A sua empresa checa regularmente os fornecedores contratados? Conhece a fundo os serviços e produtos contratados? Pois saiba que a auditoria é um processo crucial que ajuda a checar se as informações contidas em documentos estão em conformidade com os processos realizados na prática.
Ela funciona como uma espécie de controle de qualidade e tem um papel determinante na continuação da parceria. Afinal, os fornecedores são parte essencial da engrenagem para manter uma empresa funcionando. Se você quer entender melhor como funciona a auditoria de fornecedores e os impactos que ela tem nos negócios, continue a leitura do artigo!
O que é auditoria de fornecedores?
A auditoria de fornecedores é um processo no qual uma organização avalia e verifica as práticas, processos, procedimentos e desempenho de seus fornecedores a fim de garantir que eles atendam aos requisitos estabelecidos pela organização contratante.
As verificações são feitas in loco, o que para isso demanda envio de um auditor ao espaço de um fornecedor. Ao contrário das inspeções, que têm caráter preventivo, a auditoria é um procedimento de conferência.
A prática é comum em várias indústrias e setores para garantir a qualidade dos produtos ou serviços fornecidos, bem como para assegurar a conformidade com os padrões regulatórios e éticos. A auditoria de fornecedores pode abranger diversas áreas, incluindo:
- qualidade: avalia conformidade dos produtos ou serviços fornecidos com os padrões de qualidade estabelecidos pela organização.
- conformidade regulatória: verifica se os fornecedores cumprem os requisitos legais e regulamentares relevantes para sua indústria;
- ética e responsabilidade social: checa as práticas éticas, responsabilidade social corporativa e sustentabilidade dos fornecedores;
- capacidade financeira: avalia a estabilidade financeira dos fornecedores para garantir que possam continuar a fornecer produtos ou serviços de forma consistente;
- logística e cadeia de suprimentos: analisa a eficiência e eficácia da cadeia de suprimentos do fornecedor, incluindo prazos de entrega, estoques, gerenciamento de pedidos;
- segurança: garante que os fornecedores seguem práticas seguras em relação a produtos químicos, materiais perigosos ou qualquer outro aspecto relacionado à segurança;
- desempenho geral: avalia o desempenho geral do fornecedor em relação a métricas específicas, como tempo de entrega, qualidade, custo e inovação.
Tipos de auditoria de fornecedores
As auditorias de fornecedores podem ser classificadas em auditorias de processo e de conformidade. No caso da primeira, o foco está na análise de pontos fracos da empresa, especialmente que possam trazer riscos, mas também que apresentem gaps que comprometam a contratação. Isso vai ajudar na qualificação deles segundo as necessidades do contratante.
Por sua vez, temos as auditorias de conformidade que avaliam o cumprimento de obrigações regulamentares e das normas/requisitos de referência, como direitos humanos e direitos dos funcionários, segurança ocupacional, proteção ambiental etc.
Por que é importante fazer a auditoria de fornecedores?
Fazer a auditoria de fornecedores permite simplificar a seleção, avaliação e a manutenção de fornecedores sejam eles novos ou não. Além disso, é por meio dela que a sua empresa consegue identificar riscos e oportunidades junto ao contratado.
Com a auditoria é avaliado não só o desempenho organizacional e técnico dos seus fornecedores externos, mas também o grau de cumprimento dos processos previamente acordados ou de requisitos específicos de normas e legislações.
Por exemplo, a auditoria permite identificar problemas de qualidade e evitar que produtos com falhas vão para os clientes. Além disso, serve para checar práticas antiéticas e questões de segurança que possam respingar na imagem da sua empresa. Ou seja, permite a tomada de decisão sobre a parceria com antecedência de forma que não prejudique a relação entre as partes.
Quais etapas fazem parte de uma auditoria de fornecedores?
Basicamente, a auditoria de fornecedores está dividida em três etapas, as quais você conhecerá a seguir!
1. Homologação de fornecedores
A homologação é focada em avaliar informações, certificados, autorizações e documentos de uma empresa a fim de verificar se a sua atuação está de acordo com os princípios da governança corporativa. Esse processo é feito antes de estabelecer relações comerciais formais.
