Fazer a gestão estratégica de um negócio exige disciplina e bastante atenção aos detalhes. Entender, por exemplo, como cada um dos parceiros comerciais está atuando faz parte dessas tarefas.
Garantir o bom desempenho nos parâmetros qualitativos e quantitativos, bem como o melhor aproveitamento dos itens ou serviços adquiridos é possível por meio do monitoramento de fornecedores.
Para que isso aconteça é necessário definir critérios para o acompanhamento, comunicando quais são eles para os parceiros e monitorar os indicadores de desempenho são maneiras de reduzir riscos operacionais, estimular a competitividade e melhorar o relacionamento com fornecedores.
Neste artigo, vamos apresentar mais como o monitoramento de fornecedores funciona, de que maneira fazê-lo e outros pontos importantes. Vamos lá?
O que é o monitoramento de fornecedores?
O monitoramento de fornecedores consiste em uma avaliação constante da performance dos fornecedores que compõem a sua cadeia de suprimentos. Para isso, são considerados aspectos ligados a qualidade dos produtos, serviços entregues, mas também certificações de compliance que são essenciais para a homologação do parceiro comercial.
Geralmente, o formato de monitoramento varia pouco de uma organização para outra. Isso porque ele costuma focar em oferecer dados atualizados e relevantes sobre a relação com cada fornecedor e os resultados que apresentados durante a parceria.
A avaliação considera critérios qualitativos e subjetivos. Ou seja, além de prazos de entrega, qualidade, custos, são avaliados também a comunicação, grau de inovação, abertura para negociação e empenho. Para que o monitoramento funcione corretamente é importante coletar e avaliar os dados de maneira constante, sempre atualizando o que for necessário.
Por que é importante fazer o monitoramento de fornecedores?
Implementar o monitoramento de fornecedores é parte importante não só da gestão de suprimentos, mas também de riscos. A prática permite a manutenção do nível de excelência no abastecimento, sem que para isso seja necessário aumentar gastos além do esperado na aquisição dos insumos. Além disso, ela ajuda a manter padrão na qualidade de acordo com os parâmetros negociados com o fornecedor.
Cabe destacar que tudo isso tem impacto na percepção da empresa junto não só dos stakeholders, mas também dos clientes. Afinal, o monitoramento de fornecedores foca em assegurar que os parceiros comerciais agreguem valor para a operação e consequentemente reputação da marca.
Sem contar que a ação traz uma série de benefícios como:
- melhora as condições de negociação;
- evita riscos operacionais;
- aumenta o valor agregado;
- traz oportunidades de desenvolvimento;
- permite definir metas estratégicas.
Como monitorar os fornecedores com eficácia?
Desde o momento da contratação é importante que a empresa avalie o fornecedor, dito isso, o monitoramento depois que as entregas são iniciadas deve ser uma tarefa constante dentro da organização. Confira alguns critérios a serem analisados nesse processo!
Padrão de qualidade
É essencial definir e manter um padrão de qualidade alinhado entre a sua empresa e cada um dos fornecedores. Por isso, fazer o monitoramento da qualidade dos serviços e insumos vai ser necessário. Ao não monitorar, o parceiro comercial não tem como saber se o padrão que ele seguiu é o mesmo da empresa que o contratou, o que pode inclusive levar ao rompimento do negócio.
Um parâmetro de qualidade que deve ser acompanhado é o número de itens que são rejeitados por entrega. A métrica diz muito sobre a preocupação do fornecedor com as entregas feitas estejam de acordo com o pedido do cliente.
É preciso que a empresa contratante defina uma taxa aceitável de problemas de qualidade em cada entrega, usando um padrão que avalia a performance de cada fornecedor. Além do monitoramento, é essencial que o padrão tenha um registro claro, até mesmo porque ele deve ser discutido no contrato. Caso as regras sejam descumpridas, o fornecedor deve ser penalizado, podendo inclusive ser excluído da lista de prestação de serviços, dependendo da questão.
Performance
Outros critérios que devem ser avaliados são aqueles ligados à performance das entregas. Quando um contrato é firmado, são determinadas as datas em que os produtos devem ser entregues ou os serviços prestados, que devem ser seguidos à risca.
