O Brasil é conhecido por ter um dos sistemas tributários mais complexos do mundo. Existem três níveis de autoridades fiscais: federal, estadual e municipal. Embora a constituição e as leis federais estabeleçam regras gerais para todos os impostos, cada estado e município tem poderes para decretar suas próprias leis e regulamentos para a cobrança dos impostos estaduais e municipais, respectivamente.
Diante desse cenário, você sabe o que significa compliance fiscal? De forma simples, consiste na utilização de um conjunto de técnicas e ações voltadas ao cumprimento das normas relativas à legislação tributária de uma empresa.
Para garantir o cumprimento e o pagamento de todas as exigências fiscais pertinentes ao seu ramo de atividade, é fundamental que sua empresa tenha um bom controle interno de compliance.
Quer entender porque o compliance fiscal se torna uma necessidade nas empresas? Continue lendo e descubra!
O que significa compliance fiscal?
O termo “compliance fiscal” refere-se ao cumprimento de uma determinada empresa com todas as regras da legislação tributária e tributária dos países em que atua.
A origem do termo “compliance fiscal ” é uma mistura da palavra inglesa “compliance” que em sua tradução literal significa “conformidade” e a área de aplicação do termo, que neste caso, estamos falando do departamento “fiscal” de uma empresa.
Devido à alta complexidade das regras tributárias existentes no Brasil, pode acontecer que mesmo sem saber, a empresa esteja em condição de descumprimento fiscal.
São muitas as normas, leis, atos, portarias e decretos que devem ser analisados antes de aplicar ou não um tributo, se deve ou não apropriar-se de crédito tributário, declarar ou não operação interna e no caso de optar por não tributar, não declarar alguma informação, isso pode custar à empresa uma autuação fiscal.
O compliance fiscal consiste na utilização de diferentes práticas para adequar os processos tributários e contábeis de uma empresa, de modo que se ajustem às obrigações legais vigentes em seu setor de atividade.
Ou seja, é uma forma de identificar e resolver qualquer questão relacionada a processos tributários que não estejam de acordo com a legislação.
Portanto, estar em conformidade é estar dentro das regras, diretrizes e/ou leis estabelecidas para determinada situação.
Qual a importância e os benefícios do compliance fiscal?
O cumprimento de todas essas declarações fiscais (ou seja, obrigações acessórias) é um grande desafio para as empresas no Brasil, que muitas vezes precisam de departamentos fiscais inteiros voltados para o assunto ou até mesmo contratar escritórios de contabilidade para preparar a lista de declarações fiscais aplicáveis em cada caso.
Os prazos impostos pelo Fisco são por vezes apertados e as descrições das regras são complexas, o que dificulta o cumprimento efetivo das exigências.
Existem exigências nacionais e em menor proporção, que se aplicam separadamente a cada estado ou município, que precisam da mesma atenção.
Em suma, garantir a conformidade fiscal não é uma tarefa fácil, mas é necessária. Afinal, todo negócio precisa estar dentro da lei para funcionar.
Quando uma empresa implementa um sistema que garante a conformidade fiscal, há muitos benefícios envolvidos:
- Diminui o risco de multas e outras penalidades;
- Contribui para a construção de uma empresa eticamente responsável;
- Reduz os riscos fiscais;
- Aumenta a transparência nos processos fiscais;
- Protege documentos fiscais por meio de armazenamento seguro e legal;
- Garante o cumprimento de prazos e obrigações fiscais.
O que acontece quando uma empresa não está em conformidade fiscal?
O cumprimento das obrigações acessórias fiscais no Brasil não é simples. No entanto, se cumprir o regime tributário é oneroso, não fazê-lo é ainda pior, considerando as penalidades do Fisco. Diferentes penalidades relevantes podem ocorrer caso uma empresa não cumpra as obrigações fiscais, mesmo que tenha adotado – de boa fé – uma interpretação diferente das regras em vigor.
Na esfera federal, a multa padrão por falta de recolhimento de tributos é de 75% e pode aumentar para 115%, 150% ou 225%, caso o Fisco conclua que há indícios de fraude ou falta de cooperação do contribuinte com a investigação.
Especificamente em relação às obrigações acessórias, a apresentação de declarações fiscais com informações incorretas pode resultar em multas de até 3% do valor total das transações comerciais e financeiras do contribuinte.
Embora possa ser difícil cumprir com todas as obrigações fiscais no Brasil, isso significa que a empresa deve envidar esforços relevantes para fazer o melhor e, consequentemente, tentar mitigar os riscos de autuação por descumprimento.
Como manter o compliance fiscal na sua empresa?
Agora que você já sabe o que é compliance fiscal, sua importância e benefícios. Você pode estar pensando no que é necessário para evitar o transtorno gerado por não agir dessa forma.
Para que a política de compliance fiscal tenha implementação em um negócio, é necessário definir quais serão suas práticas e regras.
Em geral, as pequenas empresas conseguem atender bem a essa necessidade se seu empresário conhece a fundo a legislação pertinente ao seu segmento, além de contar com o auxílio de profissionais especializados.
Por outro lado, empresas de médio e grande porte, justamente por seu porte e demanda por atividades tributárias, é bastante comum utilizar sistemas próprios para esse fim, criar um departamento exclusivo para compliance, ou mesmo contratar esse serviço de forma terceirizada.
Estabeleça uma cultura de compliance
O primeiro passo para que uma política de compliance funcione em qualquer empresa é entender que essa política deve fazer parte da cultura da organização.
Ou seja, não se trata apenas de ajustar e melhorar os processos internos, mas também de garantir que essas ações sejam compreendidas pelos profissionais envolvidos, principalmente por ser uma forma de contribuir para a saúde financeira do negócio.
Faça o planejamento tributário da empresa
Enquanto o departamento fiscal de uma empresa é responsável pelas atividades operacionais para cumprir as obrigações impostas pelo Fisco, o departamento fiscal cobra esses encargos.
Diante disso, a tributação de uma empresa também tem caráter estratégico, estando totalmente relacionada às despesas decorrentes desses compromissos.
Por isso, o próximo passo para implementar uma política de compliance fiscal é realizar o planejamento tributário do seu negócio.
Defina a gestão de documentos fiscais
A gestão de documentos fiscais é tão importante que pode ser considerada um ativo. Por isso, tem que ser bem cuidada e gerenciada para evitar multas de órgãos públicos, desorganização nos processos internos, problemas com fornecedores e clientes.
Para que o processo de implantação desse conceito funcione, também é necessário definir como esses documentos serão armazenados. A ideia é garantir fácil acesso a consultas, análises e acompanhamentos sempre que essas tarefas forem necessárias.
Escolha quais soluções tecnológicas utilizar
Uma forma de conseguir um bom controle dos documentos fiscais é por meio da tecnologia. Os softwares de gestão de documentos, por exemplo, podem contribuir muito para essa atividade.
Conheça soluções como a wehandle, que além de possibilitar todas as ações que discutimos, oferece mais segurança aos documentos fiscais armazenados e mais produtividade aos usuários profissionais ao automatizar tarefas.
Agora que você já sabe o que significa compliance fiscal e sua importância, não espere mais para adotar práticas adequadas às necessidades do seu negócio.
Quer implementar uma gestão eficaz e segura no seu negócio? Então entre em contato conosco e veja como podemos ajudar!