Responsável pela obtenção de bens, serviços e materiais necessários para o funcionamento eficaz do negócio, o procurement é mais do que simplesmente realizar transações comerciais.
O setor é responsável por todo o processo de identificação, seleção, aquisição e gestão de fornecedores de forma estratégica.
Neste texto, vamos explorar as diferentes estratégias de procurement que as empresas podem adotar para otimizar seus processos, reduzir custos, melhorar a eficiência operacional e garantir a qualidade e disponibilidade dos produtos ou serviços necessários. Confira!
Qual a importância e o impacto que tem um setor de procurement dentro de uma empresa?
Independentemente do tamanho ou área de atuação, o setor de procurement que lida diretamente com a parte estratégica de compras, desempenhando um papel fundamental em uma empresa.
É possível ver o impacto do procurement em vários setores da organização. Alguns exemplos:
- redução de custos: o procurement trabalha diretamente na negociação com fornecedores, consequentemente, isso traz mais oportunidades para que fechamentos que tenha melhor custo-benefício para a empresa, refletindo na redução de gastos desnecessários;
- eficiência operacional: empresas com setor de procurement bem estabelecido consegue trazer mais eficiência operacional para o negócio. Afinal, ela garante que os materiais certos estejam disponíveis no momento certo, evitando interrupções na produção ou no fornecimento de serviços;
- maior competitividade: ao garantir acesso a materiais de qualidade a preços competitivos, o procurement ajuda a empresa a competir de forma mais eficaz no mercado;
- inovação: o procurement também pode ser responsável por identificar novos produtos, tecnologias ou fornecedores que possam trazer inovação para a empresa. Isso pode envolver a pesquisa de novos materiais, métodos de produção mais eficientes ou parcerias estratégicas. Para as empresas, isso é uma boa maneira de se diferenciar e destacar dos concorrentes no mercado;
- sustentabilidade e responsabilidade social: cada vez mais, as empresas estão sendo cobradas por ter práticas sustentáveis e responsáveis implementadas. Cabe ao procurement exercer um papel crucial na seleção de fornecedores que adotam práticas éticas, ambientalmente amigáveis e socialmente responsáveis.
7 estratégias de procurement para serem aplicadas na empresa
Depois de conhecer melhor sobre os impactos do procurement, confira algumas das estratégias que podem ser aplicadas para resultar nos benefícios já citados!
1. Entender quais os principais gastos da empresa
Antes de seguir para qualquer outra estratégia, o time de procurement precisa entender qual a situação atual da empresa. Ou seja, colocar todos os processos juntos, isso inclui desde aquelas tarefas de rotinas até aquelas que acontecem raramente.
A partir disso, é feita uma revisão de itens e insumos utilizados, mostrando em quais áreas há a necessidade de mudanças e reorganizações para melhorar, mas também trazendo em quais delas é possível manter o que já foi acordado anteriormente.
2. Analisar o mercado
Com certeza, monitorar o mercado e conhecer as práticas de compra dos concorrentes é uma estratégia valiosa dentro do processo de procurement de uma empresa.
Isso permite uma visão mais ampla das condições de compra, preços praticados e tendências emergentes, o que pode levar a oportunidades de economia e melhoria nos processos.
Um bom exemplo é saber os preços médios praticados no mercado para produtos ou serviços semelhantes aos que a empresa está adquirindo pode ajudar a avaliar se os preços negociados estão dentro da faixa adequada.
Além do mais, analisar as práticas dos concorrentes pode oferecer insights valiosos sobre fornecedores, condições de pagamento, estratégias de negociação e eficiência em compras.
3.Implementar a gestão de riscos
A gestão de riscos também é parte integrante das estratégias de procurement. O seu foco está em encontrar técnicas que ajudem a reduzir os impactos negativos de possíveis falhas no processo que possam afetar a área de compras.
Ou seja, o procurement vai ser responsável por estudar outras situações que já ocorreram no próprio negócio e identificar quais os riscos mais comuns em empresas do mesmo segmento. Por exemplo, falhas na cadeia logística.
