Quando se trata de manter o bom funcionamento de uma empresa, o controle sobre os terceiros com os quais você faz negócios é fundamental. Esses terceiros podem ser fornecedores, prestadores de serviços ou até parceiros de negócios, e todos eles têm um impacto direto no sucesso e na integridade da sua operação. Por isso, implementar um programa de compliance para terceiros é uma das maneiras mais eficazes de garantir que sua empresa esteja protegida contra riscos legais, financeiros e reputacionais.
Neste artigo, vamos explorar de forma prática e direta como você pode montar um programa de compliance para terceiros, levando em conta as melhores práticas para garantir que seus parceiros e fornecedores atuem de acordo com as leis e com os padrões de ética que sua empresa defende.
O que é Compliance para Terceiros?
A primeira coisa que precisamos entender é o que realmente significa compliance para terceiros. Simplificando, trata-se de garantir que todas as partes externas com as quais sua empresa tem alguma relação comercial sigam as normas e os regulamentos que sua organização adota internamente. Essas normas podem ser de natureza legal, fiscal, de segurança ou até relacionadas à ética e à responsabilidade social.
Por exemplo, se sua empresa compartilha dados sensíveis com um fornecedor, ela precisa garantir que esse fornecedor tenha políticas robustas de proteção de dados. Se um parceiro estiver envolvido no processo de produção, você precisa garantir que ele siga as normas trabalhistas, ambientais e de segurança.
Ter um programa de compliance estruturado para terceiros ajuda a reduzir os riscos associados a falhas, como fraudes, violação de dados ou descumprimento de contratos, e garante que sua empresa continue dentro da legalidade e ética.
Como começar a implementar um programa de Compliance
Implementar um programa de compliance para terceiros pode parecer um grande desafio, mas com um planejamento adequado, as etapas se tornam mais simples e organizadas. Vamos passar por um passo a passo para entender como você pode implementar esse programa na sua empresa.
1. Entenda as necessidades de compliance da sua empresa
Antes de sair estabelecendo requisitos para seus terceiros, é crucial entender o que a sua empresa precisa em termos de compliance. Isso inclui:
- Regulamentações legais: Quais leis e regulamentações sua empresa precisa seguir? Dependendo da sua área de atuação, as exigências podem variar.
- Normas internas: Sua empresa tem políticas próprias que os terceiros precisam seguir? Isso pode incluir políticas de segurança de dados, de responsabilidade social ou de práticas ambientais.
- Expectativas éticas: Que tipo de comportamento e postura ética você espera dos seus fornecedores e parceiros?
Entender essas necessidades e expectativas é o ponto de partida para a construção de um programa de compliance.
2. Selecione e defina critérios claros para seus parceiros
Com as exigências de compliance bem definidas, o próximo passo é escolher os terceiros que se alinham a essas necessidades. Não basta contratar fornecedores e parceiros apenas com base em preço ou prazo de entrega. Você precisa garantir que eles estejam em conformidade com os padrões exigidos pela sua empresa e pela legislação aplicável.
Estabeleça critérios claros para a seleção de parceiros, considerando:
- Histórico de conformidade: O parceiro tem um bom histórico de cumprimento das leis e regulamentações?
- Certificações de compliance: O parceiro possui certificações ou auditorias que comprovam seu compromisso com a conformidade?
- Avaliação de risco: Quais são os riscos associados a cada parceiro? Existem riscos financeiros, legais ou reputacionais que precisam ser monitorados?
Esses critérios são importantes para garantir que você esteja escolhendo parceiros que estejam realmente alinhados com os padrões da sua empresa.
3. Desenvolva um código de conduta para terceiros
Um código de conduta para terceiros é um conjunto de diretrizes que descreve o comportamento esperado de todos os fornecedores, prestadores de serviços e parceiros. Esse código deve ser claro, objetivo e refletir as expectativas da sua empresa em termos de ética, conformidade e responsabilidade social.
O código de conduta pode incluir tópicos como:
- Políticas de anticorrupção e ética: Exigir que os terceiros cumpram as leis contra corrupção e suborno.
- Práticas ambientais: Definir exigências ambientais que os terceiros devem seguir.
- Proteção de dados: Estabelecer normas de segurança de dados, especialmente se o terceiro lida com informações sensíveis.
Ter um código de conduta bem estruturado ajuda a estabelecer uma base comum e cria um compromisso mútuo entre sua empresa e os terceiros em relação às práticas esperadas.
4. Treine seus parceiros e fornecedores sobre as políticas de compliance
Uma vez que os parceiros e fornecedores foram selecionados, é hora de garantir que eles entendam as exigências de compliance. Isso pode ser feito por meio de treinamentos ou workshops, onde as políticas de sua empresa são detalhadas e explicadas.
Os treinamentos podem abordar temas como:
- Regulamentações específicas que se aplicam ao setor da empresa.
- Procedimentos para relatar e resolver questões de compliance.
- Direitos e responsabilidades de ambas as partes no que diz respeito ao cumprimento das normas.
Treinar seus parceiros ajuda a garantir que todos estejam na mesma página e cientes das exigências que precisam ser seguidas.
5. Implemente um sistema de monitoramento e auditoria contínua
Uma das etapas mais importantes do programa de compliance para terceiros é o monitoramento contínuo. Não basta apenas selecionar parceiros e esperar que tudo corra bem. Você precisa acompanhar constantemente as atividades dos fornecedores e parceiros, garantindo que eles estejam cumprindo as normas estabelecidas.
Isso pode ser feito por meio de:
- Auditorias periódicas: Realize auditorias regulares para verificar se os parceiros estão cumprindo com os requisitos.
- Monitoramento de indicadores de compliance: Use ferramentas para monitorar os indicadores de performance dos terceiros, especialmente no que se refere à conformidade com as normas de segurança, trabalho e proteção de dados.
- Relatórios de não conformidade: Estabeleça um sistema para identificar e tratar rapidamente qualquer problema de compliance.
6. Estabeleça um processo para a resolução de problemas
Nem sempre tudo vai correr como o esperado, e pode ser que alguns terceiros não cumpram com as exigências de compliance. Por isso, é fundamental ter um processo claro de resolução de problemas.
Esse processo deve incluir:
- Notificação e investigação: Quando um problema for identificado, o parceiro deve ser notificado e uma investigação deve ser iniciada.
- Ações corretivas: Dependendo do problema, o parceiro pode ser solicitado a corrigir a falha dentro de um prazo determinado.
- Rescisão de contrato: Caso o parceiro não corrija a falha ou não consiga atender aos requisitos, o contrato deve ser rescindido, seguindo as cláusulas de rescisão acordadas anteriormente.
Conclusão
Implementar um programa de compliance para terceiros pode ser um desafio, mas é uma etapa crucial para garantir que sua empresa continue operando dentro dos padrões legais e éticos. Desde a definição de critérios de seleção até o monitoramento contínuo e a resolução de problemas, todas essas etapas ajudam a proteger sua organização contra riscos legais, financeiros e reputacionais.
Se você ainda não implementou um programa de compliance para terceiros na sua empresa, agora é a hora de começar. Com as práticas certas, sua empresa pode garantir que suas parcerias estejam sempre alinhadas aos seus valores e às exigências legais, o que traz mais segurança e confiabilidade para a operação.
Está pronto para implementar um programa de compliance eficaz para seus terceiros? A We Handle pode ajudar sua empresa a estruturar um processo seguro e eficiente para garantir a conformidade e reduzir riscos.
