Toda empresa precisa lidar com contratos, contas, recibos e uma série de documentos. Em meio a tantos arquivos é fácil se perder quando não há um processo bem definido de gestão de documentação. Esse gerenciamento vai ser essencial para manter a organização e conformidade jurídica e burocrática do negócio. Sem ele, a empresa fica exposta a uma série de riscos.
Diante dessa questão, você consegue ver que não dá para subestimar a gestão de documentação? Para te ajudar no processo, vamos mostrar como funciona tal gestão, como colocá-la em prática e as principais vantagens. Boa leitura!
O que é a gestão de documentação?
A gestão de documentação é uma área focada na organização, uso inteligente de arquivos e armazenamento de documentos, como contratos, escrituras, folhas de pagamentos e outros. A ideia é criar processos que garantam o arquivamento correto de qualquer tipo de documento, levando em consideração a sua natureza e suas especificidades de manuseio.
Além de ser uma importante ferramenta para preservar a memória corporativa, sendo inclusive um instrumento para o planejamento estratégico.
O gerenciamento pode ser feito de forma física ou digital, o que varia conforme a natureza dos documentos e também com os recursos disponíveis na empresa. Com o passar do tempo, a quantidade de material aumenta, o que pode gerar problemas como a falta de espaço, tornar os processos mais lentos e até levar à perda de arquivos. Por isso, hoje em dia, é mais indicado manter um sistema que auxilie nesse arquivamento e organização de informações.
No entanto, vale a pena destacar a importância de considerar as características dos tipos de documentos. Essa prática vai considerar as necessidades da empresa e as mídias disponíveis para definir como será a montagem do arquivo.
Quais os benefícios de gerenciar a documentação da sua empresa?
Diariamente, as empresas precisam lidar com papéis importantes que ajudam na manutenção das atividades corporativas. Cada documento tem uma função estratégica, o que faz com que seu gerenciamento seja essencial. Quando o processo é feito da maneira correta traz uma série de benefícios!
Reduzir custos
Naturalmente, lidar com muitos documentos gera despesas à empresa, seja para enviar, preservar ou mesmo armazená-los. No entanto, o custo pode ser ainda maior quando não é feita a gestão da documentação adequada.
Entre os custos de manter documentos estão desde o tempo gasto pelo funcionário na busca até a necessidade de fazer cópias. Por esse motivo, administrar adequadamente o material ajuda a trazer maior produtividade, assim os colaboradores não perdem tempo com burocracias e podem focar em suas funções. Todos esses pontos têm impacto direto na questão financeira, permitindo mais ações com os menores custos possíveis.
Agilizar processos
Outro benefício da gestão de documentação é o armazenamento de arquivos de acordo com a natureza e necessidade. Por exemplo, documentos sigilosos precisam ser guardados em um local seguro, se for em um software ele precisa ser criptografado, a ideia é protegê-lo contra roubo de dados.
Já os documentos usados com frequência na empresa, precisam estar em locais de fácil acesso. Ao gerenciar adequadamente, os colaboradores têm mais facilidade em manuseá-los no trabalho, o que contribui na produtividade da rotina, agilizando os processos que envolvam tais arquivos.
Trazer maior segurança jurídica
Os documentos são uma garantia de que a empresa age dentro da lei. Por exemplo, o controle de ponto é um comprovante de que os profissionais estão cumprindo a jornada de acordo com o combinado em contrato de trabalho.
A mesma premissa vale para os comprovantes de pagamento a fornecedores e guias de recolhimento de impostos. Logo, a gestão de documentação é fundamental para organizar esses arquivos e manter a conformidade jurídica da organização. Lembrando que tais documentos precisam estar assinados e/ou carimbados para servir como comprovante jurídico.
A integridade é especialmente importante em situações em que a empresa se envolve em ações judiciais, nas quais precisa apresentar documentos com validade legal para respaldar suas alegações perante a lei.
De que maneira posso tornar a gestão de documentação mais eficiente?
Para tornar a gestão de documentação mais eficiente, vale a pena seguir algumas dicas. Confira!
Invista em tecnologia
A gestão de documentação eletrônica auxilia na integração dos dados da empresa em uma única plataforma, ou seja, ela atua como importante aliada na manutenção de uma política documental eficaz e econômica. Os arquivos digitalizados podem ser separados por meio de categorias e filtros, facilitando a busca e o acesso.
Por exemplo, se você precisa gerenciar os documentos de terceiros contratados pela sua empresa, o software da wehandle permite centralizar os arquivos em um único lugar. Isso agiliza as tarefas diárias de diferentes recursos humanos, uniformizando os processos, bem como minimizando as perdas de dados, validando a documentação, entre outras ações.
Mantenha os documentos atualizados
Uma prática importante quando se trata do gerenciamento de documentos é a manutenção dos arquivos atualizados. Sempre que houver alguma modificação de um dado, como endereço, contato, modalidade de contrato ou qualquer outro, é necessário fazer a atualização do documento.
Isso traz mais segurança para a empresa, mas também ajuda na organização. Caso seja necessário procurar o arquivo ficará mais fácil se as informações estiverem atualizadas.
Estabeleça políticas de manuseio de documentos
Outra boa prática na gestão de documentação é estabelecer políticas e manuseio dos arquivos. E por que essa é uma prática tão importante? Dados em mãos erradas podem levar a enormes prejuízos para o negócio.
Ao ter políticas claras sobre manuseio, é possível definir quais documentos são de acesso livre e também aqueles que estão restritos a lideranças ou pessoas específicas. Para fazer o controle é possível contar com senhas, metodologias de solicitação de acesso, criptografia e outros. Assim, uma pessoa só poderá acessar o arquivo se existir uma autorização.
Além disso, uniformizar os processos contribui para o sucesso de qualquer tipo de gestão. O estabelecimento de diretrizes claras para o uso e o manuseio de documentos são formas de garantir a fluidez do processo e evitar certos riscos, como extravios e danos.
Leve em consideração a vida útil dos documentos
Tem documento que não precisa ser mantido nos arquivos por tempo indeterminado, tenha isso em mente quando for gerenciá-los. Descartar uma parte dos papéis ou mesmo dos arquivos digitais é necessário para liberar espaço, seja ele físico ou digital.
Mas antes de descartar um documento, você vai precisar considerar a sua natureza, para saber exatamente quanto tempo é preciso mantê-lo. Por exemplo, comprovantes de quitação com a Previdência Social precisam estar acessíveis por pelo menos 30 anos. Uma dica valiosa aqui é ter uma tabela com os períodos necessários para guardar os arquivos, assim, ninguém se perde.
Faça backups periódicos
Outra dica importante é fazer backups periódicos da documentação. A ação vai evitar que informações sejam perdidas, caso haja algum problema com o arquivamento original. Existem diferentes maneiras de fazer backups, como disco rígido externo, nuvem, entre outros.
O indicado é ter uma periodicidade para que isso aconteça de acordo com as necessidades dos setores. Por exemplo, se a sua empresa manuseia muitos documentos na semana, o ideal é fazer com mais frequência, assim, os dados são mantidos atualizados.
Como vimos no artigo, a gestão de documentação influencia na eficácia e na produtividade da empresa, por isso, é essencial para ser feito. Os processos e as ferramentas utilizadas pela empresa para gerir os seus arquivos vão ter impacto não apenas em processos rotineiros, mas também lucratividade e potencial de crescimento da empresa.
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