A ideia é levantar todos esses potenciais problemas que podem surgir e, a partir disso, desenvolver estratégias que ajudem a contornar cada um deles. Em resumo, essa é uma estratégia de prevenção contra aqueles problemas com maior potencial de se concretizarem.
4. Definir critérios de compra
A definição de critérios de compras para o setor de procurement é essencial para garantir que as aquisições da empresa estejam alinhadas com seus objetivos estratégicos, buscando um equilíbrio entre custo, qualidade e eficiência.
É preciso delimitar, por exemplo, quais matérias-primas ou produtos precisam de melhor qualidade, quais podem ser trocadas sem prejuízo. Enfim, sempre lembrar que o objetivo é trazer economia financeira, mas também otimizar o tempo de quem faz os pedidos de compras.
Mas os critérios não ficam apenas no que diz respeito aos produtos. Vale destacar que os critérios de compras precisam estar em conformidade com as políticas internas da empresa e com as normas de qualidade relevantes. Por exemplo, requisitos de segurança para produtos, conformidade com padrões de qualidade ISO, políticas de ética e responsabilidade social.
5. Desenvolver fornecedores
Quando não se tem muitas opções de parceiros comerciais ou há demanda por um serviço complexo, é muito importante que haja um trabalho estratégico do procurement voltado para o desenvolvimento de fornecedores.
O trabalho consiste em trabalhar em conjunto focado na melhoria de processos e desempenho, a fim de que ambas as partes possam aproveitar benefícios. A estratégia visa não só aumentar a eficiência operacional, mas também fortalecer a cadeia de suprimentos.
Por exemplo, compartilhar conhecimento e tecnologias com os fornecedores para melhorar seus processos e produtos, bem como estabelecer critérios de desempenho e qualidade que eles devem atender para obter certificações, incentivando a melhoria contínua. Ambas ações focam no desenvolvimento e lá na frente pode ser fator decisivo na redução de custos.
6. Negociar preços e prazos
A negociação de preços e prazos é uma parte do processo de procurement, sendo uma excelente estratégia para a redução de custos.
Cabe ao departamento de procurement cotar preços com fornecedores que apresentem qualidade similar nos produtos ou serviços e negociar descontos para compras feitas em grande quantidade ou com contratos de longo prazo.
Além do preço, os termos de pagamento também podem ser acordados em conjunto. Por exemplo, estender o prazo ou obter descontos por pagamentos antecipados pode ser vantajoso.
Caso o fornecedor esteja disposto a criar ou manter um relacionamento com a empresa, é possível que ele ofereça preços mais convidativos ou, até mesmo, cubra ofertas dos concorrentes.
Lembrando que essas negociações devem acontecer de forma regular, não apenas na primeira compra. Logo, o setor precisa fazer pesquisas regulares, bem como manter as conversas com os parceiros comerciais periodicamente.
7. Evitar compras urgentes
Evitar compras urgentes é uma estratégia altamente recomendada quando se trata de gestão de procurement. Isso porque as aquisições feitas sob pressão de tempo geralmente resultam em decisões apressadas, preços mais altos e possíveis comprometimentos na qualidade dos produtos ou serviços adquiridos.
O planejamento de compras deve ser feito com antecedência, considerando as necessidades da empresa ao longo do tempo. Para isso, o documento deve ser embasado em previsões de demanda precisas e histórico de vendas ou consumo.
Um bom ponto de atenção é que após realizar uma compra urgente, sejam avaliados aspectos como os gastos e impactos. Afinal, é assim que se aprende com a experiência e repetições são evitadas. Isso ajuda a empresa a ter mais confiança nos seus próximos passos e ainda ter mais eficiência em relação à gestão de estoque.
De fato, as estratégias de procurement abrangem muitas frentes. Logo, é importante que o profissional que atue na área esteja atento a todas elas, até mesmo para que elas conversem entre si.
E se você quer entender melhor sobre procurement e como implementá-lo na sua organização, não deixe de ler o nosso artigo “Procurement: o que é e como pode ajudar com fornecedores”!
