Gestão de terceiros: eficiência com automação

A atualidade demanda processos tecnológicos para enfrentar desafios crescentes de compliance, segurança jurídica e eficiência operacional.

A transição de controles manuais para fluxos automatizados, ou seja, a automação da gestão de terceiros, torna-se uma estratégia essencial para manter a governança e mitigar riscos.

A seguir, exploramos os ganhos práticos dessa transformação, com base em evidências recentes e boas práticas no setor.

O que significa a automação de processos na gestão de terceiros?

Controles manuais ainda fazem parte da rotina de muitas empresas, mas esse modelo apresenta fragilidades significativas, como:

• Propensão a erros humanos;
• Baixa visibilidade e rastreabilidade;
• Demora nos procedimentos;
• Sobrecarga administrativa.

Essas limitações ampliam o risco de falhas de compliance, inconsistências documentais, problemas trabalhistas e ineficiências operacionais.

A automação, nesse contexto, integra práticas que fortalecem todo o ciclo da gestão de terceiros, desde a qualificação inicial até a renovação e o monitoramento contínuo. Entre elas:

Digitalização e centralização documental

Documentos fiscais, trabalhistas, certidões e certificações passam a ser enviados, armazenados e controlados de forma digital, com segurança compatível à LGPD.

Validação inteligente de documentos

O processo deixa de ser apenas uma conferência pontual na homologação.

Regras automatizadas garantem validação contínua, da entrada à vigência do contrato, o que possibilita identificar inconsistências, vencimentos e riscos em tempo real.

Workflows automatizados para todas as etapas

Contratação, renovação, reavaliações periódicas e monitoramento passam a seguir fluxos padronizados, com alertas automáticos para pendências e atualizações necessárias.

Dashboards com indicadores e rastreabilidade

Painéis consolidados oferecem visibilidade 360° sobre fornecedores, contratos, documentação e histórico de conformidade, o que fortalece auditorias internas e externas.

Com essas práticas, a automação deixa de atuar em momentos isolados e passa a estruturar uma jornada contínua, padronizada e orientada por dados.

Digitalização de processos como parte da estratégia de governança

Adotar automação e digitalização de processos não significa apenas operar com mais eficiência. 

Trata-se de integrar compliance, governança corporativa e gestão de riscos em uma estrutura única e confiável. 

Por isso, a transformação digital na gestão de terceiros deve ser entendida como um investimento estratégico, não apenas operacional.

Nos últimos anos, essa evolução ganhou ritmo devido a fatores que estão redefinindo a maneira como as empresas operam, avaliam e selecionam seus parceiros. 

A digitalização de fluxos, o avanço de tecnologias, como inteligência artificial (IA) e blockchain, e a demanda crescente por transparência nas relações com fornecedores impulsionam essa mudança.

Os dados confirmam essa trajetória. Um estudo da MHI em parceria com a Deloitte indica que 55% dos líderes de supply chain ampliaram seus investimentos em tecnologia e inovação, enquanto 60% pretendem destinar mais de US$1 milhão nos próximos anos. 

Para que a transição do modelo manual para um fluxo automatizado seja eficaz, é fundamental:

• Definir uma matriz de risco sólida;
• Estabelecer critérios objetivos de homologação;
• Parametrizar essas regras na plataforma;
• Estruturar processos de renovação, monitoramento contínuo e auditorias periódicas.

Assim, a empresa assegura conformidade ao longo de todo o ciclo de relacionamento com terceiros.

Ganhos práticos com a automação: eficiência e compliance alinhados

Redução de tempo e retrabalho

A automação simplifica tarefas repetitivas, como coleta, conferência e atualização documental, o que libera a equipe para análises estratégicas.

Processos de onboarding, renovação e validação contínua passam a ser concluídos em dias, ou até horas, em vez de semanas.

Minimização de erros e inconsistências

Regras automatizadas reduzem riscos de documentos faltantes, vencidos ou incorretos. 

Com isso, a empresa passa a aplicar critérios de compliance de forma uniforme ao longo de toda a cadeia.

Visibilidade e rastreabilidade em tempo real

A centralização dos dados permite acompanhar o status documental, prazos, histórico e eventuais irregularidades de cada fornecedor, com agilidade para decisões e auditorias.

Escala operacional

À medida que a empresa cresce, métodos manuais se tornam inviáveis. A automação permite gerir grandes volumes de terceiros sem ampliação proporcional da equipe.

Redução de riscos legais e trabalhistas

Verificações consistentes e trilhas auditáveis fortalecem o respaldo jurídico e mitigam riscos de penalidades, passivos trabalhistas ou problemas reputacionais. Esse controle aumenta a segurança em cenários de fiscalização ou litígio. 

Automação como importante base da governança atual

Automatizar a gestão de terceiros não é apenas modernizar a operação. É consolidar um modelo de governança que reduz riscos, aumenta a conformidade e possibilita decisões estratégicas baseadas em dados.

Em um contexto de exigência crescente em due diligence e fiscalização, contar com processos digitalizados e validados continuamente se tornou um diferencial competitivo.

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