Plano de contingência para terceiros: prepare-se para crises

Em um mundo corporativo interdependente, a gestão de terceiros deixou de ser apenas uma questão contratual para se tornar um pilar estratégico entre as empresas.

Um fornecedor crítico com serviços interrompidos, uma empresa parceira sofrendo uma crise reputacional, ou um prestador essencial enfrentando uma falha técnica podem gerar grandes impactos na continuidade do negócio. 

Diante desse cenário, a elaboração de um plano de contingência para terceiros é primordial.

Neste artigo, exploramos como estruturar um plano de contingência eficaz, voltado à gestão de terceiros, com foco na prevenção de falhas e na capacidade de reação durante crises.

Por que é necessário ter um plano de contingência para terceiros?

A gestão de terceiros envolve riscos que nem sempre estão sob controle direto da empresa contratante. 

Esses riscos vão desde problemas operacionais, logísticos e financeiros até riscos regulatórios, reputacionais e de segurança da informação.

De acordo com a Gartner, a gestão de riscos de terceiros deve ser contínua e adaptável, considerando o crescimento exponencial da terceirização e a complexidade das cadeias de fornecimento. 

Sendo assim, as empresas precisam garantir visibilidade e controle sobre os riscos trazidos por terceiros para manter a conformidade e a resiliência operacional. 

O plano de contingência para terceiros permite antever e mitigar falhas que podem comprometer a continuidade dos serviços, além de proteger a reputação e a conformidade da empresa em momentos críticos.

Elementos essenciais de um plano de contingência eficaz

O primeiro passo é identificar quais terceiros exercem papel estratégico nas operações da empresa. Isso pode incluir prestadores de serviço de TI, fornecedores logísticos, consultorias regulatórias, entre outros.

A partir desse mapeamento, é fundamental realizar uma avaliação de riscos considerando:

• Grau de dependência operacional;
• Histórico de incidentes;
• Conformidade com SLAs;
• Capacidade de resposta a crises;
• Aspectos regulatórios e contratuais.

Avaliação e qualificação contínua dos terceiros

A gestão de terceiros não se encerra na contratação. Manter um processo contínuo de monitoramento e qualificação é essencial para garantir que esses parceiros mantenham o desempenho esperado.

Iniciativas eficazes incluem:

• Auditorias periódicas;
• Aplicativos de due diligence automatizados;
• Avaliação de indicadores de desempenho;
• Monitoramento reputacional;

Criação de planos de continuidade específicos por tipo de fornecedor

Cada fornecedor crítico deve ter um plano de contingência personalizado, levando em conta seu papel na cadeia operacional e os riscos envolvidos. Isso inclui:

• Alternativas de fornecimento ou prestadores substitutos;
• Procedimentos para ativação de contingências;
• Responsáveis internos designados;
• Comunicação com stakeholders em caso de incidentes.

Integração com o plano geral de gestão de crises

A gestão de crises deve contemplar, de forma integrada, os riscos trazidos por terceiros. Isso significa alinhar os planos de contingência dos parceiros à matriz de resposta a incidentes da empresa.

De acordo com artigo da PwC, empresas que investem em planos robustos de gestão de crises, incluindo testes regulares e atualizações contínuas, aumentam significativamente sua capacidade de recuperação e resiliência frente a eventos disruptivos.

Isso garante maior segurança operacional e reputacional, preparando melhor a organização para enfrentar situações adversas. 

Uso de tecnologia para monitoramento e resposta rápida

Ferramentas de gestão de terceiros com recursos de monitoramento em tempo real ajudam a antecipar falhas e agir antes que se tornem crises. Isso inclui:

• Alertas automatizados para não conformidades;
• Dashboards com indicadores de risco;
• Trilhas de auditoria e conformidade;
• Integração com planos de resposta.

Passo a passo para estruturar um plano de contingência para terceiros

1. Estabeleça uma política de gestão de riscos de terceiros

A base de uma atuação preventiva é a definição clara de diretrizes para o relacionamento com terceiros, incluindo:

• Critérios de seleção;
• Tipos de riscos considerados (operacional, jurídico, LGPD, reputacional);
• Frequência de revisões contratuais e auditorias.

Essa política deve ser comunicada a todos os setores que contratam ou interagem com terceiros.

2. Classifique os terceiros conforme o grau de criticidade

Apenas alguns terceiros terão impacto direto e imediato em caso de falhas. Classificar os fornecedores em categorias (crítico, importante e suporte) ajuda a priorizar os planos de contingência e os investimentos em gestão.

Utilize simulações para entender como a empresa reagiria caso um fornecedor crítico falhe. Avalie:

• Tempo de resposta esperado;
• Impacto financeiro e operacional;
• Percepção do cliente.

Essa análise ajuda a identificar vulnerabilidades e ajustar os planos.

3. Formalize planos de resposta junto aos parceiros

Não adianta preparar um plano unilateral. O ideal é envolver os terceiros críticos na definição dos planos de resposta, com responsabilidades compartilhadas e canais de comunicação predefinidos.

Inclua nos contratos cláusulas sobre:

• SLA de respostas em caso de falhas;
• Penalidades por não conformidade;
• Obrigação de manter plano de continuidade.

4. Treine a equipe e realize testes regulares

A eficácia de um plano de contingência depende do preparo das pessoas envolvidas. Realize treinamentos práticos, workshops de resposta a incidentes e revisões periódicas.

A eficácia de um plano de contingência depende do preparo das pessoas envolvidas e da adoção de práticas robustas de gestão de riscos. 

Conforme orientações da ISACA, é fundamental implementar processos estruturados de monitoramento contínuo dos terceiros, especialmente aqueles que lidam com dados sensíveis ou tecnologias emergentes, como inteligência artificial. 

Isso inclui avaliação periódica dos riscos, controles adequados e adaptação constante às mudanças do cenário tecnológico e regulatório.

O papel da gestão de terceiros na resiliência empresarial

A gestão de terceiros, quando integrada à gestão de crises e aos planos de continuidade, fortalece a estrutura empresarial. 

Empresas que tratam os terceiros como extensão da sua operação e compartilham com eles boas práticas de segurança, conformidade e gestão de risco têm mais controle, previsibilidade e agilidade.

Mais do que evitar falhas, um plano de contingência para terceiros promove uma cultura de prevenção, profissionalismo e parceria. 

Em um mercado em que a reputação é um ativo valioso e a continuidade é estratégica, essa preparação faz toda a diferença.

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