Governança fiscal na cadeia de terceiros pós-reforma

A governança de dados fiscais vem ganhando cada vez mais destaque estratégico em empresas com cadeias complexas de terceiros, principalmente à luz das mudanças trazidas pela recente Reforma Tributária. 

Com a transição para um novo modelo de tributação de consumo, a rastreabilidade, a consistência documental e a automação nos processos fiscais se tornam imperativos no setor de compliance.

É nesse cenário que a wehandle se posiciona como plataforma indispensável para a gestão segura, eficiente e conforme das informações fiscais.

O novo cenário tributário: por que os dados fiscais importam ainda mais?

A Reforma Tributária (EC 132/23, regulamentada pela Lei Complementar 214/25) traz uma reestruturação profunda: PIS, Cofins, ICMS e ISS são substituídos por dois tributos sobre o consumo — a CBS (federal) e o IBS (estadual/municipal). 

Um ponto crítico da transição é que, a partir de 2026, a tributação passará do local de origem para o local de consumo, ou seja: o domicílio fiscal do comprador será decisivo para definir alíquotas e distribuição de receita entre entes federativos. 

Para que as empresas se adaptem, é necessário revisar e atualizar os cadastros de clientes, fornecedores, produtos e estabelecimentos. 

Informações como endereço completo, código do município e regime tributário dos fornecedores deixam de ser apenas operacionais e ganham valor jurídico nos documentos fiscais eletrônicos.

Além disso, segundo pesquisa publicada pela Agência Brasil, 72% das empresas de médio e grande porte ainda não estão preparadas para as novas exigências. 

Este dado destaca o risco de autuações, cobranças indevidas e perda de crédito tributário se os dados fiscais não forem plenamente governados.

Desafios na gestão de dados fiscais na cadeia de terceiros

No contexto da gestão de dados fiscais, as empresas agora enfrentam desafios mais profundos:

Com a reforma, é fundamental verificar se cada fornecedor está no Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido ou outro regime. 

Isso porque o regime tributário influencia diretamente a forma correta de aproveitar créditos fiscais e de estruturar notas fiscais para refletir os novos tributos.

Conforme apontado em artigo no portal Contábeis, a reformulação demanda que empresas revisem a classificação de seus bens e serviços (NCM / NBS), vinculando-os aos novos códigos tributários para definir corretamente a alíquota de IBS ou CBS. 

Cada unidade operacional (matriz, filiais, centros de distribuição), deve ser identificada com o código do município (IBGE) e com o novo formato de CNPJ alfanumérico previsto na reforma.

A revisão cadastral não pode ficar isolada. É necessário integrar as áreas de compras, fiscal e TI para garantir consistência desde a cotação até a emissão da nota fiscal, evitando divergências que possam gerar riscos tributários. 

Apesar de muitos avanços tecnológicos,  muitas empresas ainda lidam com processos manuais ou parcialmente automatizados na validação de documentos fiscais, um ponto vulnerável quando se trata de tantos campos novos a serem considerados.

A importância da governança de dados fiscais

Diante desses desafios, a governança de dados fiscais se revela não apenas como uma exigência regulatória, mas como um fator de resiliência e competitividade. 

Esse modelo de governança envolve a definição clara de políticas, processos e tecnologia para coletar, validar, armazenar e reconciliar dados fiscais de fornecedores e parceiros.

Vale salientar que, a boa governança garante:

• Rastreabilidade: saber exatamente de onde cada dado veio, em que contexto foi validado e quando foi atualizado;
• Consistência documental: documentos fiscais padronizados e formatados com os campos corretos exigidos pelo novo modelo tributário;
• Transparência e auditoria: trilhas de auditoria que permitem demonstrar conformidade perante órgãos fiscais;
• Eficiência operacional: menos retrabalho, menor incidência de erros e mais tempo dedicado a análises estratégicas;
• Redução de riscos: mitigar penalidades fiscais, autuações e falhas no aproveitamento de crédito tributário.

Automação e IA na governança fiscal de terceiros

Para operacionalizar essa governança, a integração de dados e a automação no compliance fiscal são peças centrais. 