No entanto, geralmente, as organizações costumam ter uma tolerância chamada de “desvio padrão” da data pré-determinada, de cerca de um dia antes e um dia depois, as entregas que acontecem nesse período ainda são consideradas certas. A margem serve para antecipar imprevistos, além disso, ela serve também para a quantidade entregue, o que vai variar de uma empresa para outra.
O ideal é que a entrega aconteça na data acordada entre as partes, além disso, a quantidade de produto deve ser correta e sem danos. Quando se trata de serviços, o mesmo vale, os serviços prestados dentro do prazo contratado, sem que haja necessidade de estender ou contratar serviços adicionais.
Sabendo que incidentes podem acontecer, estabelecer o desvio aceitável ajuda a melhorar o monitoramento dos fornecedores. Assim, fica mais fácil determinar os melhores parceiros de negócio.
Outros quesitos
Não é apenas a qualidade e a performance que devem ser monitoradas. Quando se trata de fornecedores é necessário avaliar também a postura dele em outros quesitos, como a abertura para a negociação e o empenho na constante melhoria de processos, ou seja, capacidade de inovação para melhor atender aos clientes.
Além disso, fique atento e avalie se o parceiro demonstra abertura para diminuir custos, mas também a transparência dele no mercado, ou seja, disponibilidade para poder falar com outros tomadores de serviços.
Também é preciso ficar atento ao fornecedor sabendo se ele cumpre as regras da legislação, se há alguma irregularidade trabalhista, fiscal, ambiental, entre outros. Isso ajuda a entender a idoneidade da companhia.
Monitoramento de fornecedores além de métricas
No monitoramento de fornecedores, as métricas são fundamentais, mas não adianta apenas querer fazer cobranças ao parceiro. Afinal, o relacionamento comercial precisa ser benéfico para ambas as partes, a fim de atingir os melhores resultados.
Portanto, mantenha uma boa comunicação com o parceiro, assim um problema pode ser resolvido com mais eficácia sem prejudicar o consumidor final. Os critérios de avaliação precisam ser transparentes, sempre focados em estimular o comprometimento e ações de melhoria contínua. Logo, o monitoramento deve vir acompanhado sempre de um feedback adequado.
Como a tecnologia contribui para o monitoramento?
Ter um sistema de monitoramento em tempo real é necessário para que a empresa possa acompanhar o andamento da parceria. Ao fazer análise de dados em tempo real, a sua equipe consegue acessar as informações necessárias para verificar a recorrência de irregularidades. Com isso, a empresa pode encerrar o contrato, procurar um fornecedor ou mesmo implementar uma mudança antes que isso represente um risco corporativo.
Uma ferramenta que permite acompanhar cada mudança, evita que a empresa possa sofrer impactos de ordem financeira e reputacional, como é o caso de fornecedores que fazem uso de mão de obra escrava. Esse é um dos riscos que você pode enfrentar se não conhecer, em tempo real, as informações do seu fornecedor.
A Wehandle conta com uma plataforma completa de gestão de terceiros e que contribui para o monitoramento de fornecedores, com recursos importantes para a gerir a parceria. Conheça alguns dos diferenciais que oferecemos:
- análise de riscos: mostramos os riscos que seu parceiro está proporcionando;
- validação: todos os documentos são validados;
- homologação de fornecedores;
- análise dos documentos: confira as questões trabalhistas e financeiras antes da contratação;
- comparação de quais os fornecedores mais seguros para a sua operação; entre outros.
De maneira geral, a plataforma é importante para fazer o monitoramento de fornecedores de forma automatizada, permitindo a obtenção de relatórios detalhados e atualizados. Mas tão essencial quanto o software é identificar quais os aspectos de maior interesse da organização e as áreas críticas que envolvem as operações, o objetivo é prever gargalos ou falhas nos processos.
Após implementar o monitoramento de fornecedores e manter o seu pleno funcionamento, será bem difícil pensar em uma boa gestão sem essa ferramenta disponível. Esperamos que este conteúdo o ajude a monitorar seus parceiros comerciais.
Tem alguma dúvida sobre o assunto ou quer compartilhar suas impressões sobre a sua experiência? Deixe o seu comentário!