A automação de contratos é algo mais do que essencial para empresas que possuem muitos contratos, especialmente para aquelas que fecham negócios com empresas prestadoras de serviços. A automação facilita a gestão desses contratos e, dessa forma, as chances de erros tendem a diminuir.
Sabemos que erros do tipo podem levar a sérios problemas empresariais, inclusive, jurídicos. E, quanto mais manual for o processo de gestão desse tipo de documento e outros, maiores serão os erros cometidos. Especialmente se estamos falando de profissionais que exercem diversas funções ou que realize muitas tarefas dentro da função. Essa sobrecarga de obrigações tende a resultar em erros.
A automação de contratos também oferece várias outras vantagens como aumento da produtividade da equipe, redução de custos e outros. Vejamos abaixo mais sobre o assunto e como essa automação pode ajudar o seu negócio.
O que é automação de contratos?
Automação vem de realizar algumas tarefas sem a intervenção humana, especialmente as operacionais. Existem diversos softwares, atualmente, que são especializados na gestão de contratos e capazes também de criar esses documentos e armazená-los. Isso, por sua vez, ajuda na redução de burocracia, conflitos entre as partes e reduz o tempo usado no processo.
Com um software de automação, você pode, por exemplo, colocar a data final em que uma tarefa precisa ser concluída e adicionar a ela os membros responsáveis. Por exemplo, é preciso analisar periodicamente os prazos para saber se algum contrato está perto da data de vencimento ou não.
Pela plataforma de gestão de contratos da Wehandle você não precisa se preocupar com prazos, pois nós avisaremos sobre as pendências e vencimentos dos contratos.
Automatização de contrato e automação de contratos é a mesma coisa?
Não. Existe uma pequena diferença entre esses dois conceitos, porém, é uma diferença importante.
Tanto a automatização quanto a automação realizam o trabalho sozinhas. Porém, na automatização é preciso um monitoramento constante, pois não é capaz de analisar o desempenho das tarefas.
Já a automação também precisa de monitoramento, porém, é capaz de analisar o trabalho que realiza e assim, consegue tomar decisões. Sendo assim, a automação de contratos consegue oferecer um resultado muito melhor.
Vale a pena investir na automação de contratos?
Se você ainda está em dúvida se vale ou não a pena investir, então a gente vai esclarecer alguns pontos e mostrar quais são as vantagens desse tipo de gestão de documentos. Confira!
Maior eficiência e agilidade
Sem dúvida alguma, uma gestão de contratos por automação é capaz de aumentar a eficiência e eficácia desse procedimento.
Primeiro, ela é capaz de reduzir os erros e assim, reduzir o retrabalho e o consumo de tempo da sua equipe. Assim, seus funcionários poderão se dedicar mais a tarefas importantes e urgentes. Então, torna os colaboradores, terceirizados e os não terceirizados, mais ágeis.
Quanto à eficiência, primeiro vamos relembrar o conceito da mesma. Eficiência é conseguir realizar uma tarefa com alta qualidade com menor custo (tempo, dinheiro e outros). E a automação de contratos, sem dúvida alguma promove a economia de custos de forma direta e indireta.
De forma direta, podemos pensar na seguinte situação: demandar um funcionário ou mais de um — a depender do volume de documentos que a empresa tenha — apenas para fazer a gestão dos contratos (e outros documentos). Então, diretamente, você economiza dinheiro com a contratação de pessoas ou o remanejamento da equipe só para isso.
E, indiretamente, ao fazê-la, problemas na esfera jurídica (trabalhista, empresarial…) também acabam diminuindo. Como consequência, os custos de processos como esses deixam de existir. Sem falar na economia de tempo que também reflete nos ganhos financeiros do seu negócio.
Reduz as chances de perder prazos
A perda de prazos nos contratos pode trazer uma série de problemas financeiros e burocráticos para o negócio. Por exemplo, digamos que sua empresa contratou diversos terceirizados, cada um com um tempo de contrato diferente (7 meses, 1 ano e 2 meses, 4 meses e assim por diante).
E, para fazer a gestão de todos esses prazos manualmente, fica muito fácil se perder ou mesmo esquecer alguns deles e com a automação, esse problema deixa de existir.
Na nossa plataforma, por exemplo, você e/ou o responsável cadastrado são avisados quando um prazo está perto da data de vencimento.
Atividades ficam registradas
Uma das melhores coisas quando o assunto é automação de contratos é que todas as tarefas realizadas no documento ficam registradas.
Assim, se houve algum erro, é possível saber quem foi a última pessoa a usar o arquivo, o que também torna mais fácil descobrir como resolver esse erro. Também evita a culpabilização de um funcionário por algo que ele não fez, encontrando o verdadeiro responsável e entender por que a alteração foi realizada.
E claro, essa identificação também serve para acompanhar toda a movimentação que está sendo realizada, especialmente quando a empresa prestadora de serviços também tem acesso aos contratos.
Dá a possibilidade de integração com outras tarefas
Esse pode ser considerado por muitos uma das principais vantagens de um sistema de automação de contratos. Poder integrá-lo com outras tarefas facilita a vida de muitas pessoas e, consequentemente, beneficia a empresa.
Por exemplo, a área de finanças da sua empresa, normalmente, também precisa ter acesso a esses contratos, inclusive, costuma participar da produção deles. Afinal de contas, é ela quem oferece os números necessários para saber se essa contratação é viável financeiramente ou não.
A área jurídica também precisa de acesso, já que os contratos precisam passar por eles. E o conhecimento desses profissionais também é muito necessário quando há alguma mudança na legislação. Eles precisam analisar os documentos para saber o que precisa ser modificado e o que pode ser mantido.
Essa integração com as mais diversas áreas ajuda consideravelmente, pois também promove a padronização de processos.
Veja também: Como promover treinamento de integração de terceiros na empresa e a importância disso!
Promove a melhoria de processos internos
E falando em processos, eis que outra vantagem da automação na gestão de contratos é a melhoria dos processos internos. Tudo fica mais fácil e mais simples de ser realizado.
Quando a gestão de contratos e outros documentos é feita por meio de uma plataforma segura e confiável, os colaboradores podem ficar mais despreocupados e focar em outras tarefas mais importantes. Afinal de contas, quanto à gestão de documentos, há pouco o que ser feito, já que o software é capaz de fazer boa parte das tarefas.
Reduz os custos
Contratar os serviços de uma plataforma de gestão de contratos que realiza automação dos processos, sem dúvida alguma, oferece um custo muito menor. Além disso, possibilita, de forma mais fácil, o seu negócio crescer.
Com o aumento da quantidade de contratos e documentos, será necessário contratar mais pessoas para a gestão dos mesmos ou deslocar funcionários de suas funções para essa finalidade. Uma plataforma de automação resolve o problema com um menor investimento e burocracia.
Viu como investir na automação de contratos de prestação de serviços, entre outros, pode oferecer diversas vantagens para sua empresa? Toda a equipe fica muito mais tranquila sabendo que a plataforma avisará quando algo precisa ser feito, algum tipo de análise ou modificação, ou quando um prazo está perto de vencer.
Aqui na Wehandle, oferecemos aos nossos clientes uma plataforma completa de gestão com automação de contratos. Por meio dela, você consegue ter acesso a todos os seus contratos e a nossa equipe fica responsável pela parte burocrática, ou seja, por revisá-los e se certificar de que a prestadora de serviços está cumprindo com todas as obrigações acordadas entre as partes e também com a lei.
Quer entender melhor sobre como ela funciona? Então, entre em contato com a nossa equipe, faça suas perguntas e veja como a Wehandle pode ajudar o seu negócio a crescer!