Aqui entra a atuação da wehandle: somos uma plataforma que valida documentos fiscais com o apoio de inteligência artificial, conforme regras definidas pelo tomador, auxiliando-o a tomar as melhores decisões na rotina baseadas em dados em tempo real. 

A IA atua como uma camada de tecnologia que processa grandes volumes de documentos, reconhece padrões, extrai dados importantes e identifica inconsistências documentais. Isso acelera:

• Validação de cadastro de fornecedores;
• Reconhecimento de regime tributário;
• Conciliação de dados entre cadastros e notas eletrônicas;
• Geração de alertas quando há divergências que demandam intervenção humana.

Com isso, a gestão de dados fiscais deixa de ser um gargalo manual e se torna parte de um fluxo confiável, rastreável e auditável.

Consistência documental e rastreabilidade pós-reforma

A consistência documental é particularmente sensível em tempos de reforma. 

Erros no código de município, regime tributário ou classificação fiscal podem gerar aplicação incorreta de alíquotas, perda de créditos ou até autuações. 

O recomendado é que, de um modo geral, as empresas comecem a mapear todos os dados relevantes sob a perspectiva do novo modelo.

Nesse contexto,  a rastreabilidade oferecida pela wehandle permite reconstruir versões históricas de documentos e manter um registro seguro de todos os cadastros validados. 

Essa visibilidade facilita auditorias e reforça a conformidade fiscal em cada etapa do processo.

Governança de dados fiscais como infraestrutura crítica

Ao implementar uma governança de dados fiscais estruturada, empresas garantem uma base sólida para cumprir os requisitos da Reforma Tributária e, ao mesmo tempo, extraem valor estratégico deste processo. 

A wehandle, atuando como facilitadora para uma infraestrutura adequada de governança fiscal para a cadeia de terceiros, contribui para:

• Mitigação de riscos regulatórios: ao validar e rastrear dados críticos dos fornecedores, a plataforma ajuda a demonstrar diligência e conformidade;
• Eficiência na adaptação: com automação, as empresas economizam tempo e reduzem erros no recadastramento e na emissão de documentos fiscais;
• Escalabilidade: quando a cadeia de terceiros cresce, a governança automatizada permite escalar sem perder controle;
• Efeito de rede: em cadeias onde múltiplos tomadores usam a plataforma, documentos já validados podem ser reaproveitados (respeitando a privacidade e a LGPD), o que amplifica os ganhos de governança.

Cenário futuro: IA no compliance fiscal de fornecedores

No médio e longo prazo, a IA no compliance fiscal de fornecedores tende a se sofisticar ainda mais. Algumas tendências já são visíveis:

1. Modelos preditivos que antecipam riscos fiscais com base no histórico de inconsistências, perfis tributários e comportamento documental;
2. Integração com ERPs e sistemas fiscais para feedback automático: cadastros que alimentam sistemas com dados já validados, prevenindo erros humanos;
3. Análise semântica de documentos: a IA pode ler cláusulas contratuais, conferir cláusulas fiscais e extrair obrigações, reforçando a governança;
4. Compliance adaptativo: regras que evoluem conforme a empresa ajusta sua matriz de risco e a reforma avança, tudo suportado por IA configurada pelo tomador.

Os próximos passos para uma governança fiscal confiável

A transição para o novo regime tributário exige mais do que iniciativas pontuais: demanda uma governança de dados fiscais robusta, integrada e automatizada. 

Sem isso, empresas correm riscos, de autuações a créditos perdidos, e desperdiçam oportunidades de eficiência.

A wehandle se posiciona exatamente nesse ponto de interseção entre dados fiscais, compliance e tecnologia, já que oferece a estrutura necessária para validar documentos, automatizar processos, integrar dados e assegurar rastreabilidade.

Em um momento em que a gestão de dados fiscais deixa de ser apenas uma tarefa operacional e se torna estratégica, a governança construída sobre automação e IA oferece não só segurança, mas vantagem competitiva. 

Para empresas que precisam se preparar para a Reforma Tributária e fortalecer sua maturidade fiscal, contar com uma plataforma confiável para gestão de serviços e terceiros é fundamental. Conte com a wehandle.