Geralmente, a homologação vai variar conforme a empresa, mas, de modo geral, os documentos avaliados incluem:
- compliance fiscal;
- compliance trabalhista;
- compliance tributário;
- compliance operacional e regulatório;
- compliance financeiro;
2. Avaliação de desempenho
Outra etapa importante da auditoria de fornecedores acontece depois da homologação que é a avaliação de indicadores de desempenho. Isso inclui aspectos como histórico de desempenho, capacidade financeira, infraestrutura, capacidade de entrega, qualidade do produto ou serviço, conformidade regulatória e ética empresarial.
3. Monitoramento e validação de certificados
Por fim, temos a etapa de monitoramento e validação de certificados que acontece quando os documentos e certificados que foram apresentados na homologação estão próximos do vencimento.
Esse processo checa toda a documentação apresentada e solicita a renovação dos documentos expirados, sendo parte da estratégia de gestão de fornecedores.
Por que é necessário ter um checklist para a auditoria de fornecedores?
Cada organização terá independência para definir os seus critérios de credenciamento, seleção e avaliação de seus fornecedores. Para facilitar o processo de auditoria de fornecedores a empresa deve definir seus critérios de criticidade.
Para a avaliar a criticidade do fornecedor é interessante colocar assim:
- imprescindível: aspecto essencial, que influencia grau crítico;
- necessário: requisito considerado importante, que pode impactar a empresa em grau menos crítico;
- recomendável: requisito necessário, que pode contribuir diretamente para a melhoria da gestão de fornecedores;
O fornecedor para ser classificado como “qualificado” pela auditoria, precisa cumprir com 100% classificados como imprescindíveis, de 80 a 100% daqueles classificados como necessários e acima de 20% dos itens classificados como recomendados.
Os itens devem ser definidos em um checklist da auditoria de fornecedores. Reputação, compliance fiscal, estrutura da empresa, pagamento, tempo para entrega são apenas alguns desses exemplos que precisam estar no checklist.
Quais as vantagens de realizar esse processo?
Aqui estão os principais motivos pelos quais você deve fazer uma auditoria de fornecedores!
Conhecer mais a fundo o fornecedor
A auditoria gera dados reais sobre um determinado fornecedor. Com isso, o contratante consegue ter uma visão mais clara em relação à produção, mas também sobre como são feitos os controles internos e também a conformidade da empresa em relação a leis e regras do setor.
Mitigar riscos
Já contextualizamos aqui sobre a importância da auditoria de fornecedores para mitigar riscos. Com um diagnóstico da cadeia de fornecedores, é possível definir mecanismos e controles para a redução de riscos dos mesmos, tornando os produtos/serviços fornecidos mais seguros.
Além disso, evita que problemas relacionados à ética, legislações trabalhistas, conformidade legal, por exemplo, passem despercebidos e tenha reflexos negativos na reputação do contratante.
Promover a melhoria contínua
As auditorias fornecem informações valiosas sobre áreas em que os fornecedores podem melhorar seu desempenho. Isso incentiva a melhoria contínua por parte deles.
Sem contar o impacto na identificação de como os fornecedores estão se adaptando às mudanças no mercado, permitindo que a empresa ajuste sua estratégia de aquisição conforme necessário.
Avaliar capacidade e qualidade
As auditorias permitem avaliar a capacidade dos fornecedores de atender a demanda da empresa, o que é particularmente importante em situações de planejamento de crescimento ou expansão do contratante.
Além disso, elas permitem avaliar a qualidade dos produtos ou serviços fornecidos. Isso ajuda a garantir que os produtos atendam aos padrões de qualidade e especificações exigidos pela empresa.
Em conclusão, a auditoria de fornecedores desempenha um papel fundamental na gestão eficaz da cadeia de suprimentos e na garantia de qualidade e conformidade nas relações comerciais. O processo permite às empresas verificar se seus fornecedores estão em conformidade com os requisitos estabelecidos e se operam de acordo com as práticas desejadas.
Portanto, se a sua empresa ainda não adotou essa prática, considerar a implementação de auditorias de fornecedores contribui para o aprimoramento da sua gestão e garante parcerias comerciais sólidas e confiáveis.
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