou fiscalização forem feitas, a empresa não conseguir mostrar evidências que comprovem a regularidade com as normas e exigências legais.  

Por essa razão, um dos objetivos de fazer uma auditoria de conformidade legal é elaborar um relatório com a avaliação e orientações sobre como a empresa precisa estar organizada e demonstrar suas evidências. 

Desafios da conformidade legal

Complexidade das leis e regulamentos

Um dos principais desafios da conformidade legal é a complexidade das leis e regulamentos , especialmente no Brasil. Um deslize pode acabar custando caro, em decorrência dos altos valores cobrados por meio de multas direcionadas à empresas que não sigam corretamente todos os trâmites legais. 

Agora, imagine as empresas que operam internacionalmente, manter a conformidade com as leis de diferentes países é um desafio ainda maior. A necessidade de cumprir regulamentações locais e globais, muitas vezes em constante mudança, exige uma gestão minuciosa e eficaz.

Mudanças frequentes na legislação

Visando o acompanhamento da legislação, as empresas devem treinar a equipe para que ela se atualize constantemente. Esse é um desafio enfrentado pelas organizações, por exemplo, que precisam seguir as mudanças e se adaptar às mesmas em tempo recorde . 

Não basta um curso rápido, pois a intensidade das mudanças exige o acompanhamento periódico dos impactos legislativos.

Custos associados à conformidade

O custo de conformidade legal é uma preocupação para todas as empresas, independentemente do tamanho ou setor. A não conformidade com as regulamentações pode levar a multas, penalidades legais, danos à reputação da empresa e perda de confiança dos clientes. 

Por isso, é fundamental que as empresas invistam tempo, esforço e recursos para assegurar a conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis. Até mesmo porque isso pode onerar as finanças .

Estratégias para alcançar e manter a conformidade

Implementação de programas de conformidade

A implementação de programas de conformidade é essencial para garantir que as organizações estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.

Mas antes disso, é necessário realizar uma avaliação abrangente de riscos legais e requisitos regulamentares relevantes para a empresa e localidades em que ela opera.

Isso ajuda a identificar áreas críticas que exigem atenção especial. A partir disso, crie políticas e procedimentos claros e específicos que abordem os requisitos legais identificados. Esses documentos devem ser facilmente compreensíveis e acessíveis a todos os funcionários.

Treinamento e conscientização dos funcionários

Monitoramento e avaliação contínua

Implemente mecanismos de monitoramento e auditoria interna para avaliar a eficácia das práticas de conformidade. Isso pode incluir auditorias regulares, revisões de processos e avaliação contínua de riscos.

Manter esse monitoramento é especialmente importante para o desenvolvimento de planos de resposta a incidentes para lidar com violações de conformidade, incluindo procedimentos para investigação interna, comunicação externa e correção de problemas.

De que maneira a tecnologia pode ajudar na manutenção da conformidade legal?

Um programa de conformidade legal pautado na tecnologia traz vários benefícios como otimização de tempo e economia de recursos financeiros .

Isso acontece graças à automatização de diversas tarefas manuais repetitivas para que os gestores possam focar em estratégias e ações que contribuam para o crescimento do negócio. Além disso, o uso de sistemas modernos traz maior segurança para os dados, fazendo assim com que eles possam ser usados de forma assertiva na tomada de decisões.

Ainda temos a centralização de documentos evita que informações importantes sejam perdidas e facilita processos, como o da auditoria. 

Com a wehandle , você consegue automatizar e agilizar o processo de conformidade legal, além de ter mais segurança na manutenção de dados importantes da operação.

A wehandle é uma plataforma que visa simplificar a comunicação entre cliente e prestador de serviços, agilizando e organizando a gestão dos documentos dos funcionários. Dessa forma, reduzimos o tempo de espera nas portarias e facilitamos a integração de novos colaboradores.

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