Como prevenir passivos na gestão de terceiros?

Gerenciar a gestão de riscos trabalhistas de terceiros vai além de reagir a irregularidades ou corrigir falhas pontuais. 

Trata-se de estruturar processos capazes de prevenir a formação de passivos trabalhistas ao longo de toda a relação com fornecedores e prestadores de serviço.

Em um cenário de crescente judicialização das relações de trabalho, a ausência de critérios claros, controles contínuos e rastreabilidade documental amplia a exposição das empresas a questionamentos legais.

Nessa condição, a terceirização, muitas vezes adotada por ganhos de eficiência, pode se tornar uma fonte de contingências jurídicas, financeiras e reputacionais.

Prevenir passivos exige atuação antecipada. Isso inclui definir regras desde a contratação, acompanhar a conformidade ao longo do contrato e manter evidências que demonstrem diligência do tomador. 

Com apoio de tecnologia e auditoria contínua, esse controle deixa de ser reativo e passa a integrar a governança da gestão de terceiros, fortalecendo a conformidade legal e reduzindo a exposição a litígios.

Por que o risco trabalhista de terceiros é um problema crescente?

A terceirização e a contratação de prestadores de serviço trouxeram ganhos para muitas empresas. 

Mas, quando mal gerida, ela expõe o tomador a contingências relevantes, principalmente quando há irregularidades disfarçadas em modelos como “pejotização” ou terceirização fraudulenta.

• Recentemente, segundo publicação no portal Uol,  o número de processos que pedem o reconhecimento de vínculo empregatício cresceu 57% em 2024, atingindo 285.055 ações, segundo dados do Tribunal Superior do Trabalho (TST).
  
• Já pesquisa com decisões do Supremo Tribunal Federal (STF), publicada pela Fundação Getúlio Vargas (FGV),  referente a 2023, apontou que 64% das reclamações constitucionais confirmaram relações de terceirização e pejotização. 

Esses dados revelam não apenas a prevalência de litígios, mas também o avanço da judicialização envolvendo modelos de contratação mal estruturados, o que reforça a importância de uma gestão criteriosa, desde a seleção até o monitoramento contínuo de terceiros.

Se a empresa não adotar controles robustos, os riscos podem se transformar em passivos ocultos, difíceis de prever, mas altamente onerosos.

Principais vulnerabilidades na cadeia de terceiros

Para montar uma estratégia de mitigação, é essencial entender os pontos críticos onde podem surgir falhas. Entre os principais:

Falta de verificação documental e compliance trabalhista

Muitas empresas terceirizam sem exigir comprovação estruturada de regularidade trabalhista, ausência de débitos, registros previdenciários ou recolhimento de encargos como FGTS. 

Isso facilita o uso de prestadores com práticas irregulares, abrindo brechas para autuações e reclamações futuras.

Modelos de contratação sem criteriosa análise dos potenciais riscos jurídicos

Alguns formatos de contratação, como determinadas configurações de pejotização, CLT Flex ou terceirização que não atendem plenamente aos requisitos legais, podem gerar risco de reconhecimento de vínculo empregatício.

Quando a prestação é estruturada por meio de pessoa jurídica ou contratos atípicos sem alinhamento jurídico adequado, aumenta a chance de a Justiça requalificar a relação como de emprego. 

Caso isso ocorra, o passivo pode ser expressivo, o que inclui a possibilidade de responsabilização solidária entre tomador e prestador.

Ausência de monitoramento e auditoria contínua

Mesmo fornecedores que iniciaram com documentos em ordem podem passar por dificuldades futuras (inadimplência, corte de custos, mudanças estruturais).

Sem auditoria periódica e revisões contratuais, essas variações podem gerar irregularidades, configurando passivo oculto.

Desalinhamento com normas legais e normativas internacionais

A legislação brasileira, reforçada por normas internacionais ratificadas, demanda que condições trabalhistas e garantias sejam observadas mesmo em contratos de terceirização. 

Quando há descompasso, o risco de questionamentos legais aumenta.

Como a tecnologia apoia a prevenção de passivos trabalhistas?

Para estruturar uma atuação preventiva e garantir eficiência e escalabilidade, o uso de tecnologia torna-se fundamental.

Veja os principais passos:

Implementação de due diligence antes da contratação

Realize uma análise documental completa: verificação de FGTS, INSS, existência de dívidas trabalhistas, situação fiscal da empresa prestadora, e compliance previdenciário. Isso ajuda a detectar irregularidades desde o início.

Classificação de fornecedores por risco

Monte uma matriz de risco considerando: tipo de serviço, criticidade, volume de trabalhadores, histórico de conformidade e gravidade potencial do passivo. Fornecedores com maior risco devem ser submetidos a controles mais rigorosos.

Clausulado contratual com cláusulas de compliance e auditoria

Estabeleça no contrato obrigações claras: compliance trabalhista, regularidade previdenciária, possibilidade de auditorias periódicas, exigência de comprovação documental contínua e penalidades em caso de irregularidades. 

Essa prática cria um lastro jurídico para eventual responsabilização.

Monitoramento contínuo e periodicidade de auditorias

Adote revisões periódicas da documentação, com solicitação de comprovantes atualizados de recolhimento trabalhista, compliance previdenciário e certidões negativas. A auditoria pode ser interna ou apoiada por consultorias especializadas.

Revisão regular da matriz de risco e atualização dos critérios de compliance

À medida que o perfil dos fornecedores ou a legislação evolui, atualize a matriz de risco e os critérios de análise. A periodicidade dessas revisões deve ser compatível com a criticidade da prestação de serviço.

O papel da tecnologia e auditoria digital para antecipar e mitigar riscos

Para garantir eficiência e escalabilidade, investir em tecnologia é fundamental. 

A adoção de soluções digitais, como é o caso da  wehandle, permite automatizar verificações, acelerar auditorias e manter a rastreabilidade. Dentre as principais vantagens, destacam-se:

• Centralização de documentos e dados dos fornecedores em um repositório seguro; 
• Automatização das rotinas de validação documental, que permite revisões periódicas e alertas de vencimento;
• Histórico de auditorias e evidências documentais que sustentam uma atuação preventiva, capaz de evitar questionamentos futuros e reduzir a probabilidade de litígios;
• Possibilidade de reaproveitamento de documentos quando um fornecedor já foi validado por outro tomador que utiliza a mesma plataforma, o que gera um efeito de rede restrito e em conformidade com a legislação.

Benefícios de uma gestão estruturada de riscos trabalhistas de terceiros

Adotar uma estrutura de identificação, monitoramento e correção de falhas antes que se transformem em passivos gera vantagens concretas:

• Diminui a exposição a ações judiciais e condenações trabalhistas, o que previne risco de passivo oculto;
• Fortalece a conformidade legal e a governança corporativa;
• Cria rastreabilidade e evidências que demonstram diligência, útil em auditorias e em eventual defesa jurídica;
• Aumenta a confiabilidade diante de investidores, clientes e parceiros, que reduz o risco reputacional;
• Promove mais controle e transparência na gestão de terceiros, o que torna o compliance um diferencial competitivo.

Em resumo, a gestão de riscos trabalhistas na terceirização exige visão contínua e integrada. 

Com processos estruturados, critérios objetivos, auditoria regular e apoio tecnológico, a empresa consegue evitar a formação de contingências trabalhistas ao longo da relação com terceiros. 

Para empresas que buscam elevar a maturidade da gestão de terceiros, garantir a conformidade legal e estruturar processos capazes de reduzir riscos de maneira sustentável, conte com a wehandle.