Auditorias e boas práticas na gestão de contratos com PJs

Com o avanço da pejotização, muitas empresas passaram a depender cada vez mais de prestadores de serviço terceirizados, o que torna a auditoria na gestão de contratos uma prioridade estratégica.

Nesse cenário, esse instrumento de gestão emerge como uma ferramenta indispensável para garantir segurança jurídica, integridade e conformidade em toda a cadeia de serviços.

Neste artigo, vamos abordar sobre as boas práticas e os critérios técnicos que devem nortear a auditoria de contratos com PJs e terceirizados.

Além disso, abordaremos os riscos da informalidade, o papel da tecnologia e as orientações mais recentes de órgãos oficiais para fortalecer a governança e mitigar passivos ocultos.

Principais problemas da pejotização e da má gestão contratual

A prática da pejotização, quando uma empresa contrata profissionais como pessoa jurídica, mas mantém vínculos típicos de relação empregatícia, ainda é comum em diversos setores.

Embora a contratação de PJs seja legal, quando mal conduzida, ela pode acarretar sérios riscos:

• Reclassificação do vínculo trabalhista, com exigência de encargos retroativos;
• Multas administrativas e ações judiciais;
• Responsabilização solidária em casos de irregularidades de terceiros;
• Comprometimento da imagem da empresa, em especial se ligada a más condições de trabalho ou fraudes contratuais.

Esses riscos se potencializam quando a empresa não possui processos de due diligence, padronização contratual ou instrumentos para monitorar o cumprimento de obrigações legais por parte dos terceiros contratados.

Por que realizar auditorias na gestão de contratos com PJs?

A auditoria na gestão de contratos com PJs e terceirizados permite identificar falhas, prevenir desvios e garantir que a relação esteja amparada por cláusulas sólidas, alinhadas à legislação e às boas práticas de governança.

Segundo a Cartilha de Boas Práticas nas Terceirizações, publicada pelo Ministério do Trabalho e Emprego, é essencial que as empresas avaliem periodicamente a execução dos contratos, os riscos envolvidos e a regularidade da contratada em aspectos como:

• Obrigações trabalhistas e previdenciárias;
• Condições de saúde e segurança no trabalho;
• Cumprimento do escopo contratual e metas estabelecidas;
• Existência de cláusulas de responsabilidade solidária ou subsidiária.

A auditoria, nesse contexto, atua não apenas como ferramenta corretiva, mas como instrumento preventivo e estratégico.

Ela fornece dados que ajudam a ajustar práticas internas, proteger a empresa e fortalecer a cultura de conformidade.

Boas práticas para auditorias eficientes na gestão de contratos com PJs

Para que a auditoria na gestão de contratos com PJs seja eficaz, é fundamental seguir etapas bem definidas que garantam controle, conformidade e rastreabilidade em cada fase da relação contratual.

Algumas dessas etapas são indispensáveis e se destacam por sua capacidade de prevenir riscos e estruturar boas práticas:

1. Documentar todos os contratos com clareza e precisão

Contratos com PJs e terceirizados devem conter cláusulas objetivas, com escopo bem definido, responsabilidades delimitadas e previsão de penalidades em caso de descumprimento. É essencial:

• Estipular entregas e indicadores de desempenho;
• Incluir cláusulas de compliance e LGPD;
• Formalizar a possibilidade de auditorias e exigência de documentos comprobatórios periódicos.

Na wehandle, destacamos a importância da organização documental e da visibilidade em todas as etapas do ciclo contratual.

2. Implementar uma política de due diligence recorrente

A auditoria não deve se limitar à fase inicial do contrato. É importante realizar diligências periódicas, como:

• Atualização de certidões negativas (trabalhistas, fiscais e previdenciárias);
• Avaliação de riscos reputacionais;
• Verificação de adimplência e conformidade com normas setoriais.

3. Automatizar a gestão contratual

A adoção de ferramentas de automação de contratos ajuda a garantir consistência nos processos, além de permitir alertas sobre vencimentos contratuais, obrigações acessórias e indicadores de desempenho. 

Essas soluções também facilitam o controle de versões contratuais, a rastreabilidade de alterações e a centralização das interações com os PJs, criando um repositório robusto para futuras auditorias. 

Com isso, a empresa reduz riscos operacionais e ganha agilidade na resposta a não conformidades.

4. Padronizar indicadores e checklists de auditoria

Ao criar um checklist padrão para avaliação de contratos com terceiros, a empresa ganha agilidade, rastreabilidade e capacidade de comparação. Alguns indicadores úteis incluem:

• Frequência de entregas fora do prazo;
• Volume de não conformidades registradas;
• Histórico de processos trabalhistas contra o PJ;
• Regularidade nos pagamentos de encargos sociais (quando aplicável);
• Cumprimento das cláusulas ambientais, de segurança e confidencialidade.

O papel da tecnologia na auditoria de contratos

Soluções tecnológicas integradas a plataformas de gestão e compliance são grandes aliadas na auditoria contratual. Elas permitem:

• Centralizar documentos e registros;
• Automatizar notificações de vencimentos e revisões;
• Registrar interações com terceiros com validade jurídica;
• Identificar padrões de risco e sugerir planos de ação corretiva.

Estar preparado para auditorias também significa manter um histórico acessível e auditável das interações com prestadores de serviço, o que reforça a confiabilidade dos processos. 

Quando a contratação por PJ pode ser considerada abusiva?

Segundo artigo publicado pelo SINTARESP, há riscos claros de irregularidade quando a empresa exige exclusividade, controla jornada e impõe metas à PJ contratada, caracterizando subordinação.

Nesses casos, mesmo com contrato formal, a Justiça do Trabalho pode reconhecer o vínculo empregatício. 

Empresas que prezam pela integridade precisam ir além da formalidade contratual e avaliar se a prática está, de fato, alinhada aos princípios legais e éticos.

Auditoria como diferencial competitivo na gestão de contratos

A auditoria na gestão de contratos com PJs e terceirizados é uma peça-chave para empresas que desejam crescer com responsabilidade, evitando riscos trabalhistas, fiscais e reputacionais.

Mais do que uma exigência pontual, trata-se de uma prática contínua de governança e estratégia.

Ao investir em auditorias regulares, padronização de contratos e automação dos fluxos com fornecedores, sua empresa ganha:

• Mais controle e previsibilidade;
• Redução de riscos legais e financeiros;
• Alinhamento com as melhores práticas do mercado;
• Confiança dos stakeholders internos e externos.

Se sua organização busca evoluir na gestão de contratos com tecnologia, transparência e inteligência, conte com a  wehandle como parceira estratégica nessa caminhada.